¿Cómo dar la mejor utilización a una lista de tareas pendientes y ser más eficiente?
¿Te identificas con lo siguiente? Hay que atender la rutina diaria, actividades planificadas, urgentes, ayudar a un colega, a un colaborador que está en etapa de aprendizaje y más tareas que se van acumulando
Esto provoca sentirse abrumado, agotado inclusive antes de comenzar. ¿Qué hacer? ¿Por dónde comenzar? No hay tiempo para hacer más.
Una de las soluciones más conocidas a este tipo de situaciones, consiste en elaborar una lista de tareas pendientes y así tener un control sobre cómo realizarlas.
Pero no basta llenar una hoja Excel o escribir en papel la lista de tareas; esta acción por si sola no es un organizador de actividades; es cómo un archivero donde se clasifican y guardan documentos. Pueden ser bien aprovechados, o pueden quedar allí archivados.
Tanto en el ejemplo del archivero como la hoja Excel o en papel, la finalidad no es agregar tareas; es efectuarlas y concluirlas de acuerdo su respectiva prioridad.
Una lista de tareas pendientes debe proporcionar claridad acerca de lo que se necesita hacer y en qué orden.
A continuación, te comparto opciones que ayudarán a organizar la lista de tareas pendientes para mejorar la agenda de trabajo y ser más productivo.
Ventajas de elaborar una lista de tareas pendientes
Proporciona claridad sobre lo que se necesita hacer
Hay que trabajar en desarrollar una o varias actividades, ¿Hacia dónde conducen cada una de ellas? ¿Cómo hacer más eficiente el trabajo?
Por medio de una lista de tareas pendientes, ya que así se puede identificar,
- Cuáles son las tareas que hay que atender primero por su prioridad
- Qué tareas son dependientes, esto es, si es necesario completar la tarea “A”, para realizar la tarea “B”; o quizá las tareas “A” y “B” estén duplicadas.
- Qué recursos se necesitan, con que se cuenta y que hay que conseguir.
- Qué habilidades requiere la ejecución de cada tarea, que apoyo hay que pedir.
Ayuda a asignar prioridades
Al tener claro que es lo que se debe hacer, un paso siguiente es determinar los criterios sobre en qué actividades hay que trabajar primero.
Esta organización se convierte en una guía diaria, que puede ser semanal e incluso definir la agenda del mes.
La organización de tareas ayuda a reducir el estrés
Sin una organización, a pesar de trabajar en cada actividad, este trabajo puede resultar en esfuerzos aislados.
Esto genera sensación de estancamiento, que las actividades pendientes crecen y no se le ve el final; el resultado, estrés.
Por medio de la lista de tareas, puedes planificar tu agenda diaria, conocer cuánto tiempo te llevará completar cada actividad. Así, al llegar una nueva, puedes determinar en qué momento se llevará a cabo.
¿Tareas individuales o grupales?
¿Hay más personas involucradas en la tarea? ¿Se requiere la participación de más de una persona para completar en tiempo y forma? ¿Quién tiene la experiencia que tú no tienes actualmente para completar una tarea?
Trabajando organizadamente, ayudará a visualizar cómo optimizar los esfuerzos para completar las tareas.
Reduce la posibilidad de omisión de tareas
Reza un dicho “Es más efectiva la tinta más débil que la mente más brillante”.
Es más factible tener el control de las tareas diarias, si los pendientes se anotan en papel, se registran en formato electrónico, que tener el control en la mente.
Una lista es mejor organizador de tareas, y ayuda a disminuir el estrés ¿Qué sucedería si se queda en el olvido alguna tarea importante y prioritaria?
Ayuda a avanzar
Aún y cuando sigan llegando actividades por realizar, la lista de tareas pendientes te ayuda a avanzar, ya que tienes el registro de aquellas se han concluido.
Por otro lado, ¿Qué tareas ya concluidas o en la lista, pueden representar un avance para aquellas que están llegando? ¿Qué tareas de las que están llegando se duplican con las existentes en la lista?
Seguimiento a las tareas
La organización de tareas por medio de la lista de pendientes ayuda al seguimiento.
- ¿Qué porcentaje se avanzó durante el día, durante la semana?
- ¿Qué actividades se concluyeron? ¿Qué actividades siguen abiertas? ¿Cuáles son las causas por las cuales no se han concluido?
- ¿Cómo se puede avanzar más rápido?
- De las tareas que se atienden ¿Qué porcentaje son prioritarias?
- ¿Qué problemas se han solucionado? ¿Qué problemas siguen vigentes?
- ¿Es necesario cambiar la planificación actual de tareas para ser más productivo?
Cómo organizar la lista de tareas pendientes
Contempla el panorama completo
Dos preguntas claves que te ayudarán son las siguientes
- ¿Por qué estás haciendo lo que estás haciendo?
- ¿Qué es lo que debes hacer para tener éxito y crecimiento?
Desglosa por áreas de empresa ventas, finanzas, formación, tecnología, investigación y desarrollo, proyectos relacionados al crecimiento, proyectos relacionados al mantenimiento; así como por áreas personales, salud, relaciones personales, familia, finanzas y crecimiento personal.
Las respuestas permitirán a organizar las tareas y dar dirección con una idea más clara sobre qué es lo que deseas conseguir y tener un punto de referencia para tomar decisiones sobre cómo agrupar y clasificar tareas.
Conoce más acerca de las áreas clave en la vida y en la profesión, la rueda de la vida, en el siguiente enlace,
10 pasos para lograr satisfacción laboral en tu desempeño como líder.
Gestiona mejor el tiempo asignando prioridades
Hay una limitante para realizar tareas, el día tiene 24 horas, no es posible conseguir más tiempo, pero sí organizarse mejor, asigna prioridades.
Así conocerás que tareas atender primero, que es lo que se puede delegar, que tareas no son productivas.
Conoce cómo ser más productivo en el tiempo,
Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.
Segmenta las tareas
Por gestión del tiempo, por ser más productivo, hay que considerar las tareas se realizan desde la oficina, las que requieren desplazamiento, por ejemplo, visitar clientes, las actividades de formación, eventos de publicidad.
Algunas tareas son compuestas, requieren de hacer algo previo. Las presentaciones ejecutivas, las conferencias, son algunos ejemplos. En estos casos, la tarea central es la ponencia, pero requiere trabajo previo, la preparación de las mismas y considerar el desplazamiento a otra oficina, otra área de la ciudad, etc.
¿Cuánto tiempo se necesita para los desplazamientos?
Después de organizar por prioridad, hay que agrupar la lista de tareas pendientes.
Si las tareas prioritarias incluyen tareas de oficina, presentaciones ejecutivas, otro tipo de eventos y el tiempo de desplazamiento es considerable, utiliza la tecnología, para aprovechar el tiempo de traslado.
Te comparto un par de guías para utilizar la tecnología como aliado en la productividad.
Cómo hacer del móvil un aliado en la productividad laboral.
12 Herramientas para incrementar productividad en tu negocio.
Cumplimiento de objetivos, Verbos + métricas + fechas
Una tarea va relacionada a un objetivo.
Considera el siguiente la redacción de la siguiente tarea en dos versiones,
- Hacer ejercicio diario.
- Correr un circuito de 5 kms para una fecha específica.
En el primer caso, caminar del estacionamiento a la oficina, subir escaleras, desplazarse de una oficina a otra, caminar de la oficina al estacionamiento, son acciones de ejercicio diario.
¿Es esta la finalidad con hacer ejercicio diario? ¿Hacia dónde te conduce?
En el segundo ejemplo, tiene un propósito a cumplir en la fecha especificada y representará un logro respecto al nivel de condición físico atlética que se tenía en la fecha de inicio.
Con la redacción del segundo ejemplo, se puede determinar qué recursos y ayuda se necesita para cumplir la meta, desglosar en varias tareas, dar seguimiento.
Con los ejemplos anteriores, nos permite observar lo siguiente,
Una tarea sin métricas y fechas puede ser confusa e improductiva.
A pesar de asignarle diariamente recursos, es difícil constatar el avance.
Se desaprovechan oportunidades de mejora.
Recuerda la realización de una tarea debe conducir a un cambio. Qué ese cambio sea tangible. Debe ser para mejorar.
Las tareas y el nivel de energía
Cuando la lista de tareas pendientes es extensa, hay que considerar el nivel de energía, pues disminuye conforme las horas transcurren.
¿Para qué planificar la tarea que demanda mayor energía al final del día? ¿Para qué aumentar la probabilidad de errores o de reprocesos?
Planifica las tareas más demandantes al inicio del día, es una práctica a favor de la productividad.
Actividades físicas y mentales
Es importante considerar asignar tiempo para actividades relacionadas a la salud y recuperación de nivel de energía. Previamente se comentó sobre considerar el panorama completo en los diferentes contextos de empresa y personales.
Ahí hay que considerar la práctica de actividad física y el tiempo para ejercicios que fortalezcan la mente.
Una mejor salud ayuda a desarrollar con mayor grado de eficiencia las actividades diarias, a tomar decisiones, ser creativos, ser más resistentes al estrés. Son herramientas que favorecen la productividad.
Clasifica este tipo de actividades como prioritarias, asigna tiempo y recursos durante el día para desarrollarlas.
Conclusiones
Organizarse en el trabajo y en las actividades cotidianas, ayuda a reducir el estrés, ser más eficiente y productivo.
No es suficiente con elaborar una lista de tareas pendientes, este es el primer paso. Para conseguir beneficios, hay que tener claridad que es lo que se desea conseguir, que es lo que se debe hacer para avanzar.
Para gestionar el tiempo, hay que definir qué es lo prioritario y las actividades que se pueden clasificar así. La realización de estas tareas permite avanzar en los proyectos.
Hay que considerar las herramientas y recursos a utilizar. Por ejemplo, para aprovechar el tiempo durante los desplazamientos de un lugar a otro.
Otro aspecto relevante es el manejo de los tiempos, fecha de inicio de la tarea y fecha final, esta es la forma de calendarizar la lista de tareas pendientes dedicando la atención de tiempo y otros recursos a su realización y conclusión.
¿Cómo organizas tus actividades?