Día a día trabajas brindando lo mejor de ti, para ser eficiente, cumplir con la agenda, planes, objetivos, tener buenas relaciones personales y profesionales. Pero despistadamente y sin percibirlo, hay algo que se está haciendo bien, cómo cometer errores de la comunicación ya sea oral, escrita, no verbal.

Suelen presentante situaciones no planeadas, actividades que necesitaron más tiempo de lo previsto y el tiempo es más recortado, por lo que se suele trabajar “al vapor” en las siguientes tareas; en un discurso, una presentación y por falta de tiempo suficiente, pueden asumirse algunos puntos y omitir otros.

Algo suele ocupar tu atención, quizá algún asunto que impide concentrarte en el momento presente. Quizá algún colaborador se acerca para comunicarte algún asunto importante y tienes la mejor disposición de escucharlo, pero tus acciones no verbales dicen lo contrario; quizá estás atendiendo una reunión y afirmas que escuchas a los participantes, pero tu comunicación corporal dice que deseas salir de allí.

En esos buenos propósitos, suelen realizarse acciones no congruentes y que no se alcanza a percibir el impacto en las personas, en los resultados.

Los errores de la comunicación que se hacen de forma despistada pueden causar confusiones leves o consecuencias graves. Te presento a continuación, 7 errores comunes y que hacer para evitarlos.

Minimizar la importancia de la gramática

En las palabras siguientes,

• banqueta / banquete.
• Afecto / efecto.
• Notario / notorio.
• Ramón / ratón.

Una letra es distinta, sin embargo, cambia el significado de la palabra.

Al redactar un correo, un informe o mensaje, se presentan este tipo de situaciones. Si estos cambios en la gramática son desapercibidos, puede cambiar el significado del texto, del mensaje.

Quizá este tipo de errores tipográficos se percibido por los destinatarios, interpreten el significado correcto y todo quede así.

Por otro lado, esta confusión puede ser el origen de una discusión por e-mail; en donde los destinatarios involucren a más personas, alterando el propósito del mensaje original y llegando a afectar la armonía en el lugar de trabajo.

Asegura la estructuración y gramática del texto

Al redactar un correo, hay que vaciar las ideas en el contenido del texto; antes de enviarlo, es importante asegurar la estructura y gramática del mismo, puntuaciones, la escritura de las palabras.

Auxiliarse de un diccionario, leer en voz alta, consultar a otra persona antes de liberarlo, será de gran ayuda para corroborar el significado del mensaje.

Desestimar la capacidad de las personas

“No encuentro problema en ese planteamiento; en mi opinión no hay porque preocuparse”, “no hay aún información oficial”.

Probablemente el líder pretende alentar a los colaboradores ante circunstancias complicadas, cambios organizacionales, tratando de ocultar la realidad o intentar comunicarles que todo transcurre con normalidad.

Con estos argumentos, quizá por el momento tranquilice al equipo de trabajo, pero si la realidad es distinta y los colaboradores se enteran, no sólo se desmotivarán y se sentirán confundidos. La confianza en su líder disminuye.

¿Qué tal si trabaja en equipo para solucionar los problemas?

De los errores de comunicación más frecuentes – dejar de comunicar o explicar

“Mis colaboradores no entienden, bastará el decirles, así es como vamos a trabajar”.

Con esa postura, la confianza con las personas se verá mermada, pues sentirán que se les limita, no se les reconocen sus capacidades.

¿Qué tal si hay el talento humano necesario para mejorar los procesos de trabajo, para innovar?

Los equipos suelen tener personas con talento y experiencia, con la capacidad de alcanzar o superar las metas de empresa. Es importante que el líder así los reconozca.

En el siguiente enlace te comparto sobre cómo el talento humano ayuda a alcanzar metas de empresa,

Cómo la gestión del talento humano ayuda a lograr la visión de empresa.

Gestión inapropiada de las formas y medios para comunicar

Considera las habilidades para comprender un mensaje

En programación neurolingüística, existen los sistemas representacionales, que son los canales por los cuales a las personas se les facilita aprender mejor, visual, auditiva, kinestésica.

Un e-mail es un excelente medio para transmitir información; sin embargo, no necesariamente el más adecuado para que las personas comprendan el mensaje del contenido que reciben.

Si el contenido es extenso en cuanto al texto, una persona predominantemente auditiva, seguramente lo asimilará sin problema. Pero las personas visuales y kinestésicas pueden dispersarse; las personas visuales aprenden mejor mediante imágenes, diagramas; las personas kinestésicas, mediante las emociones.

Una forma de asegurarse que las personas comprendan el mensaje, es realizando reuniones presenciales y dirigir el tono de la comunicación, durante la conversación, agregar elementos visuales, imágenes, diagramas, utilizando frases en tono visual. Lo mismo aplica para el tono kinestésico. Una persona auditiva, se sentirá muy cómoda con las palabras de la conversación.

Reaccionar precipitadamente

Se presenta un evento o situación que disparan emociones de miedo, enojo, que hace reaccionar, en lugar se gestionar la emoción apropiadamente, tranquilizarse y actuar de forma más serena.

La situación se visualiza y comprende diferente al reaccionar precipitadamente a la emoción y al gestionarla de forma correcta.

La falta de inteligencia emocional genera entre otros, errores de la comunicación y llega a tener consecuencias para el líder; en la toma de decisiones, en las relaciones, en la confianza con las personas, equipo de trabajo, clientes, colaboradores, etc.

Es importante para el líder y los colaboradores, que desarrollen inteligencia emocional.

Cómo identificar la falta de inteligencia emocional.

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Cuál es el mensaje que los demás reciben

Sí las personas,

No saben cómo contribuir al rumbo de la empresa, quizá sea porque no tienen claridad sobre el destino deseado.

Están indecisas o inseguras sobre cómo actuar en determinadas situaciones, quizá sea debido a que no se sienten apoyadas.

Se sientan desmotivadas, debido a que no se contribuye a ello.

Omisiones, pequeñas fallas o incongruencias en la comunicación no se alcance a percibir con facilidad.

¿Qué se puede hacer al respecto?

La comunicación no consiste en emitir un informe o proporcionar datos. Es hacer común el significado de un mensaje entre 2 o más personas.

Siendo así, pregúntate y cerciórate acerca de cuál es el mensaje que las personas reciben de ti.

Asumir que el mensaje ha quedado claro

Cuando esto sucede, se generan brechas, entre lo que el líder espera y los colabores realizan, que se traducen en,

• Expectativas diferentes.
• Compromisos que no se cumplen.
• Tareas que no se realizan.
• Resultados diferentes a los esperados.

¿Qué se puede para cerrar o reducir brechas?

Realiza preguntas cuyas respuestas sean más que un sí o un no. Permite que se establezca diálogo en que puedas verificar la claridad del mensaje, así como dudas, expectativas de los colaboradores.

No prepararse para hablar en público

Los discursos de un líder, levantan expectativas sobre el contenido, entre los colaboradores, clientes, miembros del consejo directivo de la empresa.

Uno de los errores de la comunicación consiste en desarrollar al vapor ese discurso o ponencia.

¿Cuál es el objetivo de la presentación? Si se presentan cifras, ¿Cuál es el soporte de las mismas? ¿Cuál es el impacto en la empresa de las cifras a presentar, en la comunidad?

Los deportistas entrenan antes de una competición. Los actores ensayan una obra de teatro. El mismo líder se prepara para serlo. Entonces ¿Por qué no practicar antes de presentar una ponencia?

Es posible que aun después de la presentación, surjan dudas, comentarios, inquietudes sobre conocer el origen de los datos, tendencias y más aún.

Desarrolla confianza y buena imagen cómo líder, asignando el tiempo suficiente para la preparación de cada discurso o ponencia.

Expectativas de poder

El líder necesita tener claridad sobre su rol frente al equipo. Efectivamente tiene más autoridad y poder de decisión, pero debe ejercerlas para conseguir mejores resultados, cuidando la relación con sus dirigidos.

Las expectativas de poder es otro de los errores de la comunicación, que consiste en no balancear cómo se transmite la autoridad.

Esto es, no se trata de generar un ambiente de discordia. Pero tampoco una sensación de comodidad permanente.

Es importante que el equipo comprenda que hay que adaptarse a las situaciones. Existen etapas en las que el nivel de exigencia es alto, así lo requieren las circunstancias internas y externas. En otras ocasiones, se puede disfrutar de momentos de celebración, cierres exitosos, cierres de ciclo. Otras ocasiones, son oportunidades para formación.

Comunica correctamente el balance del poder, la forma de trabajar en cada circunstancia y consigue el apoyo del equipo.

Falta de empatía

Uno de los errores de la comunicación que se comenten con frecuencia, es no dar la oportunidad al interlocutor de expresar tu mensaje completo.

Al escuchar una frase o palabra, se enjuicia el significado, se interrumpe a la persona, incluso se le reprende.

Además de ser un área de oportunidad de la comunicación, puede dañar la confianza, por lo que es importante desarrollar un mejor nivel de escucha, cómo la escucha activa.

Qué es lo que el líder no considera correcto

Un líder tiene un panorama más completo sobre la situación de la empresa, por lo que suele saber algo que los colaboradores no.

Eso que no conocen los colaboradores y el líder sí, ¿cómo se está gestionando?

¿Se trata de algo a lo que los colaboradores no tienen acceso? ¿Es algo que corresponde al futuro próximo?

O ¿Es algo que los colaboradores realizan frecuentemente? si es así ¿están haciendo lo correcto? ¿Cómo van a saber los colaboradores si alguna acción es o no del agrado del líder si no tienen claro sus expectativas?

Uno de los errores de la comunicación es la falta de transparencia.

Para conseguir un ambiente de trabajo sano, es líder necesita ser claro y explicar porque se tiene que hacer determinada acción, porque no se debe hacer, en lugar de una explicación tipo “Es algo que no debes de saber”.

Conclusiones

Por tratar de ganar tiempo al tiempo, o recuperar retrasos, se suelen hacer omisiones, se comenten errores de la comunicación sin percibirlo así.

Trabajar al vapor, algunas situaciones representan retos para los líderes, actividades que no están en la agenda pero que hay que atender; tomar alguna decisión, comunicar algún mensaje. A pesar de la necesidad de actuar inmediatamente, es importante reservar tiempo para prepararlo, revisarlo antes de enviar ese correo electrónico, exponer la ponencia o mensaje.

¿Están comprendiendo los demás lo mismo? Hay que recordar que una buena comunicación consiste en hacer común el significado de un mensaje entre 2 o más personas. Por lo que más que asumir, hay que verificar que efectivamente para los involucrados, el significado del mensaje sea el mismo.

Los errores de la comunicación producen impactos diferentes. Hay que identificarlos y trabajar en ellos para que el impacto sea de menor escala. Ya que, puede ser que un tipo de error sea imperceptible para los receptores. Sin embargo, algunos pueden ir más allá, causando severas consecuencias, largas discusiones, crisis, entre otras.

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¿Qué se necesita para aportar nuevas ideas en el área de trabajo, en la empresa? ¿Cómo liderar al equipo de trabajo para facilitar y motivar este proceso?

La creatividad, a través de nuevas ideas brinda beneficios a las personas, a los equipos de trabajo, a las empresas. Representa la ocasión para renovarse, dar un paso adelante en el mercado, para generar propuestas novedosas, del agrado de los clientes, entre muchos más.

El proceso creativo trae algunos retos.

Por un lado, una buena idea no puede llegar a convertirse en tal, si no se le brinda el respaldo y seguimiento adecuado.

Los retos que trae un escenario de innovación son más sencillos para las personas quienes tienen desarrolladas habilidades creativas. Pero también habrá quienes puedan aportar nuevas ideas por el conocimiento y experiencia que han acumulado.

También se presenta el reto de integrar equipos de trabajo; quizá no se conozcan, el estilo de los integrantes para realizar tareas sea distinto, prioridades distintas.

Los siguientes puntos te ayudarán a liderar equipos de trabajo con el objetivo de aportar nuevas ideas.

Calendariza reuniones que propicien aportar nuevas ideas

Aportar nuevas ideas requiere de un punto de inicio. Efectuar reuniones con esta finalidad, contribuye a ello.

Las buenas ideas no faltan en una empresa, pero quizá estén dispersas y que sean sólo eso, propuestas. Las reuniones, proyectos de creatividad representan el impulso que necesitan estas propuestas para desarrollar su potencial.

Que el líder promueva la organización de reuniones con propósitos creativos, es una señal positiva que apoya las iniciativas para mejorar o innovar.

¿Qué ventajas ofrece la calendarización de reuniones para generar nuevas ideas creativas?

Las ideas en potencia, necesitan prueba y error, no de reuniones aisladas. Necesitan seguimiento,

• En qué consistió la prueba.
• Resultados.
• Qué funcionó.
• Qué no funcionó.
• Modificaciones.
• Cómo hacer una mejor nueva prueba.

Algunas ideas, pueden funcionar después de algunas pruebas. Otras ideas, pueden parecer en un principio, improcedentes, no prácticas, pero pueden llegar a representar la solución más adecuada. Acepta entonces todas las propuestas.

Reuniones para crear lluvia de ideas

Una técnica para aportar nuevas ideas es el brainstorming o lluvia de ideas. Ya sea para fines de encontrar solución a un problema, mejorar o crear productos, procesos o servicios, canalizar adecuadamente las ideas, resultarán en beneficios para el equipo, para la empresa.

Conseguir beneficios a través de aportar nuevas ideas, reforzará la cultura por la creatividad.

¿Cómo hacer una lluvia de ideas? Te comparto más del tema, en el siguiente enlace,

Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

Construye un ambiente adecuado para aportar nuevas ideas

¿Qué favorece el flujo de las buenas ideas?

• Un clima de confianza y apertura.
• Comunicar con claridad en lo que se desea obtener.
• Alejarse de la rutina diaria.
• Motivar a que todos aporten.
• Aprovechar el conocimiento y las habilidades de los participantes.
• Proporcionar materiales para desarrollo de ideas.

Un escenario creativo requiere de apoyo.

A mayor cantidad de ideas, más probabilidad de conseguir los resultados deseados. Hasta que no se compruebe lo contrario, considera las todas las propuestas que se han planteado como ideas en potencia.

Asume roles del guía y observador

Reunir a los involucrados en la temática, facilita el rumbo del proceso, ya que todos estarán familiarizados con el desafío.

Sin embargo, se requiere de un guía para el proceso y quien aporte diferentes puntos de vista.

Rol del facilitador

Una característica de los procesos creativos es no llevar un orden, en sí, eso facilita el flujo de las ideas

Sin embargo, es importante la presencia de un guía para ubicar al equipo para que las ideas estén orientadas de acuerdo al rumbo esperado.

Rol del observador

Aportar nuevas ideas puede suceder que los involucrados estén enfocados en la temática.

El nivel de involucramiento puede ser tal que resulte en algunos inconvenientes, círculo vicioso, falta de un enfoque distinto, la comunicación puede tomar un rumbo diferente respecto a los objetivos y eso dificulta superar pruebas y obstáculos.

Un observador proporciona una gran ventaja a los participantes en un proceso creativo, proporciona un punto de vista diferente, que es de gran utilidad en superar círculos viciosos, descubrir puntos ciegos y obstáculos.

Es importante que el observador mantenga un punto de vista neutral, no involucrarse o involucrarse en los diálogos; mantenerse “ajeno” al proceso mejora en rendimiento.

Conoce más sobre el rol del observador, en el siguiente enlace,

Dinámicas de comunicación – 7 ventajas del rol de observador en un grupo.

Rotación, diferentes proyectos, nuevas experiencias para las personas

La experiencia, el conocimiento respecto a una temática específico son fortalezas para encontrar propuestas, soluciones, qué hacer, cómo mejorar.

Pero conocer algo diferente, contribuye a adquirir nuevas experiencias a las personas y también es favorable para aportar nuevas ideas.

Asignarlos a nuevos proyectos, realizar rotación de funciones, proporciona nuevos conocimientos y experiencias a las personas.

La rutina puede llevar a estancamientos

Conocer cómo realizar una rutina de trabajo, hace a las personas expertos. Se puede transmitir ese conocimiento más adelante.

Sin embargo, si se requiere improvisar ¿cómo serán los resultados de ese reto? Si después de un tiempo de realizar lo mismo, se presentan cambios importantes ¿Cómo será la reacción a los cambios?

La variedad, la improvisación, los cambios, son elementos al generar nuevas ideas. De ahí la importancia de variar la rutina de trabajo de las personas, en pro de crear propuestas.

Después de realizar una misma rutina por mucho tiempo, las ideas no aparecen, pues se está familiarizado con la rutina, no con los cambios. Hay que cuidar no caer en zonas de confort.

Te dejo más enlaces del tema,

7 razones para salir de la zona de confort.

Como abandonar zona de confort y convertirte en un líder que inspira.

Tiempo para pensar

Aportar nuevas ideas puede darse en un periodo de tiempo breve. Pero también puede representar un proceso más largo.

Pueden presentarse diferentes escenarios.

Entender la finalidad del proceso,

• Qué problemas resolver.
• Qué hay que mejorar.
• Equipo de trabajo, horarios y fechas de las reuniones para creatividad.

El concepto a crear puede generarse en múltiples ideas. A partir de ahí, hay que trabajar para unificarlas.

Llegar a la solución puede ser complicado, algo así como armar un rompecabezas, por lo que hay que dedicar para encontrar el lugar de las piezas y colocarlas en el mapa completo.

El mismo proceso creativo no finaliza al concebir una idea. Hay que aterrizarla, realizar pruebas, obtener conclusiones de los resultados, realizar ajustes y volver a realizar pruebas.

Integrar al equipo de trabajo, más cuando no han trabajado como tal en el pasado, requiere de tiempo para conocerse, coordinarse, que la ideas empiecen a fluir.

Guía al equipo a visualizar cambios y oportunidades para mejorar

Quizá para algunas personas sea muy fácil generar ideas. Una idea, puede llevar a otra más y así sucesivamente.

¿Y qué aporta cada una de ellas? La unión de cada una de ellas puede llegar a ser una propuesta atractiva e innovadora. Es parte de la libertad que necesita el grupo de trabajo.

Sin embargo, es importante la guía del líder para visualizar oportunidades, más que sólo crear ideas.

Las preguntas para visualizar perspectivas diferentes

Puede ocurrir estancamiento para la creatividad, que no surjan propuestas, falta de inspiración.

Una persona ajena al proceso o que no esté directamente involucrada puede proporcionar valor, por medio de historias, anécdotas de eventos de creatividad, dinámicas y preguntas.

En el caso de las preguntas, tienen la capacidad de cambiar el enfoque, accesar la experiencia, descubrir cómo sí hacer fluir las ideas.

En el siguiente enlace, te comparto 20 preguntas que pueden ayudarte en el proceso creativo,

20 Preguntas abiertas y poderosas que guiarán a superarte.

Organizar las ideas

Son buenas noticias la generación de ideas. Pero hay que cuidar que el proceso no quede aquí, pues pierden su valor.

¿Cuál es el potencial de cada idea? Hay que aplicarlas.

Hay que probar, cometer errores, corregir, volver a probar, hasta descubrir cómo si puede funcionar.

Si se generan 10, 20 o más ideas, hay que seguir los pasos anteriores, hay que organizarlas.

Convertirse en generador de ideas, es cómo diseñar un proyecto en papel y dejarlo guardado en el escritorio.

Qué el estilo de liderazgo inspire confianza

Inspirar confianza, escuchar a las personas son claves para la creatividad.

La creatividad, es cómo un proyecto en el que los resultados se obtienen en tiempo y forma para algunas tareas; para otras, pueden presentarse demoras y obstáculos.

Una forma de ayudar a resolver los obstáculos, es incorporar al equipo un observador con todas las ventajas que representa este rol, como se mencionó anteriormente.

La gestión de los errores

Todo lucía bien en un principio, se invirtió tiempo, esfuerzo y la idea, no funcionó, el resultado no fue el esperado.

La idea puede ser potencial, pero algo faltó, se cometió algún error. Quizá hasta después de varios intentos, se descubra el error.

En efecto, los errores causan reprocesos, demoras, afectan al ánimo; sin embargo, tienen un lado positivo, aprendizaje, para los involucrados, en este caso en la idea, y al equipo en general.

Es como hay que gestionar los errores, brindar la oportunidad de aprender para compartirlos y aportar nuevas ideas con más valor.

Conclusiones

Aportar nuevas ideas son parte del proceso de renovación, tanto para las empresas cómo para representa la vía para mantenerse vigente.

Quizá una idea brillante no se genera a diario o al menos en un inicio así parece ser, por lo que es importante que el proceso creativo tenga un seguimiento; calendarizar reuniones para este propósito es una buena iniciativa.

Es importante el apoyo del líder, guiando a su equipo a enfrentar los retos.  Generar nuevas ideas es en sí un proyecto, con tareas, personas involucradas, desafíos.

También es importante, guiar al equipo para que aportar nuevas ideas esté en dirección a los objetivos de la empresa.

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Evitar distracciones ¿representa todo un reto? Es importante enfocarse en el trabajo para cumplir objetivos y metas, aunque no siempre el escenario es ideal.

Atender múltiples proyectos, correos electrónicos, llamadas o una distracción de 5 minutos que se convierte en mucho más tiempo, ya que además de desviar la atención, para recuperar el ritmo de la tarea en curso requiere también tiempo.

No poder concentrarse en el trabajo afecta la productividad y eficiencia. Emplear más tiempo de lo presupuestado o volver a reprocesar tareas por errores ocasionados por distracciones, no es lo más deseable.

Las distracciones también llegan a afectar un proceso creativo, las ideas necesitan esfuerzo y enfoque en ellas para descubrir su potencial; de lo contrario su valor puede pasar desapercibido.

Pasar de las distracciones a enfocarse en el trabajo, es construir hábitos positivos, requiere dedicación y constancia. A continuación, te comparto algunas acciones para conseguirlo.

Planificación de las tareas

Elaborar un plan, ya sea desde un día anterior, para toda la semana, ayudará a enfocarse en el trabajo y tareas por realizar.

Con un plan se puede hacer una lista de los recursos que se necesitan para realizar cada tarea, lo que facilita la concentración para trabajar.

Conocer los recursos a utilizar durante el día, permite organizar el lugar de trabajo; objetos adicionales, cómo papelería u otros artículos, pueden ocasionar que la mente se disperse en otro tipo de actividades.

Asignar prioridades para enfocarse en el trabajo

¿Cuál es la prioridad de cada tarea de la lista de pendientes? ¿Qué tareas demandan más esfuerzo y concentración? ¿Qué tareas deben ser entregadas hoy?

Asignar prioridades, además de organizarse mejor, contribuye a trabajar con más eficiencia. Por ejemplo, durante un día hay 3 tareas prioritarias y una en especial, requiere un esfuerzo considerable de concentración y desgaste de energía. Entonces, es esa la tarea con la que hay que empezar el día. Efectuar actividades con estas características cuando ha transcurrido una buena parte del día, puede dar lugar a invertir horas adicionales a la jornada laboral, se está más propenso a cometer equivocaciones.

Conoce más sobre asignación de prioridades, en el siguiente enlace,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Agrupa por tipo de tareas

Una que has logrado concentrarte en la temática de una tarea y conocer más de la situación actual, aprovecha ese momento para realizar más actividades similares, así será más sencillo enfocarse en el trabajo.

Por ejemplo, si realizas una visita al área de calidad para asistir a una reunión de trabajo y en la lista de tareas incluyen una reunión en el área de finanzas, otra en el área de recursos humanos, una visita guiada al cliente por el área de calidad.

La recomendación es, al finalizar la reunión en el área de calidad, agenda el recorrido con el cliente; durante la junta puedes aprovechar para enterarte de las novedades y compartirlas con los visitantes.

Evita multitasking

Quizá al estar atendiendo tareas similares, te sientas motivado a atender más de una tarea a la vez, aprovechando la inercia e involucramiento de la temática.

Sin embargo, cada vez que cambias de tarea necesitas tiempo para reenfocarte en la tarea anterior o siguiente, lo que dificulta la concentración y la eficiencia en el resultado final.

Utiliza el poder de mantenerse enfocado para aumentar la productividad y la eficiencia.

En el siguiente enlace te comparto más sobre el tema de productividad,

Qué es productividad, definición + 5 dinámicas para líderes tenaces.

Que el ambiente sea adecuado para enfocarse en el trabajo

Reducir el ruido

El ruido es los principales elementos que propician la distracción. Ya sea que el ambiente de trabajo donde se encuentran líneas de fabricación en movimiento, en un lugar con mucho flujo de personas, etc.

Una alternativa para reducir el ruido del ambiente y facilitar la concentración en el trabajo, consiste en utilizar audífonos y escuchar música relajante.

Además de aislar el ruido, es importante enfocar la atención visual en la tarea, ya que, en un área con mucho movimiento, puede convertirse en un factor para la distracción.

Herramientas de trabajo adecuadas

Por ejemplo, si trabajas con un software o equipo de cómputo con tiempos de respuesta altos, no sólo contribuye a la distracción, sino que afecta la productividad e inclusive a otras personas que esperan el resultado de ese trabajo. Lo mismo aplica, a la calidad de señal de internet.

En este caso, es importante revisar las recomendaciones y mejores prácticas para operar los equipos de cómputo, así como realizar mantenimiento preventivo y correctivo. Más de desviar la atención en otros asuntos, se trata de cómo trabajar de forma más eficiente.

También hay que cuidar aspectos que no parecen relevantes, pero son grandes distractores, cómo la comodidad del lugar de trabajo, silla y escritorio.

Un mal soporte de la silla, puede ser incómodo con el paso de las horas, hasta el punto en que sea muy difícil concentrarse.

En este último caso, hay que mencionar que, para largas jornadas, hay que realizar pequeñas pausas, ya que el nivel de energía disminuye conforme pasan las horas del día. Cuando la concentración en una tarea es muy prolongada, una pausa puede ayudar elevar el nivel de eficiencia de la actividad.

Gestión de tareas grandes y complejas

Divide en pequeñas tareas

Hay una metáfora que dice, “¿Es posible comer a un elefante? Sí, es posible; ¿cómo? En pequeñas porciones”.

Una ventaja de dividir una tarea, es que hace más sencilla su realización. Pero es importante planificar los pasos a seguir, la coordinación de las mismas, cuántas personas estarán involucradas, la función que van a desempeñar, etc. Hay que enfocarse en el trabajo y en elaborar el plan.

Hay mucho tiempo para realizar la tarea

Una de las sensaciones que generan las tareas grandes es que hay tiempo de sobra para realizarlas. Así la atención suele enfocarse en tareas más placenteras.

Sin embargo, la realidad es distinta. Si hay mucho tiempo para realizarla, semanas, un mes o más, pero es debido a la complejidad de la actividad y el tiempo asignado suele ser justo para completarla.

Dividir las tareas, ayudará a cambiar la percepción del tiempo y reducir la tentación de distraerse. Por ejemplo, tareas cortas de 3 o 4 horas de duración, la sensación de que el tiempo para su entrega está ya próximo, ejerce presión para concentrarse en el momento actual y el resultado esperado.

Etiquetar las etapas de tareas complejas

• ¿Por dónde empiezo?
• ¿En qué etapa estoy trabajando?
• ¿Qué avance llevo?
• ¿Qué etapas están pendientes por realizar?

Una acción para desarrollar tareas complejas consiste en etiquetar con pequeñas notas cada una de las etapas de la misma

• Finalizada.
• Pendiente hacer …
• Se unificó con la etapa …
• Se canceló.
• Otras anotaciones.

Las notas proporcionan un panorama global de la situación, permite ubicar los siguientes pasos.

La idea es evitar sentirse abrumado para complejidad de la tarea y distraerse en otros asuntos.

Cuida el nivel de energía

Dedicar más cantidad de horas a trabajar, ayuda a completar un proyecto antes de lo planificado, quizá sí.

Es una buena opción en pequeños proyectos, de algunos días de duración.  Horas extras por día puede ayudarlo a completar antes de lo previsto.

Por otro lado, en ocasiones, surgen los imprevistos y la salida más viable es dedicar horas adicionales para solucionarlos.

La situación cambia en plazos más amplios, trabajar largas jornadas por semanas, meses, el nivel de energía disponible puede traducirse en cansancio y obstaculizar la concentración.

El agotamiento mental, la falta de horas de sueño, dificulta enfocarse en el trabajo.

Se puede hacer un esfuerzo en estas condiciones, sin embargo, la concentración será sólo por lapsos de tiempo.

Después se requiere de otras actividades, como caminar por los pasillos de la oficina, en el exterior, consumir agua, café. Estas actividades son favorables a la concentración, pero la solución más adecuada es reestablecer el equilibrio, trabajo – descanso.

Gestión de buenas y malas noticias

Las emociones y la concentración en el trabajo

Las emociones influyen en el estado de ánimo y en la concentración. Una noticia, puede afectar a las personas de forma diferente. Hay quienes reciben la información e inmediatamente retoman la rutina de sus actividades, para otras, el día cambió. La atención se enfoca en digerirla, más no en la rutina diaria de trabajo.

 Impacto de las noticias negativas

¿Cómo impactan las noticias negativas? Quizá hay algo que te preocupe en relación a esa noticia y afecte en lo personal; entonces las prioridades cambian y el enfoque también.

Impacto de las noticias positivas

Si durante el día llegan noticias sobre promociones, sobre ascensos ¿Cómo cambia el día para ti? ¿Enfocas la atención nuevamente en las tareas? O ¿La emoción, es nivel de felicidad es tal que, más que en atender una tarea te esfuerzas por hacerla perfecta, aunque eso implique desviar la atención?

Es importante gestionar este tipo de eventos, pues aunque se trata de una posibilidad, ¿Qué sucederá si es otra persona, sea quién reciba la promoción?

Cómo gestionar las emociones de las noticias

¿Alguien más en el área de trabajo puede ayudarte a normalizar el estado emocional? ¿Qué tal si tomas un breve descanso para recuperar la concentración? ¿Te preocupa algo, la solución está en tus manos y necesitas salir del lugar de trabajo para sanar la preocupación?

Es importante buscar alternativas para la gestión de las emociones, definitivamente, tienen un lugar destacado en la vida, en lo profesional, para enfocarse en el trabajo y conseguir resultados deseados. Esto es inteligencia emocional.

Te comparto más del tema, en el siguiente enlace,

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Conclusiones

Enfocarse en el trabajo para lograr los objetivos, hay que considerar el nivel de energía disponible y trabajar para concentrarse en las tareas.

Puede tratarse de un día con carga de trabajo equilibrada o un día lleno de desafíos, con actividades que demanden mucho desgaste de energía física o mental.

Por otro lado, los momentos o elementos que propician distracción están presentes y no sólo es durante un periodo breve; una distracción de “1 minuto”, se puede convertir en horas.

Las distracciones afectan a la productividad y eficiencia. Es importante conocer e implementar efectuar acciones que resulten en una mejor concentración y así enfocarse en el trabajo para cumplir objetivos.

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