¿ Qué es productividad y cuál es su importancia en los ámbitos laboral y personal?

Uno de los retos que mayor satisfacción para las personas y las empresas consiste en ver realizadas sus tareas, sus proyectos.

• Lanzar al mercado el producto anhelado.
• Atraer más clientes a la empresa.
• Concretar una alianza estratégica.
• Contar con un espacio de tiempo diario para realizar actividad física.
• Dedicar tiempo para convivir con la familia, con los amigos.

Cumplir con objetivos profesionales y personales, contribuye a construir la felicidad, el éxito, a contar con mejor motivación y experiencia para futuros retos.

Sin embargo, constatar que existe una brecha entre lo deseado y lo realizado,  e incluso proyectos que son reprogramados una y otra vez, son de las causas de estrés, de trabajo bajo presión, desmotivación, por no poder cumplir con los planes.

Otro factor es el incremento recursos adicionales: incorporar más personas para realizar las tareas, jornadas extras, gastos adicionales como mayor consumo de energía para operar los equipos, insumos extra.

El desfasamiento en tiempo provoca la superposición con otros proyectos, ¿qué implica? Atender más de una tarea a la vez, alargar la jornada, reducir el tiempo para actividades personales.

¿Qué hacer para  optimizar los recursos disponibles como el tiempo, los insumos y el talento humano?

¿En que trabajar para aumentar la productividad en  tareas profesionales y personales?

Qué es productividad y el foco en los resultados a obtener

Qué es productividad en el trabajo

Elevar la eficiencia en los procesos, optimizar las horas invertidas por los recursos humanos y  los insumos utilizados para desarrollar tareas son aspectos que engloban el concepto de productividad empresarial.

Qué es productividad en la gestión personal

En el lado personal, ser productivo lleva a desarrollar el potencial y habilidades que los convierten en mejores personas.

Las metas personales, de empresa

¿Qué es lo que deseas obtener en el año, en el mes en curso o al finalizar la semana?

Para mejorar la productividad, se necesita tener claridad en cuanto a lo que se quiere obtener  y lograr  es ser más eficiente.

¿Eficiente respecto a qué?

Se pueden realizar múltiples actividades, investigaciones, trabajar con orden. Ahora bien ¿en qué contribuyen estas tareas al resultado final, a lo esperado por el cliente, a lo esperado en el plan de negocios?

Contar con una meta proporciona una guía a elaborar actividades que ayuden a alcanzar el resultado final, así como dejar a un lado las que no contribuyen o son ajenas al fin deseado.

No es productividad invertir tiempo y recursos en tareas en las cuales no benefician a alguien o proporcionan dirección a un proyecto o meta.

Otra ventaja de conocer cuál es el resultado que se desea lograr es medir como se ha mejorado respecto a un periodo anterior. Ejemplos, el tiempo invertido, unidades producidas, respecto a la semana anterior, porcentajes de avance, detectar desviaciones u otros factores que pueden afectar la productividad.

La procastinación y los objetivos de la productividad

Vencer la procastinación, conduce al incremento de la productividad.

Cuando el tiempo se destina a tareas ajenas a la meta proyectada, o tareas irrelevantes, pasando por alto las actividades prioritarias o importantes, es el caso de una persona que procastina.

Las actividades que son prioritarias para una meta deben realizarse. Por lo que invertir continuamente el horario en tareas ajenas, conduce a la necesidad de conseguir tiempo adicional para poder cumplir con los objetivos; ya sea en horas después de la jornada normal, los fines de semana; así, tener largas jornadas de trabajo se convierte en un hábito.

Recuerda, el enfoque debe ser en el resultado final y en la eficiencia. Esto significa, optimizar las horas invertidas.

Controlar las distracciones

Una de las decisiones a tomar para mejorar la productividad laboral y personal es evitar las distracciones, que constituyen una de las causas de la procastinación.

Una causa que propicia la distracción, es asumir al iniciar el día que hay suficiente tiempo para cumplir con las tareas planeadas y también para hacer alguna actividad extra.

Esas tareas extras, en muchas ocasiones son distracciones.  Ten en cuenta que para llegar a ser más eficientes, se requiere cambiar. Para este tipo de situaciones, una buena práctica consiste en dividir el día en metas más pequeñas.

Esto es, que hay que conseguir desde el inicio del día a media mañana; en seguida, los resultados deseados desde mediados de la mañana hasta antes de la pausa de la comida y así sucesivamente por la tarde.

De esta forma ya hay presión por cumplir en un plazo menor, se reduce la sensación que hay tiempo de sobra  y la tentación de efectuar actividades más relajantes.

Este cambio en la forma de trabajar requiere disciplina, constancia y son ejemplos de productividad en una empresa que son aplicables al contexto personal.

Prioridades y la administración del tiempo

Qué es productividad personal y de una empresa, consiste en clasificar las tareas a una mejor gestión del tiempo, enfocando la mayor energía en actividades de mayor impacto en los resultados.

Definir prioridades a las tareas, organizarlas en orden descendente para su ejecución, ayudará a  hacer más eficiente la utilización del tiempo, los recursos y la energía de las personas.

En el siguiente post, conocerás más acerca como identificar tareas importantes y fijar prioridades,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Desarrolla prácticas que favorezcan la productividad

Desarrolla hábitos que contribuyan a mejorar la productividad

Mejora la comprensión de la lectura

En la lectura de un libro, artículo, informes,  aspectos como

• Comprender las principales ideas.
• Descubrir en los datos, oportunidades, fortalezas, amenazas de crisis.
• Capacidad de hacer síntesis, de resumir.

Favorecen a la productividad y al desarrollo personal.

Practicar técnicas te ayudarán a tener una lectura más eficaz.

En el siguiente post, te digo cómo lograrlo.

7 técnicas de lectura rápida y cómo mejorar su  comprensión.

Desarrolla habilidades de comunicación

Esta es una habilidad clave y más aún en el liderazgo e inherente a mejorar la productividad y lograr éxitos.

Te comparto las siguientes guías sobre desarrollo de habilidades de comunicación,

7 pasos para una comunicación vertical eficaz.

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Cómo comunicar como CEO y construir marca personal sólida.

Prácticas para mejorar la productividad

Establece como se mide la productividad  

¿Cómo conocer que eres más eficiente respecto a un periodo anterior?

Uno de los factores de la productividad, consiste en establecer métricas para

• Conocer el desempeño.
• El crecimiento.
• Areas de oportunidad.
• Avance de proyectos.
• Comparativas respecto a un periodo anterior.
• Incrementar la eficiencia.
• Determinar que debe ser importante, prioritario.

Conoce más acerca de métricas clave en el siguiente post,

Cómo utilizar KPIs para evaluar crecimiento de la empresa.

Aprender que no hacer y cómo hacerlo mejor

Incrementar el nivel de eficiencia es uno de los objetivos clave acerca de que es productividad; sin embargo, aunque la tolerancia a los errores puede parecer algo opuesto, es uno de factores que influyen en la productividad.

El lado positivo del error es el descubrimiento sobre lo que no se debe hacer y evitar que otras personas realicen la misma acción.

En un proceso de innovación, está latente la posibilidad de cometer errores;  en esta situación, enfócate en el mediano plazo: considera los beneficios a obtener cuando se afine la idea.

Dinámicas para mejorar la productividad

Dinámica 1 – Más horas en el día

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Reducir los niveles de procastinación y comprender los beneficios a favor de  ser más productivo.

Desarrollo

1a. etapa del ejercicio

El facilitador solicita a los participantes elaboran una lista de actividades que efectúan a lo largo de día, tanto en el trabajo como en su vida personal.

Es importante transmitir confianza al grupo para que escriba incluso tareas no relevantes. El ejercicio no consiste en buscar culpables, consiste en desarrollar  equipos y personas más eficientes.

Algunas ideas de  actividades que pueden contener la lista

Trabajo

• Desarrollo de tareas de un proyecto.
• Atender correos electrónicos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender quejas y problemas.
• Atender programas de desarrollo profesional.
• Búsqueda de información.

Familia

• Dedicar tiempo a la familia, conyugue, hijos
• Paseos familiares.
• Convivir con familiares cercanos

Actividades sociales

• Participar en actividades de beneficencia.
• Convivir con antiguos compañeros de la escuela, con vecinos.

Tiempo personal

• Practicar deportes.
• Desarrollar una nueva habilidad personal.
• Leer libros.
• Descansar.

2a. etapa del ejercicio.

Esta etapa consiste asumir que el día cuenta con 3 horas adicionales (o más de acuerdo al criterio del facilitador).

¿A qué dedicarán ese tiempo extra? ¿Qué actividades les gustaría incluir?

3a. etapa del ejercicio.

Cada uno de los participantes comparte la lista original, las actividades añadidas y explica que es lo que lo motivaría realizarlas.

<Instrucción del facilitador al grupo> Sin embargo, como en el día sólo se disponen de 24 horas, ¿Qué se necesita hacer para efectuar las tareas de la lista aumentada?

A continuación se dedica un espacio para la reflexión grupal; encontrar propuestas para optimizar el tiempo, determinar tareas que no son relevantes, identificar momentos de procastinación durante el día.

¿Qué cambios se hicieron a la agenda diaria para hacer espacio a las tareas  adicionales?

Dinámica 2 – Ser mejor comunicador

Tipo de dinámica

Grupal. A realizarse en parejas o tríos.

Materiales a utilizar

Ninguno

Objetivo de la dinámica

Mejorar las habilidades de comunicación, específicamente la comunicación no verbal.

Más de la mitad de la comunicación es no verbal; de ahí la importancia de mejorar en este aspecto.

Desarrollo

En la primera etapa del ejercicio uno de los participantes tiene el rol del comunicador; el segundo y tercer participante, si el ejercicio es en tríos, son observadores. En la segunda y opcionalmente tercer etapa se intercambian los roles.

Cada uno de los participantes elige una historia a desarrollar en un lapso de 60 a 90 segundos. Ejemplos, acerca de sus últimas vacaciones, se presentan a sí mismos, el libro que actualmente leen.

En la primera parte de cada etapa, los comunicadores hacen saber a los observadores cuáles su historia de forma verbal; el desarrollo de la misma es no verbal.

En la segunda parte, al concluir la historia, los observadores retroalimentan, si comprendieron lo que el comunicador transmitió.

Dinámica 3 – Solución de problemas

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Material proporcionado por el facilitador; plumas

Objetivo de la dinámica

Identificar y proponer soluciones a problemas que afectan el rendimiento en el trabajo.

Desarrollo

El facilitador proporciona un formato con preguntas para que los participantes identifiquen y realicen propuestas para solucionar problemas.

Ejemplo del contenido del formato

• Describe el problema.
• Cada cuando se manifiesta.
• A qué o a quien (es) les está afectando Cuáles son las afectaciones.
• Describe cómo está afectando.
• Define el nivel de afectación – alto, mediano, bajo.
• Describe cómo solucionarías el problema.

Cada participante llena el formato y expone lo escrito.

En la segunda etapa de la dinámica es para análisis y obtener conclusiones en grupo.

Es de gran valor que en esta dinámica participen tomadores de decisiones, de tal forma que se asignan prioridades, acciones a realizar, responsables para cada tarea.

Dinámica 4 – Seguimiento a metas más cortas

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas; opcional rotafolio y hojas de rotafolio.

Objetivo de la dinámica

Reducir el nivel de procastinación.

Desarrollo

En un apartado anterior se especificó que una buena práctica para evitar la procastinación consiste en proponer metas más cortas. Esta dinámica es un seguimiento; para los participantes representa una oportunidad para reforzar el rendimiento.

Si la sensación es que hay tiempo de más para realizar una tarea, es un buen motivo para distraerse. Poner un poco de presión ayudará a reducir esa sensación.

En este ejercicio cada uno de los participantes divide el día en 3 o 4, para un número igual de objetivos, que puede ser la realización de una tarea.

Como segunda etapa, cada uno expone la nueva distribución del día y los criterios utilizados.  Un valor adicional a esta etapa consiste en la retroalimentación grupal para hacer más eficiente la nueva asignación del tiempo para cada participante.

Seguimiento

En una fecha posterior.

Cada uno de los participantes intercambia experiencias; que funcionó, en que no hay que trabajar para mejorar. La experiencia de cada integrante del grupo puede ayudar a los demás.

Dinámica 5 – Historias de éxito

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas; opcional rotafolio, hojas de rotafolio, material proporcionado por el facilitador.

Objetivo de la dinámica

Obtener ideas relacionadas a cómo aumentar la productividad.

Desarrollo

Opción 1.

El facilitador comparte material con historias de éxito de mejoras a la productividad. También ser una historia en la que él haya participado.

A continuación el facilitador guía al grupo a obtener ideas que puedan ser aplicables en el área de trabajo.

Se procede entonces, a elaborar una lista con esas ideas en las hojas de rotafolio o en hojas de máquina.

Opción 2.

Una alternativa consiste en que el grupo genere ideas a partir de frases productividad proporcionadas por el facilitador.

Infografía

A continuación una Infografía acerca de qué es productividad.

 

Conclusiones

Un punto de partida para ser más productivos, consiste en definir una meta: se busca ser más eficiente en relación a.

Para progresar, se necesita establecer que hay que ser más eficientes en relación a un periodo anterior o respecto a objetivos específicos.

El tiempo es uno de los principales referentes. ¿Cómo se distribuye la agenda personal y laboral a lo largo del día? ¿Se cumple con las tareas más prioritarias? ¿Se conoce el nivel de prioridad de cada tarea?

Es importante plantear qué es productividad en el trabajo, a nivel personal; pues la buena noticia es hay oportunidades para mejorar; si está claro respecto a que mejorar, el camino es el correcto.

¿Qué te ha parecido este post? Te invito a compartir tu punto de vista acerca de qué es productividad, por medio de un comentario.

Las imágenes contenidas en este post, son por cortesía de shutterstock.

 

¿Cómo realizar una estrategia de gestión del tiempo en el trabajo y en la vida para ser más organizado y eficaz?

Un elemento que conecta los aspectos profesional y personal de los individuos, es la administración del tiempo. Una gestión eficaz marca la diferencia entre un entorno abrumado, sobrecargado de actividades,  de querer agregar más horas al día y trabajar en un ambiente organizado.

Organizar mejor el tiempo resulta en menor estrés, menor margen de errores, menos reprocesos, incremento en la productividad, mejor ambiente de trabajo, combinar agendas laboral y personal, tiempo libre, mejor salud, entre otros.

Definitivamente hay que considerar los beneficios de la planeación del tiempo eficaz, que ayudará a las agendas saturadas, como el caso de tareas urgentes, que impiden cumplir con los planes de trabajo al 100%.

Una mejor gestión del tiempo te ayudará a sentirte más motivado y con mayor energía para enfrentar nuevos retos.

¿Cómo tener más control, identificar los ladrones del tiempo, ser personas, líderes más productivos?

Gestión del tiempo en el trabajo y en la vida

El día tiene 24 horas o 1440 minutos para todos

Invariablemente, cada día tiene 24 horas, para todas las personas e instituciones. Invertir con sapiencia los 1440 minutos ayudará a reducir y en el mejor de los casos a eliminar las distracciones también conocidas como ladrones del tiempo.

¿Cómo mejorar la efectividad en el manejo del tiempo? Asigna prioridades a tu lista de tareas.

Tener claridad en cuanto a lo que deseas conseguir, tus objetivos personales y profesionales, te ayudará a determinar las tareas importantes y otorgarles la prioridad correspondiente.

Identifica y asigna prioridades

¿Qué consideras es prioritario para tu trabajo, para tu vida personal?

Las tareas relacionadas a una buena salud, al crecimiento profesional y de tu negocio, a generar fuertes vínculos con tus colaboradores, con la familia, etc. Una vez que sean identificadas, asígnales prioridad y realiza  la distribución.

Convierte las 24 horas del día en un aliado para un manejo de tiempo eficaz, comenzando el día con las tareas más importantes de la lista de prioridades, aquellas que conduzcan al logro de las metas.

Importante vs urgente

¿Cómo organizar el tiempo para invertir en las tareas más importantes y evitar las que menos valor aportan?

Considera el siguiente cuadro como herramienta de gestión del tiempo

Clasifica las actividades por grupo de prioridades, grupo 1, 2, 3 y 4. Una vez hechos los grupos, puedes invertir el tiempo de acuerdo a las prioridades que  ayudarán a realizar tus metas.

Se más productivo dejando a un lado las distracciones

Asigna las tareas que demandan más energía al inicio del día

Una vez identificadas las prioridades, considera las actividades más difíciles, las que mayor nivel de energía demandan, para realizarlas al inicio del día.

Para el fin de la jornada, el cansancio físico y mental se manifiesta y dejar este tipo de tareas en este horario, la posibilidad de errores es más latente.

El horario de mejor rendimiento

¿A qué hora del día tienes mejor rendimiento? Este es un horario que conviene identificar; es cuando podrás avanzar más rápido y mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

Qué es lo que puedes delegar

Las tareas clasificadas como urgentes, pero que son importantes para otras personas y no para tus metas, considera delegarlas.

Qué es lo que puedes eliminar

Durante el día a día suelen realizarse tareas que no contribuyen al logro de metas, más bien suelen ser consumidoras o ladrones del tiempo.

¿Ya identificaste cuáles son? ¿Pueden ser canceladas y sustituirlas por actividades productivas cómo formación On Line, ejercicios de gimnasia cerebral, etc.

Por otro lado existen actividades como revisar correos electrónicos que suelen ser consumidores de tiempo si no se administran adecuadamente, sin embargo, es una tarea que tiene que realizarse.

¿Qué tal si la revisión de correos se agrupa en horarios de consulta establecidos en lugar de realizarse consultas dispersas?

Diseña reuniones de trabajo efectivas

Planificación y gestión del tiempo efectivo en las reuniones de trabajo

¿Cómo son las reuniones de trabajo en las que participas? ¿Qué se puede hacer para optimizar el tiempo?

¿Se realizan en el horario establecido?

¿Acuden las personas con puntualidad? ¿Se avisa con anticipación a los participantes o se organizan a última hora?¿Se excede el horario establecido? ¿Cómo afecta a los participantes cuándo no se concluyen a tiempo? ¿Se cubre la agenda planeada?

¿Se convoca a tomadores de decisiones?

¿Participan las personas conocedoras de la temática? ¿Pueden los participantes tomar decisiones y generar acuerdos?

¿Las reuniones de trabajo se realizan en horario conveniente para los asistentes?

¿Cómo se ven afectados los participantes al hacer un espacio en sus agendas para atender la reunión? ¿Cómo impacta  a las tareas más importantes y urgentes, a las que más energía demanda al asistir a juntas de trabajo?

¿Está claro el propósito de la reunión?

Gestión del tiempo y de los resultados

De acuerdo al Principio de Pareto, el 80% de los resultados provienen del 20% de las tareas. Aplicar este principio es muy importante para la efectividad en el manejo del tiempo.

Algunos ejemplos,

Los TOP productos en ventas, cuál es el 20 % de los productos que generan el 80 % de las ventas.

Los TOP en errores en servicio a clientes, cuál es el 20 % de problemas en los productos o fallas en la atención a servicio a clientes que provocan el 80 % de las quejas de los clientes.

Ambiente de trabajo, cuál es el 20 % de las acciones que contribuyen a generar un ambiente de trabajo positivo.

El plano personal, cuál es el 20 % de las actividades que contribuyen a tener una mejor calidad de vida.

Sólo dispones de 24 horas al día pero puedes tener más energía

No se pueden agregar minutos al reloj; sin embargo existen más opciones, como hacer las tareas en menor tiempo, reducir los elementos distractores, el nivel de energía disponible para realizar las tareas.

Un Elemento que favorece a un mejor rendimiento

La concentración, entre más enfocado estemos en la actividad, mejor será el rendimiento y la gestión del tiempo. Considera realizar las tareas más prioritarias en ese periodo de tiempo.

El nivel de energía

El nivel de energía disminuye conforme avanza el día. Por lo que es importante conocer que acciones funcionan mejor para recargar y administrar la energía.

Realizar pausas. Estar enfocado en una tarea por largos periodos de tiempo, es un consumidor de energía, provoca cansancio. ¿Qué tal un breve descanso de 5 minutos por cada 30 de concentración?

Rebotar ideas. Es una variación del punto anterior; estar enfocado en una tarea la cual requiere aplicar una solución y no se encuentra. Hacer una pausa y exponer a un colega la situación, permite obtener perspectivas diferentes y facilita la generación de alternativas.

Rutina de ejercicios. Además de favorecer la buena salud, la práctica de ejercicios contribuye a elevar el nivel de energía, a elevar el estado de ánimo. Es importante determinar cuál es el horario más adecuado, matutino o nocturno, para efectuarla.

Considera que, un buen nivel de energía es un aliado para gestionar el tiempo.

Gestión del tiempo: Productividad y calidad

Orden en el lugar de trabajo

Este es uno de los primeros sitios para comenzar a gestionar el tiempo de forma eficaz. ¿Cómo aspirar a organizar el día, determinar prioridades si el lugar de trabajo carece de orden?

Dedicar tiempo para clasificar documentos, asignarles espacio, contar un área despejada, organizar los archivos electrónicos, constituye una fuente de inspiración para trabajar con calidad y ser productivo.

La agenda de trabajo

Al determinar cuáles son las prioridades, no deben quedar en la mente; la agenda cumple la función de administrar las actividades y el tiempo que se va a asignar. ¿Cómo proceder cuando llega un compromiso, tarea de última hora y requiere de un espacio para realizarla?

En la agenda se puede encontrar la respuesta, buscando el primer espacio disponible.

Cambios en la rutina de trabajo

Trabajar con eficiencia, requerirá revisar la rutina de trabajo, cómo se puede mejorar.

Multitasking o multitarea

Trabajar en una tarea “B” sin concluir la tarea “A” aparentemente se avanza más rápido, sin embargo, se consume más tiempo al retomar la tarea “A”.

En este caso es más efectivo concluir una actividad y entonces trabajar en la siguiente.

Dinámicas para gestión del tiempo en el trabajo

Dinámica 1 – ¿Tienes 5 minutos?

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Ninguno

Objetivo de la dinámica

Como utilizar un espacio breve de tiempo a favor de ser más productivo

Desarrollo

Interrumpir actividades por periodos breves es una práctica habitual en los lugares de trabajo.

Esta dinámica, puede ser realizarse dentro de otro ejercicio grupal. El facilitador indica a los participantes que disponen de 5 minutos de tiempo libre, ya sea en ese momento o para un momento posterior.

Al regresar de los 5 minutos, el facilitador invita a cada uno de los participantes a exponer cómo utilizó ese espacio de tiempo.

Después de las intervenciones, el facilitador invita a reflexionar sobre a qué dedicaron esa pausa,

• A recuperar niveles de energía.
• A efectuar actividades ajenas al trabajo.
• A reflexionar sobre lo realizado hasta el momento.
• Utilizar los 5 minutos como organizador de tiempo.
• Otras tareas.

El facilitador debe guiar al grupo en este espacio a obtener conclusiones acerca de

• Cómo se parecer este comportamiento en el día a día.
• Cuantos periodos de 5 minutos hay a diario, cuales son productivos y cuáles no.
• ¿Son espacios de 5 minutos o se utilizan más?
• ¿Qué es lo que se puede aprender de los compañeros y qué se les puede sugerir para mejorar su gestión del tiempo?

Dinámica 2 – Qué es lo que planeas y cuáles son los resultados

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de rotafolio, plumones, cinta adhesiva.

Objetivo de la dinámica

Identificar ladrones del tiempo en el día a día.

Desarrollo

El facilitador solicita a los participantes dividir una hoja de rotafolio en 3 columnas

• Actividades planificadas.
• Actividades que más consumen tiempo (no planeadas).
• Resultados (que tareas se cumplen).

A continuación cada participante realiza su exposición y pega en un lugar visible su hoja.

El facilitador guía al grupo a un periodo de reflexión.

• ¿Cuáles son los ladrones de tiempo más comunes?
• ¿Qué acciones se puede realizar para eliminarlos o reducirlos?

Aquí se pueden encontrar áreas de oportunidad; por ejemplo,

Fallas de un producto que ocasione llamadas repetitivas de los clientes presentando quejas.

Definir horarios para reuniones de trabajo, de tal manera que no interrumpan actividades en horas pico.

Por otro lado, ¿Existe alguna relación entre las actividades planificadas y los ladrones del tiempo?

Dinámica 3 – Lista de tareas

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Identificar y asignar prioridades.

Desarrollo

El facilitador solicita 3 voluntarios. Ellos realizan la función de asignar prioridades a una lista de tareas que elaborarán a partir de requerimientos del resto de los participantes.

Cada uno de resto de los participantes, solicitan las tareas y exponen los motivos por los cuales sus tareas deben tener la prioridad máxima.

El facilitador asigna un tiempo para que los voluntarios, de acuerdo a criterios propios, asignen la prioridad a la lista de tareas.

Una vez finalizada, cada voluntario da a conocer su lista y los criterios utilizados.

Al final de la tercera presentación, el facilitador puede asignar un espacio de tiempo para retroalimentación. Aprendizajes acerca de los criterios para identificar, asignar prioridades y mejorar la gestión del tiempo.

Dinámica 4 – Solicita apoyo

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Solicitar apoyo cuando no se encuentre solución a un problema o situación en específico, como un aspecto clave en a favor de la gestión del tiempo.

Desarrollo

Cada uno de los participantes, escribe un problema o situación en la cual necesitan apoyo.

A continuación, cada uno de ellos, por turnos,  leen lo que han escrito. El resto de los participantes tiene la opción de aconsejar a quien ha expuesto su caso.

Enfrentar a retos o problemas, son oportunidades para aprender y para la gestión del tiempo ¿Cuánto tiempo demorará en obtener la solución? ¿A quién se puede solicitar apoyo para solucionarlos?

Desarrollar la confianza y la colaboración grupal, es un factor relevante para la gestión del tiempo. Esta dinámica puede ser utilizada con ese propósito.

Dinámica 5 – Tiempos de entrega de las tareas

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas, copias de artículos de una revista u otro medio, computadora, cronómetros.

Objetivo de la dinámica

Manejo de varias tareas a la vez.

Desarrollo

El facilitador solicita 1 o 2 voluntarios para realizar tareas. Por cada voluntario, habrá otro número igual de voluntarios para cronometrar las actividades.

El ejercicio consta de 3 etapas.

En la primera etapa, el facilitador asigna la tarea; que consistirá en transcribir un artículo de 400 a 500 palabras.

A continuación se obtienen los tiempos empleados para realizar las tareas por voluntario.

Otro número igual de voluntarios, revisa el trabajo realizado, los errores de transcripción.

En la segunda etapa, el facilitador asigna otro artículo similar al primero para que lo transcriban.

Adicionalmente, el facilitador reproduce un audio o un video y asigna como una segunda tarea simultánea, solicitando que presenten atención a la vez que transcriben el artículo.

También se cronometrizan las tareas y se revisa el trabajo hecho.

¿Qué resultados se obtienen? ¿Cuál es la diferencia en tiempos de transcripción de los textos para la etapa 1 y la 2? ¿Qué diferencia hay en la cantidad de errores entre las etapas? ¿Pueden explicar los voluntarios el contenido del audio o video?

En este momento el facilitador puede asignar un espacio para reflexión grupal. El objetivo es analizar el desempeño bajo el efecto multitarea.

A consideración del facilitador, puede llevarse a cabo la etapa 3, agregando una tercera actividad simultánea, por ejemplo, atender una conversación o llamada telefónica y evaluar los resultados.

Infografía

A continuación una Infografía acerca de la gestión del tiempo en el trabajo.

 

Conclusiones

La gestión del tiempo requiere de organización y conocimiento.

El día contiene 24 horas, 1440 minutos y es igual para todos, para las personas, para las instituciones; aprovechar eficientemente cada minuto se convierte en un reto para ser más productivos.

Cada día puede estar lleno en actividades por realizar. Establecer prioridades, ayudará a avanzar en el día.  No hacerlo, puede ser motivo de iniciar con una tarea y no concluirla para atender otra actividad; esto se puede repetir a lo largo del día.

¿Qué es importante, qué es urgente? Establecer que criterios convierten una tarea en mayor o menor importancia / urgencia, proporcionará conocimiento y guía sobre cómo distribuir las tareas para ser eficientes en el tiempo.

La gestión del tiempo es fuente de inspiración. Un lugar de trabajo, una agenda organizada, son referencias para la organización a lo largo del día.

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Las imágenes contenidas, son por cortesía de shutterstock.com

¿Qué es desarrollo directivo y cuáles son las ventajas?

Una forma de responder a las preguntas anteriores consiste en reflexionar acerca de lo siguiente

• ¿Qué beneficios genera al negocio un directivo con habilidades de buen comunicador?
• ¿Cuál es la visión de empresa? ¿Es conocida por todos en el negocio?
• ¿Qué porcentaje de las ventas, de acuerdos comerciales, dependen de negociaciones acertadas?
• ¿Cómo son los resultados? ¿Se están cumpliendo los planes de trabajo?
• ¿Qué tan motivados se encuentran los equipos de trabajo?
• ¿Cómo es la capacidad de análisis y el nivel de confianza en la toma de decisiones?

El desarrollo de habilidades de liderazgo o gerenciales, tienen un impacto en el entorno empresarial.

La detección y aprovechamiento de talento humano, en el desarrollo de procesos, las ventas, la percepción de la  imagen de la empresa ante los clientes, las finanzas, pueden convertirse en fortalezas o debilidades resultado de cómo se está administrando la dirección de una empresa..

El desarrollo directivo es el grado de evolución de la capacidad de gestionar las diferentes habilidades de liderazgo a favor del crecimiento de la empresa.

[bctt tweet=»Invertir en desarrollo directivo es invertir en el crecimiento del negocio» username=»i_mtza»]

A continuación te presento 5 pasos para obtener los mejores resultados del proceso de desarrollo directivo.

Obtener métricas de perfil del puesto vs candidato

¿Qué es lo que el directivo necesita desarrollar?

En primer lugar se necesita conocer de forma cuantitativa la áreas de oportunidad; a continuación buscar opciones para fortalecer sus competencias.

Existen diferentes alternativas para el desarrollo directivo; algunas de ellas,

• Formación empresarial.
• Desarrollo de habilidades directivas en tiempo real.
• Desarrollo de liderazgo estratégico y trabajo en equipo.
• Desarrollo directivo con el soporte de un asesor.

Decidir cuál es la alternativa más adecuada, es conveniente tener en cuenta que,

(1) el desarrollo directivo es una inversión en tiempo y obtener beneficios en la empresa, ventajas competitivas, progreso, etc.

(2) No se trata, no es conveniente implementar un plan de desarrollo pre-establecido. El plan de desarrollo debe ser hecho a la medida de las necesidades de la empresa, el puesto y del directivo.

(3) Establecer y conocer el valor de métricas de desempeño por ejecutivo.

Cómo utilizar métricas para determinar el programa de desarrollo directivo

Cada empresa y puesto directivo, requiere diferente configuración en cuanto a desarrollo de habilidades gerenciales o de liderazgo.

Los puestos directivos requieren de ejecutivos cuya fortaleza sea la orientación a resultados, otros cuya fortaleza sea la negociación, la comunicación, entre otras.

Algunos ejemplos de lo anterior, el director de operaciones, de ventas, de relaciones públicas, que tienen diferentes funciones en la empresa.

¿Cómo obtener el grado de desarrollo de las habilidades profesionales?

Una opción es por medio de la herramienta conocida como evaluación 360.  Esta es una evaluación que coordina el área de Recursos Humanos.

El resultado que se obtiene al aplicar la experiencia es similar a la siguiente gráfica

En ella se observan las métricas de las competencias directivas en una comparativa cómo se percibe el ejecutivo vs el resultado obtenido por la evaluación del titular del puesto.

En el ejemplo anterior, las áreas de oportunidad se encuentran en mentalidad innovadora, pensamiento estratégico, donde la diferencia es mayor.

A partir de estos resultados, se tiene la base para diseñar un plan de desarrollo de habilidades directivas empresariales y seleccionar alguna alternativa para realizarlo.

Diseñar Cursos de desarrollo de habilidades directivas

El resultado de la evaluación se convierte en fuente de información para la herramienta conocida como Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

Las opciones para formación pueden ser externas o internas.

Programas de formación para directivos de empresas

Son programas de formación y actualización, ofertadas por instituciones especializadas desarrollo directivo.

Están enfocados en las competencias de CEOs y otros directivos de la suite “C”, tales como la Visión, el pensamiento estratégico, mentalidad por innovar, toma de decisiones estratégicas, gestión de equipos, comunicación y más.

Son programas de estudios ya establecidos. Sin embargo, entre las ventajas que proporcionan

• Estas instituciones, escuela de negocios, se especializan en la temática.
• Los participantes son ejecutivos de la alta gerencia, cuyas necesidades de gestión enriquecen al plantel y a los expositores.
• Ofrecen el marco para hacer networking con ejecutivos de otras compañías; es una oportunidad para aprender e intercambiar ideas y experiencias.

Es una gran opción para llevar de estos programas a la empresa, aprendizajes que permitan reforzar el liderazgo en beneficio de la empresa.

Academias de Liderazgo

Son programas de formación externos, con el plan de estudios desarrollados por la empresa en coordinación con agencias de consultoría o instituciones educativas.

El resultado es una capacitación a la medida de las necesidades de la empresa, con el formato de un grado académico como una carrera profesional o un master en habilidades directivas.

Pueden contener cursos de habilidades gerenciales y otros temas para la formación del ejecutivo, como herramientas de gestión, entre otras.

Entre las ventajas de este tipo de alianzas de formación es la negociación con la institución de dar valor curricular a los estudios.

Además, el formato de una academia de formación de habilidades directivas, puede ser implementado para otros puestos o áreas de negocio.

Cursos On Line

Proporciona la ventaja de que el usuario selecciona fecha y horario para tomar la formación.

Es importante contar con disciplina para respetar un horario en la agenda y recibir los beneficios de nuevos conocimientos.

Cursos para gerentes y directivos desarrollados por la empresa

Es una opción para aplicar lo recopilado en el diagnóstico de necesidades de capacitación.

El desarrollo del programa, puede ser muy específico, enfocado a una habilidad directiva.

También puede contener una combinación de las opciones anteriores.

Una gran opción puede ser el cursar un grado académico de una institución educativa bajo un plan de estudios ya establecido, por ejemplo un master, de forma on line, también conocido como formato a distancia, en las instalaciones de la empresa.

Criterios para decidir por la formación de ejecutivos por cursos o programas de desarrollo directivo

La decisión del desarrollo directivo por medio de la formación está basada en la necesidad del ejecutivo de adquirir nuevos conocimientos teóricos y herramientas para cubrir gaps en sus competencias a fin de mejorar la gestión.

• Mejorar el conocimiento y la capacidad en la utilización de las habilidades de liderazgo.
• Plantear retos que para mejorar el liderazgo.
• Proporcionar formación continua para mantener al directivo actualizado.
• Iniciativa propia del directivo por superarse.

Desarrollar procesos de Coaching ejecutivo

Desarrollo de habilidades del directivo

El resultado de la evaluación 360 grados es el punto de inicio el desarrollo de habilidades de liderazgo por medio de Coaching empresarial.

A partir de la(s) habilidad(es) de liderazgo con mayor oportunidad de desarrollo, el Coach acordará con el directivo el planteamiento de una meta por medio de la cual trabajarán para cubrir esa diferencia de desarrollo respecto al perfil del puesto.

La duración del proceso varía, a partir de 10 sesiones, de acuerdo a la estrategia del Coach.

Las metas a trabajar se construyen en base a un desafío vigente del directivo, por lo que permite enfrentar problemas, rebotar ideas, encontrar soluciones, al mismo tiempo que desarrolla habilidades de liderazgo en su área de trabajo.

Beneficios del Coaching empresarial

Debido a que el directivo trabaja con un desafío actual, las respuestas y soluciones son 100 % aplicables a su entorno laboral.

Por medio de este proceso el directivo adquiere

• Aprendizajes en tiempo real.
• Una forma de visualizar el contexto de forma diferente.
• Desarrollar habilidades de liderazgo.

Además de desarrollar las habilidades que le permiten cubrir el déficit respecto al puesto, durante el proceso de Coaching para directivos, el ejecutivo aprende a encontrar soluciones por sí mismo y a la medida de sus necesidades.

El enfoque de la meta trazada es conseguir un futuro mejor.

Criterios para decidir por Coaching empresarial

Para desarrollar habilidades específicas

• Por cambio de puesto.
• Para preparación a un ascenso.
• Para ganar aprendizajes sobre cómo resolver problemas en tiempo real.

Aun en directivos con amplia experiencia, como todas las personas, tienen creencias limitantes. Las creencias limitantes pueden generar obstáculos en el rendimiento. Eso va más allá de la formación recibida.

Aquí es donde el Coaching se convierte en una gran opción, para derribar creencias limitantes.

Además, es importante tener en cuenta lo siguiente:

En Coaching empresarial, el cliente, en este caso el directivo es el experto y es quien tiene las respuestas, no el Coach.

Desarrollar procesos de Mentoring

Un mentor es un asesor que posee mayor conocimiento y experiencia que su cliente. Es contratado con el fin de diseñar un modelo de una actividad a seguir, proporcionando consejos para acelerar el progreso.

Un proyecto con un mentor puede tener una duración de 6 meses en delante, dependiendo de la magnitud del proyecto. Al igual que en Coaching, el trabajo es totalmente práctico, esto es, relacionado con un reto del cliente,  lo que convierte en una buena ocasión para desarrollar habilidades y aprendizaje.

Criterios para decidir por un mentor

La decisión para trabajar con un mentor se puede hacer basado en las ventajas que proporciona.

Debido a que se trata de una persona que posee más experiencia que su cliente,

• Permite acortar los tiempos de los proyectos.
• Disminuye el efecto ‘prueba-error’.
• Puede aplicarse en ejecutivos que están aprendiendo, recién ascendidos.

Seguimiento al desarrollo directivo

¿Qué es lo que se ha obtenido con las opciones anteriores? Cada uno de los pasos anteriores no debe darse por concluido al terminar el programa o proceso con el asesor.

Es momento de realizar un balance de los cambios y beneficios recibidos.

Seguimiento a programa habilidades directivas

Los siguientes son factores para considerar en el seguimiento en formación gerencial,

• Nuevos conocimientos como herramientas y que ventajas ofrecen al negocio.
• Aumento de la capacidad para detectar oportunidades globales.
• Conocimiento sobre cómo ser agente de cambio, mejor líder.
• Conocimiento de casos de éxito en otras organizaciones y aplicables a la empresa.
• Networking, oportunidades de negocio.

Será de gran utilidad elaborar una lista – guía sobre nuevas herramientas, nuevos conocimientos y como aplicarlos en la empresa.

¿Será que ese conocimiento adquirido se puede transformar en un proyecto para un cambio favorable?

Seguimiento a procesos de Coaching empresarial

Hay 2 formas de evaluar los cambios,

Seguimiento en la actuación diaria

En los procesos de Coaching empresarial se trabaja con proyectos reales, que facilita el seguimiento a los cambios en el desempeño del ejecutivo respecto a la etapa previa.

Es conveniente conocer la estrategia que utilizará el Coach y conocer tiempos estimados sobre cuando se podrán observar los cambios.

Al final del proceso, se realiza un entregable, que consiste una presentación por parte del ejecutivo, donde recopila los aprendizajes y los cambios en los resultados de su gestión.

Aplicación de la evaluación 360 grados

Aplicar nuevamente la evaluación al finalizar el proceso, permite verificar el grado de desarrollo de competencias directivas con los valores actualizados de las métricas, y así evaluar el cambio.

Seguimiento Mentoring

Aplicar una evaluación como 360 grados, ayudará a conocer el avance y en el desarrollo de habilidades.

Al igual que en Coaching, una presentación con los aprendizajes, experiencias, logros durante el proceso, es de mucha utilidad como seguimiento a Mentoring.

Más recursos para desarrollo directivo

Te comparto más recursos de apoyo al desarrollo directivo.

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Infografía

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Conclusiones

Se necesita conocer que es en lo que el ejecutivo necesita crecer. Es el punto de inicio. ¿Cuál es la opción más adecuada para el desarrollo directivo? Cada caso es distinto, lo importante es tener argumentos para tomar la decisión.

Las opciones para el desarrollo del liderazgo no necesariamente son independientes; pueden ser complementarias.

En el caso de Coaching empresarial, el Coach suele proporcionar artículos, recomendar libros o algún curso como refuerzo al proceso de crecimiento.

Al igual que en otras disciplinas, por ejemplo en el deporte. Un atleta que llega conocer cómo aumentar su rendimiento, mejorar alguna técnica, para hacerlo realidad, necesita practicar una y otra vez.

De igual manera no basta con adquirir conocimientos, descubrir limitaciones y conocer cómo cambiarlas por fortalezas. Se trate del instructor del programa de formación, del Coach, del Mentor, recomendarán tareas con la finalidad fortalecer su liderazgo y desarrollo directivo.

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