Los pretextos para no trabajar en cumplir metas son más propensos a surgir cuando algún obstáculo o dificultad se hace presente en el camino hacia ese propósito.

Quizá se desee adquirir una habilidad, realizar un cambio y repentinamente se presentan pensamientos, ideas u otro tipo de distracciones que provocan ya sea posponer, cambiar prioridades o ir un rumbo distinto.

Sobre la meta a cumplir, ¿qué fue lo que motivó a tomar esa decisión? ¿La motivación de ver realizado ese objetivo en otras personas, en otras empresas? ¿Se debe a un propósito de superación? ¿Se trata de un cambio obligado por las circunstancias?

Las metas representan buenas iniciativas por mejorar; mejor estilo de vida, mejor empresa, mejores relaciones personales u otros cambios favorables.

El reto se presenta cuando aparece esa voz que desanima, hace dudar sobre si es la decisión acertada, nos hace pensar en las dificultades que enfrentaremos para hacer realizar ese anhelo. Es una etapa de resistencia que impide hacer lo que se desea.

Hay que estar preparados para vencer esa resistencia, los pretextos para no trabajar en cumplir metas ¿Qué hay que hacer al respecto?

Espera resistencia al trabajar por tus objetivos

Al plantar y planificar para alcanzar metas, se consideran las tareas que hacen posible su realización. Pero no se consideran los pretextos que frenan el desarrollo de estas actividades.

Cuando se está elaborando el plan, suele haber mucha motivación para conseguir la nueva realidad, es cuando se dan los primeros pasos, ante algún inconveniente, un error, se presenta la resistencia a seguir adelante.

Cuando se trabaja en algo ya conocido

Hay metas en las cuales se cuenta con experiencia. Por ejemplo, trabajar por un objetivo semanal, el cual es similar a los de semanas anteriores.

A pesar que ya se sabe lo que hay que hacer, es precisamente uno de los pretextos para no trabajar en conseguir metas es que se cuenta con tiempo suficiente o de sobra para conseguir el objetivo, convirtiéndose en pretexto para buscar actividades más placenteras.

Quizá no se visualice como un obstáculo, pues el objetivo se consigue, pero ¿Cómo se puede aprovechar ese tiempo de forma más productiva?

• Acortar tiempos para conseguir resultados.
• Dividir día, estableciendo metas más cortas.
• Asumir retos diferentes.

Con lo anterior, se pretende es vencer este tipo de pretextos, ya que existe allí una zona de comodidad. ¿Qué sucederá cuándo se presenten tareas donde requiera nuevas habilidades o conocimientos o qué el tiempo para cumplirlas esté ajustado? En estos casos, buscar tareas de ocio, no es lo más conveniente.

Los pretextos para no trabajar en cumplir metas cuando se trata de algo nuevo

La resistencia por no trabajar en los objetivos puede presentarse de muchas formas: otros compromisos, presupuesto limitado, situaciones climáticas, políticas de gobierno, problemas de las amistades.

Algunos suenan a pretexto, tal vez otros no tanto. Por ejemplo, para algunas personas, las situaciones climáticas, puede significar un fuerte obstáculo; para otras no tanto, pero sí un presupuesto limitado.

Estas resistencias se acentúan si se trabaja en algo nuevo y la experiencia es retadora, aprender algo nuevo, superar la curva de aprendizaje suelen alimentar los pretextos.

Espera resistencia y cambia la perspectiva de los pretextos

Tener una perspectiva distinta respecto a los pretextos para no trabajar en cumplir metas será de gran ayuda para superarlos. Es el enfoque que hay que tener cuando se presente alguno.

Considera la siguiente situación, no es lo mismo correr en un circuito plano, que en una colina cuesta arriba; en el segundo el reto y el desgaste son mayores. Pero también los beneficios lo son, cómo conseguir más fortaleza, sentirse con más seguridad.

Si planteas un objetivo grande, espera que aparezcan los pretextos. Resistencia y metas se acompañan una a la otra.

Asóciate con otra persona o trabaja en equipo

Esta es de las mejores estrategias para alcanzar metas y más cuando los demás son personas responsables.

Cuando aparecen creencias limitantes respecto al poder o querer conseguir objetivos, las barreras se vuelven argumentos sólidos para demorar el éxito.

Sin embargo, al trabajar con otra persona, esas limitantes no serán consideras como tales y pueden ayudarte a cambiar el enfoque y retomar el camino.

Una persona con alto grado de responsabilidad, no aceptará abandonar sus objetivos por una creencia limitante.

Es una buena oportunidad para aprender de esa persona y cambiar pensamientos y hábitos por otros más favorables.

La motivación al trabajar en equipo

Al igual que al trabajar con un socio, trabajar en equipo permitirá, combatir los pretextos para no trabajar en cumplir metas ya que se trata del beneficio o afectación grupal.

Además, es una buena oportunidad para conocer otros puntos de vista, alguien que superó el hábito de formarse pretextos.

Eso sí, es importante trabajar con un equipo motivado, en un ambiente de optimismo, de lo contrario, conseguir objetivos, se convertirá en una odisea y fortalecerá los argumentos en cada pretexto.

Conoce más sobre cómo motivar a un equipo de trabajo, en el siguiente post,

Cómo motivar a un equipo de trabajo + 5 técnicas para conseguirlo.

Reprograma tu mente y cambia los diálogos

Otro motivo que da lugar a los pretextos, son las programaciones que suelen estar muy arraigadas.

“No puedo …”, “No soy capaz …”,

Son resistencias para el logro de metas y objetivos.

¿Qué hacer al respecto para vencerles?

Cambiando el enfoque y reestructurando el diálogo; un recurso muy útil son las preguntas. Ejemplo, ante la expresión,

“No puedo conseguir que una meta se convierta en realidad…”.

Puedes plantearte la siguiente pregunta,

“¿Cómo conseguí a aprender a leer y escribir?” o cualquier otro logro, aunque sea muy pequeño. La idea es conseguir motivación y recursos que ayuden a cambiar el enfoque y vencer la resistencia. También puedes encontrar elementos de aquel logro, que sean de utilidad para la meta actual.

Aprende a pensar en grande

Recuerda los grandes descubrimientos e inventos, la gravedad, los autos, el teléfono, la electricidad; se necesitó mucho esfuerzo y pasar por grandes pruebas. Pero marcaron un antes y después en la historia.

Pensar en grande te permitirá plantearte metas más altas, por ejemplo, a nivel empresarial, mejorar los productos y servicios, proporcionar más valor a los clientes, esto implica también dejar aprender a superar los pretextos y resistencia para lograr objetivos.

En el siguiente post, te comparto más acerca de cómo aprender a pensar en grande,

Cómo aprender y pensar en grande para elevar tus expectativas de éxito.

¿Eres de alto rendimiento o amateur?

Un enfoque que ayuda a superar los pretextos para no trabajar en cumplir metas es la práctica de los deportes.

Para un deportista aficionado practicar el deporte favorito suele ser un pasatiempo. Practicarlo varias por semana, está bien; dejar pasar la siguiente semana debido a otras prioridades, trabajo, momentos para otros pasatiempos, reuniones sociales, también está bien; ya habrá tiempo para retomar las sesiones de ejercicio.

En cambio, un atleta de alto rendimiento se ocupa y se compromete para obtener mejores desempeños. Hacer ejercicio más de una vez al día, por varias horas, entrenar diariamente a pesar de que las condiciones climáticas no sean muy favorables, cuidan la alimentación, desarrollan un plan de entrenamiento. Practicar diariamente no es una opción; la meta es lograr éxitos, mejorar continuamente, eso implica, dejar a un lado los pretextos, la resistencia.

Así como la metáfora anterior, ¿Qué te gustaría ser? ¿Un profesionista aficionado o de alto rendimiento?

Reflexiona sobre cómo cada uno considera sus metas deportivas,

• Un pasatiempo vs compromiso por desarrollar habilidades.
• Entrenamiento opcional vs. plan de entrenamiento y mejora, entrenamiento diario sí o sí, lograr alto desempeño en resultados.
• Cambio de prioridades con otros pasatiempos vs. disciplina y compromiso con el entrenamiento.

Y estas diferencias también se reflejan en los resultados que cada atleta obtiene en una lid deportiva.

Reconoce y acepta los errores

Hay una frase que reza “Sólo no se equivoca, quien no lo intenta”. No intentarlo implica, no avanzar.

“Me voy a equivocar …”, “No quiero cometer errores cómo <persona A> o <persona B>”. Si estos son pretextos para no trabajar en cumplir metas ten en considera lo siguiente, el camino hacia el éxito no es tan directo, pero con cada error tienes la oportunidad de aprender y salir fortalecido.

Encontrarse con dificultades, contratiempos, eventos no planeados, cambios repentinos, cometer errores, fracasar, todos suelen ser compañeros de viaje, aunque no estén contemplados, aunque no se incluyan en los planes de trabajo.

Qué se puede hacer ante los errores, los fracasos? Primero, cambiar la perspectiva del fracaso a nuevas experiencias. ¿Qué puedes aprender ellos?

Quizá,

• Te ha permitido identificar áreas a mejorar, algo que es necesario cambiar.
• Ahora ya conoces que es lo que no hay que hacer.
• Te permite diseñar un nuevo plan de formación.

Un fracaso suele estar acompañado de emociones negativas. Hay que cambiar el enfoque, analizando de manera constructiva que sucedió.

Conoce cómo gestionar los fracasos en el siguiente post,

7 acciones para pasar del fracaso al éxito.

Conclusiones

Encontrar dificultades, miedos, incertidumbre, en sí, pretextos para no trabajar en cumplir metas se presentará a lo largo de los proyectos.

Algunas de estas resistencias suelen estar muy instaladas y forman parte de cómo se visualiza el mundo. “No puedo debido a …”, “No es posible por …”. Esto a pesar de tener una motivación inicial e incluso después de elaborar con un plan para conseguir el propósito deseado.

Una meta, se elabora con la finalidad de tener un futuro mejor.

No siempre el hay un camino directo al éxito. Es importante identificar los pretextos y aceptarlos cuando se presenten. De no ser así, serán barreras invisibles que pueden ocasionar se abandonen los anhelos.

Identificar los pretextos para no trabajar en cumplir metas es un paso para trabajar en vencerlos. Además de despejar el camino hacia un mejor futuro, se conocerá como gestionarlos en nuevas metas.

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Día a día trabajas brindando lo mejor de ti, para ser eficiente, cumplir con la agenda, planes, objetivos, tener buenas relaciones personales y profesionales. Pero despistadamente y sin percibirlo, hay algo que se está haciendo bien, cómo cometer errores de la comunicación ya sea oral, escrita, no verbal.

Suelen presentante situaciones no planeadas, actividades que necesitaron más tiempo de lo previsto y el tiempo es más recortado, por lo que se suele trabajar “al vapor” en las siguientes tareas; en un discurso, una presentación y por falta de tiempo suficiente, pueden asumirse algunos puntos y omitir otros.

Algo suele ocupar tu atención, quizá algún asunto que impide concentrarte en el momento presente. Quizá algún colaborador se acerca para comunicarte algún asunto importante y tienes la mejor disposición de escucharlo, pero tus acciones no verbales dicen lo contrario; quizá estás atendiendo una reunión y afirmas que escuchas a los participantes, pero tu comunicación corporal dice que deseas salir de allí.

En esos buenos propósitos, suelen realizarse acciones no congruentes y que no se alcanza a percibir el impacto en las personas, en los resultados.

Los errores de la comunicación que se hacen de forma despistada pueden causar confusiones leves o consecuencias graves. Te presento a continuación, 7 errores comunes y que hacer para evitarlos.

Minimizar la importancia de la gramática

En las palabras siguientes,

• banqueta / banquete.
• Afecto / efecto.
• Notario / notorio.
• Ramón / ratón.

Una letra es distinta, sin embargo, cambia el significado de la palabra.

Al redactar un correo, un informe o mensaje, se presentan este tipo de situaciones. Si estos cambios en la gramática son desapercibidos, puede cambiar el significado del texto, del mensaje.

Quizá este tipo de errores tipográficos se percibido por los destinatarios, interpreten el significado correcto y todo quede así.

Por otro lado, esta confusión puede ser el origen de una discusión por e-mail; en donde los destinatarios involucren a más personas, alterando el propósito del mensaje original y llegando a afectar la armonía en el lugar de trabajo.

Asegura la estructuración y gramática del texto

Al redactar un correo, hay que vaciar las ideas en el contenido del texto; antes de enviarlo, es importante asegurar la estructura y gramática del mismo, puntuaciones, la escritura de las palabras.

Auxiliarse de un diccionario, leer en voz alta, consultar a otra persona antes de liberarlo, será de gran ayuda para corroborar el significado del mensaje.

Desestimar la capacidad de las personas

“No encuentro problema en ese planteamiento; en mi opinión no hay porque preocuparse”, “no hay aún información oficial”.

Probablemente el líder pretende alentar a los colaboradores ante circunstancias complicadas, cambios organizacionales, tratando de ocultar la realidad o intentar comunicarles que todo transcurre con normalidad.

Con estos argumentos, quizá por el momento tranquilice al equipo de trabajo, pero si la realidad es distinta y los colaboradores se enteran, no sólo se desmotivarán y se sentirán confundidos. La confianza en su líder disminuye.

¿Qué tal si trabaja en equipo para solucionar los problemas?

De los errores de comunicación más frecuentes – dejar de comunicar o explicar

“Mis colaboradores no entienden, bastará el decirles, así es como vamos a trabajar”.

Con esa postura, la confianza con las personas se verá mermada, pues sentirán que se les limita, no se les reconocen sus capacidades.

¿Qué tal si hay el talento humano necesario para mejorar los procesos de trabajo, para innovar?

Los equipos suelen tener personas con talento y experiencia, con la capacidad de alcanzar o superar las metas de empresa. Es importante que el líder así los reconozca.

En el siguiente enlace te comparto sobre cómo el talento humano ayuda a alcanzar metas de empresa,

Cómo la gestión del talento humano ayuda a lograr la visión de empresa.

Gestión inapropiada de las formas y medios para comunicar

Considera las habilidades para comprender un mensaje

En programación neurolingüística, existen los sistemas representacionales, que son los canales por los cuales a las personas se les facilita aprender mejor, visual, auditiva, kinestésica.

Un e-mail es un excelente medio para transmitir información; sin embargo, no necesariamente el más adecuado para que las personas comprendan el mensaje del contenido que reciben.

Si el contenido es extenso en cuanto al texto, una persona predominantemente auditiva, seguramente lo asimilará sin problema. Pero las personas visuales y kinestésicas pueden dispersarse; las personas visuales aprenden mejor mediante imágenes, diagramas; las personas kinestésicas, mediante las emociones.

Una forma de asegurarse que las personas comprendan el mensaje, es realizando reuniones presenciales y dirigir el tono de la comunicación, durante la conversación, agregar elementos visuales, imágenes, diagramas, utilizando frases en tono visual. Lo mismo aplica para el tono kinestésico. Una persona auditiva, se sentirá muy cómoda con las palabras de la conversación.

Reaccionar precipitadamente

Se presenta un evento o situación que disparan emociones de miedo, enojo, que hace reaccionar, en lugar se gestionar la emoción apropiadamente, tranquilizarse y actuar de forma más serena.

La situación se visualiza y comprende diferente al reaccionar precipitadamente a la emoción y al gestionarla de forma correcta.

La falta de inteligencia emocional genera entre otros, errores de la comunicación y llega a tener consecuencias para el líder; en la toma de decisiones, en las relaciones, en la confianza con las personas, equipo de trabajo, clientes, colaboradores, etc.

Es importante para el líder y los colaboradores, que desarrollen inteligencia emocional.

Cómo identificar la falta de inteligencia emocional.

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Cuál es el mensaje que los demás reciben

Sí las personas,

No saben cómo contribuir al rumbo de la empresa, quizá sea porque no tienen claridad sobre el destino deseado.

Están indecisas o inseguras sobre cómo actuar en determinadas situaciones, quizá sea debido a que no se sienten apoyadas.

Se sientan desmotivadas, debido a que no se contribuye a ello.

Omisiones, pequeñas fallas o incongruencias en la comunicación no se alcance a percibir con facilidad.

¿Qué se puede hacer al respecto?

La comunicación no consiste en emitir un informe o proporcionar datos. Es hacer común el significado de un mensaje entre 2 o más personas.

Siendo así, pregúntate y cerciórate acerca de cuál es el mensaje que las personas reciben de ti.

Asumir que el mensaje ha quedado claro

Cuando esto sucede, se generan brechas, entre lo que el líder espera y los colabores realizan, que se traducen en,

• Expectativas diferentes.
• Compromisos que no se cumplen.
• Tareas que no se realizan.
• Resultados diferentes a los esperados.

¿Qué se puede para cerrar o reducir brechas?

Realiza preguntas cuyas respuestas sean más que un sí o un no. Permite que se establezca diálogo en que puedas verificar la claridad del mensaje, así como dudas, expectativas de los colaboradores.

No prepararse para hablar en público

Los discursos de un líder, levantan expectativas sobre el contenido, entre los colaboradores, clientes, miembros del consejo directivo de la empresa.

Uno de los errores de la comunicación consiste en desarrollar al vapor ese discurso o ponencia.

¿Cuál es el objetivo de la presentación? Si se presentan cifras, ¿Cuál es el soporte de las mismas? ¿Cuál es el impacto en la empresa de las cifras a presentar, en la comunidad?

Los deportistas entrenan antes de una competición. Los actores ensayan una obra de teatro. El mismo líder se prepara para serlo. Entonces ¿Por qué no practicar antes de presentar una ponencia?

Es posible que aun después de la presentación, surjan dudas, comentarios, inquietudes sobre conocer el origen de los datos, tendencias y más aún.

Desarrolla confianza y buena imagen cómo líder, asignando el tiempo suficiente para la preparación de cada discurso o ponencia.

Expectativas de poder

El líder necesita tener claridad sobre su rol frente al equipo. Efectivamente tiene más autoridad y poder de decisión, pero debe ejercerlas para conseguir mejores resultados, cuidando la relación con sus dirigidos.

Las expectativas de poder es otro de los errores de la comunicación, que consiste en no balancear cómo se transmite la autoridad.

Esto es, no se trata de generar un ambiente de discordia. Pero tampoco una sensación de comodidad permanente.

Es importante que el equipo comprenda que hay que adaptarse a las situaciones. Existen etapas en las que el nivel de exigencia es alto, así lo requieren las circunstancias internas y externas. En otras ocasiones, se puede disfrutar de momentos de celebración, cierres exitosos, cierres de ciclo. Otras ocasiones, son oportunidades para formación.

Comunica correctamente el balance del poder, la forma de trabajar en cada circunstancia y consigue el apoyo del equipo.

Falta de empatía

Uno de los errores de la comunicación que se comenten con frecuencia, es no dar la oportunidad al interlocutor de expresar tu mensaje completo.

Al escuchar una frase o palabra, se enjuicia el significado, se interrumpe a la persona, incluso se le reprende.

Además de ser un área de oportunidad de la comunicación, puede dañar la confianza, por lo que es importante desarrollar un mejor nivel de escucha, cómo la escucha activa.

Qué es lo que el líder no considera correcto

Un líder tiene un panorama más completo sobre la situación de la empresa, por lo que suele saber algo que los colaboradores no.

Eso que no conocen los colaboradores y el líder sí, ¿cómo se está gestionando?

¿Se trata de algo a lo que los colaboradores no tienen acceso? ¿Es algo que corresponde al futuro próximo?

O ¿Es algo que los colaboradores realizan frecuentemente? si es así ¿están haciendo lo correcto? ¿Cómo van a saber los colaboradores si alguna acción es o no del agrado del líder si no tienen claro sus expectativas?

Uno de los errores de la comunicación es la falta de transparencia.

Para conseguir un ambiente de trabajo sano, es líder necesita ser claro y explicar porque se tiene que hacer determinada acción, porque no se debe hacer, en lugar de una explicación tipo “Es algo que no debes de saber”.

Conclusiones

Por tratar de ganar tiempo al tiempo, o recuperar retrasos, se suelen hacer omisiones, se comenten errores de la comunicación sin percibirlo así.

Trabajar al vapor, algunas situaciones representan retos para los líderes, actividades que no están en la agenda pero que hay que atender; tomar alguna decisión, comunicar algún mensaje. A pesar de la necesidad de actuar inmediatamente, es importante reservar tiempo para prepararlo, revisarlo antes de enviar ese correo electrónico, exponer la ponencia o mensaje.

¿Están comprendiendo los demás lo mismo? Hay que recordar que una buena comunicación consiste en hacer común el significado de un mensaje entre 2 o más personas. Por lo que más que asumir, hay que verificar que efectivamente para los involucrados, el significado del mensaje sea el mismo.

Los errores de la comunicación producen impactos diferentes. Hay que identificarlos y trabajar en ellos para que el impacto sea de menor escala. Ya que, puede ser que un tipo de error sea imperceptible para los receptores. Sin embargo, algunos pueden ir más allá, causando severas consecuencias, largas discusiones, crisis, entre otras.

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¿Qué se necesita para aportar nuevas ideas en el área de trabajo, en la empresa? ¿Cómo liderar al equipo de trabajo para facilitar y motivar este proceso?

La creatividad, a través de nuevas ideas brinda beneficios a las personas, a los equipos de trabajo, a las empresas. Representa la ocasión para renovarse, dar un paso adelante en el mercado, para generar propuestas novedosas, del agrado de los clientes, entre muchos más.

El proceso creativo trae algunos retos.

Por un lado, una buena idea no puede llegar a convertirse en tal, si no se le brinda el respaldo y seguimiento adecuado.

Los retos que trae un escenario de innovación son más sencillos para las personas quienes tienen desarrolladas habilidades creativas. Pero también habrá quienes puedan aportar nuevas ideas por el conocimiento y experiencia que han acumulado.

También se presenta el reto de integrar equipos de trabajo; quizá no se conozcan, el estilo de los integrantes para realizar tareas sea distinto, prioridades distintas.

Los siguientes puntos te ayudarán a liderar equipos de trabajo con el objetivo de aportar nuevas ideas.

Calendariza reuniones que propicien aportar nuevas ideas

Aportar nuevas ideas requiere de un punto de inicio. Efectuar reuniones con esta finalidad, contribuye a ello.

Las buenas ideas no faltan en una empresa, pero quizá estén dispersas y que sean sólo eso, propuestas. Las reuniones, proyectos de creatividad representan el impulso que necesitan estas propuestas para desarrollar su potencial.

Que el líder promueva la organización de reuniones con propósitos creativos, es una señal positiva que apoya las iniciativas para mejorar o innovar.

¿Qué ventajas ofrece la calendarización de reuniones para generar nuevas ideas creativas?

Las ideas en potencia, necesitan prueba y error, no de reuniones aisladas. Necesitan seguimiento,

• En qué consistió la prueba.
• Resultados.
• Qué funcionó.
• Qué no funcionó.
• Modificaciones.
• Cómo hacer una mejor nueva prueba.

Algunas ideas, pueden funcionar después de algunas pruebas. Otras ideas, pueden parecer en un principio, improcedentes, no prácticas, pero pueden llegar a representar la solución más adecuada. Acepta entonces todas las propuestas.

Reuniones para crear lluvia de ideas

Una técnica para aportar nuevas ideas es el brainstorming o lluvia de ideas. Ya sea para fines de encontrar solución a un problema, mejorar o crear productos, procesos o servicios, canalizar adecuadamente las ideas, resultarán en beneficios para el equipo, para la empresa.

Conseguir beneficios a través de aportar nuevas ideas, reforzará la cultura por la creatividad.

¿Cómo hacer una lluvia de ideas? Te comparto más del tema, en el siguiente enlace,

Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

Construye un ambiente adecuado para aportar nuevas ideas

¿Qué favorece el flujo de las buenas ideas?

• Un clima de confianza y apertura.
• Comunicar con claridad en lo que se desea obtener.
• Alejarse de la rutina diaria.
• Motivar a que todos aporten.
• Aprovechar el conocimiento y las habilidades de los participantes.
• Proporcionar materiales para desarrollo de ideas.

Un escenario creativo requiere de apoyo.

A mayor cantidad de ideas, más probabilidad de conseguir los resultados deseados. Hasta que no se compruebe lo contrario, considera las todas las propuestas que se han planteado como ideas en potencia.

Asume roles del guía y observador

Reunir a los involucrados en la temática, facilita el rumbo del proceso, ya que todos estarán familiarizados con el desafío.

Sin embargo, se requiere de un guía para el proceso y quien aporte diferentes puntos de vista.

Rol del facilitador

Una característica de los procesos creativos es no llevar un orden, en sí, eso facilita el flujo de las ideas

Sin embargo, es importante la presencia de un guía para ubicar al equipo para que las ideas estén orientadas de acuerdo al rumbo esperado.

Rol del observador

Aportar nuevas ideas puede suceder que los involucrados estén enfocados en la temática.

El nivel de involucramiento puede ser tal que resulte en algunos inconvenientes, círculo vicioso, falta de un enfoque distinto, la comunicación puede tomar un rumbo diferente respecto a los objetivos y eso dificulta superar pruebas y obstáculos.

Un observador proporciona una gran ventaja a los participantes en un proceso creativo, proporciona un punto de vista diferente, que es de gran utilidad en superar círculos viciosos, descubrir puntos ciegos y obstáculos.

Es importante que el observador mantenga un punto de vista neutral, no involucrarse o involucrarse en los diálogos; mantenerse “ajeno” al proceso mejora en rendimiento.

Conoce más sobre el rol del observador, en el siguiente enlace,

Dinámicas de comunicación – 7 ventajas del rol de observador en un grupo.

Rotación, diferentes proyectos, nuevas experiencias para las personas

La experiencia, el conocimiento respecto a una temática específico son fortalezas para encontrar propuestas, soluciones, qué hacer, cómo mejorar.

Pero conocer algo diferente, contribuye a adquirir nuevas experiencias a las personas y también es favorable para aportar nuevas ideas.

Asignarlos a nuevos proyectos, realizar rotación de funciones, proporciona nuevos conocimientos y experiencias a las personas.

La rutina puede llevar a estancamientos

Conocer cómo realizar una rutina de trabajo, hace a las personas expertos. Se puede transmitir ese conocimiento más adelante.

Sin embargo, si se requiere improvisar ¿cómo serán los resultados de ese reto? Si después de un tiempo de realizar lo mismo, se presentan cambios importantes ¿Cómo será la reacción a los cambios?

La variedad, la improvisación, los cambios, son elementos al generar nuevas ideas. De ahí la importancia de variar la rutina de trabajo de las personas, en pro de crear propuestas.

Después de realizar una misma rutina por mucho tiempo, las ideas no aparecen, pues se está familiarizado con la rutina, no con los cambios. Hay que cuidar no caer en zonas de confort.

Te dejo más enlaces del tema,

7 razones para salir de la zona de confort.

Como abandonar zona de confort y convertirte en un líder que inspira.

Tiempo para pensar

Aportar nuevas ideas puede darse en un periodo de tiempo breve. Pero también puede representar un proceso más largo.

Pueden presentarse diferentes escenarios.

Entender la finalidad del proceso,

• Qué problemas resolver.
• Qué hay que mejorar.
• Equipo de trabajo, horarios y fechas de las reuniones para creatividad.

El concepto a crear puede generarse en múltiples ideas. A partir de ahí, hay que trabajar para unificarlas.

Llegar a la solución puede ser complicado, algo así como armar un rompecabezas, por lo que hay que dedicar para encontrar el lugar de las piezas y colocarlas en el mapa completo.

El mismo proceso creativo no finaliza al concebir una idea. Hay que aterrizarla, realizar pruebas, obtener conclusiones de los resultados, realizar ajustes y volver a realizar pruebas.

Integrar al equipo de trabajo, más cuando no han trabajado como tal en el pasado, requiere de tiempo para conocerse, coordinarse, que la ideas empiecen a fluir.

Guía al equipo a visualizar cambios y oportunidades para mejorar

Quizá para algunas personas sea muy fácil generar ideas. Una idea, puede llevar a otra más y así sucesivamente.

¿Y qué aporta cada una de ellas? La unión de cada una de ellas puede llegar a ser una propuesta atractiva e innovadora. Es parte de la libertad que necesita el grupo de trabajo.

Sin embargo, es importante la guía del líder para visualizar oportunidades, más que sólo crear ideas.

Las preguntas para visualizar perspectivas diferentes

Puede ocurrir estancamiento para la creatividad, que no surjan propuestas, falta de inspiración.

Una persona ajena al proceso o que no esté directamente involucrada puede proporcionar valor, por medio de historias, anécdotas de eventos de creatividad, dinámicas y preguntas.

En el caso de las preguntas, tienen la capacidad de cambiar el enfoque, accesar la experiencia, descubrir cómo sí hacer fluir las ideas.

En el siguiente enlace, te comparto 20 preguntas que pueden ayudarte en el proceso creativo,

20 Preguntas abiertas y poderosas que guiarán a superarte.

Organizar las ideas

Son buenas noticias la generación de ideas. Pero hay que cuidar que el proceso no quede aquí, pues pierden su valor.

¿Cuál es el potencial de cada idea? Hay que aplicarlas.

Hay que probar, cometer errores, corregir, volver a probar, hasta descubrir cómo si puede funcionar.

Si se generan 10, 20 o más ideas, hay que seguir los pasos anteriores, hay que organizarlas.

Convertirse en generador de ideas, es cómo diseñar un proyecto en papel y dejarlo guardado en el escritorio.

Qué el estilo de liderazgo inspire confianza

Inspirar confianza, escuchar a las personas son claves para la creatividad.

La creatividad, es cómo un proyecto en el que los resultados se obtienen en tiempo y forma para algunas tareas; para otras, pueden presentarse demoras y obstáculos.

Una forma de ayudar a resolver los obstáculos, es incorporar al equipo un observador con todas las ventajas que representa este rol, como se mencionó anteriormente.

La gestión de los errores

Todo lucía bien en un principio, se invirtió tiempo, esfuerzo y la idea, no funcionó, el resultado no fue el esperado.

La idea puede ser potencial, pero algo faltó, se cometió algún error. Quizá hasta después de varios intentos, se descubra el error.

En efecto, los errores causan reprocesos, demoras, afectan al ánimo; sin embargo, tienen un lado positivo, aprendizaje, para los involucrados, en este caso en la idea, y al equipo en general.

Es como hay que gestionar los errores, brindar la oportunidad de aprender para compartirlos y aportar nuevas ideas con más valor.

Conclusiones

Aportar nuevas ideas son parte del proceso de renovación, tanto para las empresas cómo para representa la vía para mantenerse vigente.

Quizá una idea brillante no se genera a diario o al menos en un inicio así parece ser, por lo que es importante que el proceso creativo tenga un seguimiento; calendarizar reuniones para este propósito es una buena iniciativa.

Es importante el apoyo del líder, guiando a su equipo a enfrentar los retos.  Generar nuevas ideas es en sí un proyecto, con tareas, personas involucradas, desafíos.

También es importante, guiar al equipo para que aportar nuevas ideas esté en dirección a los objetivos de la empresa.

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Evitar distracciones ¿representa todo un reto? Es importante enfocarse en el trabajo para cumplir objetivos y metas, aunque no siempre el escenario es ideal.

Atender múltiples proyectos, correos electrónicos, llamadas o una distracción de 5 minutos que se convierte en mucho más tiempo, ya que además de desviar la atención, para recuperar el ritmo de la tarea en curso requiere también tiempo.

No poder concentrarse en el trabajo afecta la productividad y eficiencia. Emplear más tiempo de lo presupuestado o volver a reprocesar tareas por errores ocasionados por distracciones, no es lo más deseable.

Las distracciones también llegan a afectar un proceso creativo, las ideas necesitan esfuerzo y enfoque en ellas para descubrir su potencial; de lo contrario su valor puede pasar desapercibido.

Pasar de las distracciones a enfocarse en el trabajo, es construir hábitos positivos, requiere dedicación y constancia. A continuación, te comparto algunas acciones para conseguirlo.

Planificación de las tareas

Elaborar un plan, ya sea desde un día anterior, para toda la semana, ayudará a enfocarse en el trabajo y tareas por realizar.

Con un plan se puede hacer una lista de los recursos que se necesitan para realizar cada tarea, lo que facilita la concentración para trabajar.

Conocer los recursos a utilizar durante el día, permite organizar el lugar de trabajo; objetos adicionales, cómo papelería u otros artículos, pueden ocasionar que la mente se disperse en otro tipo de actividades.

Asignar prioridades para enfocarse en el trabajo

¿Cuál es la prioridad de cada tarea de la lista de pendientes? ¿Qué tareas demandan más esfuerzo y concentración? ¿Qué tareas deben ser entregadas hoy?

Asignar prioridades, además de organizarse mejor, contribuye a trabajar con más eficiencia. Por ejemplo, durante un día hay 3 tareas prioritarias y una en especial, requiere un esfuerzo considerable de concentración y desgaste de energía. Entonces, es esa la tarea con la que hay que empezar el día. Efectuar actividades con estas características cuando ha transcurrido una buena parte del día, puede dar lugar a invertir horas adicionales a la jornada laboral, se está más propenso a cometer equivocaciones.

Conoce más sobre asignación de prioridades, en el siguiente enlace,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Agrupa por tipo de tareas

Una que has logrado concentrarte en la temática de una tarea y conocer más de la situación actual, aprovecha ese momento para realizar más actividades similares, así será más sencillo enfocarse en el trabajo.

Por ejemplo, si realizas una visita al área de calidad para asistir a una reunión de trabajo y en la lista de tareas incluyen una reunión en el área de finanzas, otra en el área de recursos humanos, una visita guiada al cliente por el área de calidad.

La recomendación es, al finalizar la reunión en el área de calidad, agenda el recorrido con el cliente; durante la junta puedes aprovechar para enterarte de las novedades y compartirlas con los visitantes.

Evita multitasking

Quizá al estar atendiendo tareas similares, te sientas motivado a atender más de una tarea a la vez, aprovechando la inercia e involucramiento de la temática.

Sin embargo, cada vez que cambias de tarea necesitas tiempo para reenfocarte en la tarea anterior o siguiente, lo que dificulta la concentración y la eficiencia en el resultado final.

Utiliza el poder de mantenerse enfocado para aumentar la productividad y la eficiencia.

En el siguiente enlace te comparto más sobre el tema de productividad,

Qué es productividad, definición + 5 dinámicas para líderes tenaces.

Que el ambiente sea adecuado para enfocarse en el trabajo

Reducir el ruido

El ruido es los principales elementos que propician la distracción. Ya sea que el ambiente de trabajo donde se encuentran líneas de fabricación en movimiento, en un lugar con mucho flujo de personas, etc.

Una alternativa para reducir el ruido del ambiente y facilitar la concentración en el trabajo, consiste en utilizar audífonos y escuchar música relajante.

Además de aislar el ruido, es importante enfocar la atención visual en la tarea, ya que, en un área con mucho movimiento, puede convertirse en un factor para la distracción.

Herramientas de trabajo adecuadas

Por ejemplo, si trabajas con un software o equipo de cómputo con tiempos de respuesta altos, no sólo contribuye a la distracción, sino que afecta la productividad e inclusive a otras personas que esperan el resultado de ese trabajo. Lo mismo aplica, a la calidad de señal de internet.

En este caso, es importante revisar las recomendaciones y mejores prácticas para operar los equipos de cómputo, así como realizar mantenimiento preventivo y correctivo. Más de desviar la atención en otros asuntos, se trata de cómo trabajar de forma más eficiente.

También hay que cuidar aspectos que no parecen relevantes, pero son grandes distractores, cómo la comodidad del lugar de trabajo, silla y escritorio.

Un mal soporte de la silla, puede ser incómodo con el paso de las horas, hasta el punto en que sea muy difícil concentrarse.

En este último caso, hay que mencionar que, para largas jornadas, hay que realizar pequeñas pausas, ya que el nivel de energía disminuye conforme pasan las horas del día. Cuando la concentración en una tarea es muy prolongada, una pausa puede ayudar elevar el nivel de eficiencia de la actividad.

Gestión de tareas grandes y complejas

Divide en pequeñas tareas

Hay una metáfora que dice, “¿Es posible comer a un elefante? Sí, es posible; ¿cómo? En pequeñas porciones”.

Una ventaja de dividir una tarea, es que hace más sencilla su realización. Pero es importante planificar los pasos a seguir, la coordinación de las mismas, cuántas personas estarán involucradas, la función que van a desempeñar, etc. Hay que enfocarse en el trabajo y en elaborar el plan.

Hay mucho tiempo para realizar la tarea

Una de las sensaciones que generan las tareas grandes es que hay tiempo de sobra para realizarlas. Así la atención suele enfocarse en tareas más placenteras.

Sin embargo, la realidad es distinta. Si hay mucho tiempo para realizarla, semanas, un mes o más, pero es debido a la complejidad de la actividad y el tiempo asignado suele ser justo para completarla.

Dividir las tareas, ayudará a cambiar la percepción del tiempo y reducir la tentación de distraerse. Por ejemplo, tareas cortas de 3 o 4 horas de duración, la sensación de que el tiempo para su entrega está ya próximo, ejerce presión para concentrarse en el momento actual y el resultado esperado.

Etiquetar las etapas de tareas complejas

• ¿Por dónde empiezo?
• ¿En qué etapa estoy trabajando?
• ¿Qué avance llevo?
• ¿Qué etapas están pendientes por realizar?

Una acción para desarrollar tareas complejas consiste en etiquetar con pequeñas notas cada una de las etapas de la misma

• Finalizada.
• Pendiente hacer …
• Se unificó con la etapa …
• Se canceló.
• Otras anotaciones.

Las notas proporcionan un panorama global de la situación, permite ubicar los siguientes pasos.

La idea es evitar sentirse abrumado para complejidad de la tarea y distraerse en otros asuntos.

Cuida el nivel de energía

Dedicar más cantidad de horas a trabajar, ayuda a completar un proyecto antes de lo planificado, quizá sí.

Es una buena opción en pequeños proyectos, de algunos días de duración.  Horas extras por día puede ayudarlo a completar antes de lo previsto.

Por otro lado, en ocasiones, surgen los imprevistos y la salida más viable es dedicar horas adicionales para solucionarlos.

La situación cambia en plazos más amplios, trabajar largas jornadas por semanas, meses, el nivel de energía disponible puede traducirse en cansancio y obstaculizar la concentración.

El agotamiento mental, la falta de horas de sueño, dificulta enfocarse en el trabajo.

Se puede hacer un esfuerzo en estas condiciones, sin embargo, la concentración será sólo por lapsos de tiempo.

Después se requiere de otras actividades, como caminar por los pasillos de la oficina, en el exterior, consumir agua, café. Estas actividades son favorables a la concentración, pero la solución más adecuada es reestablecer el equilibrio, trabajo – descanso.

Gestión de buenas y malas noticias

Las emociones y la concentración en el trabajo

Las emociones influyen en el estado de ánimo y en la concentración. Una noticia, puede afectar a las personas de forma diferente. Hay quienes reciben la información e inmediatamente retoman la rutina de sus actividades, para otras, el día cambió. La atención se enfoca en digerirla, más no en la rutina diaria de trabajo.

 Impacto de las noticias negativas

¿Cómo impactan las noticias negativas? Quizá hay algo que te preocupe en relación a esa noticia y afecte en lo personal; entonces las prioridades cambian y el enfoque también.

Impacto de las noticias positivas

Si durante el día llegan noticias sobre promociones, sobre ascensos ¿Cómo cambia el día para ti? ¿Enfocas la atención nuevamente en las tareas? O ¿La emoción, es nivel de felicidad es tal que, más que en atender una tarea te esfuerzas por hacerla perfecta, aunque eso implique desviar la atención?

Es importante gestionar este tipo de eventos, pues aunque se trata de una posibilidad, ¿Qué sucederá si es otra persona, sea quién reciba la promoción?

Cómo gestionar las emociones de las noticias

¿Alguien más en el área de trabajo puede ayudarte a normalizar el estado emocional? ¿Qué tal si tomas un breve descanso para recuperar la concentración? ¿Te preocupa algo, la solución está en tus manos y necesitas salir del lugar de trabajo para sanar la preocupación?

Es importante buscar alternativas para la gestión de las emociones, definitivamente, tienen un lugar destacado en la vida, en lo profesional, para enfocarse en el trabajo y conseguir resultados deseados. Esto es inteligencia emocional.

Te comparto más del tema, en el siguiente enlace,

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Conclusiones

Enfocarse en el trabajo para lograr los objetivos, hay que considerar el nivel de energía disponible y trabajar para concentrarse en las tareas.

Puede tratarse de un día con carga de trabajo equilibrada o un día lleno de desafíos, con actividades que demanden mucho desgaste de energía física o mental.

Por otro lado, los momentos o elementos que propician distracción están presentes y no sólo es durante un periodo breve; una distracción de “1 minuto”, se puede convertir en horas.

Las distracciones afectan a la productividad y eficiencia. Es importante conocer e implementar efectuar acciones que resulten en una mejor concentración y así enfocarse en el trabajo para cumplir objetivos.

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¿Te suena familiar lo siguiente?, ¿qué a pesar de haber realizado muchas actividades durante el día, queda la sensación de que el día se escapó, que los avances no correspondieron al esfuerzo invertido? ¿en que no se avanzó? ¿Esa sensación se repite día tras día? ¿Habrá enemigos del tiempo de los que no te has dado cuenta y están afectando la productividad?

¿En que afectan estos enemigos del tiempo a las personas y organizaciones?

Planear nuevamente el día o la semana, alargar la jornada, trabajar bajo presión, demorar otras actividades o proyectos, mayor consumo de recursos, energía eléctrica, internet, menor tiempo para actividades personales.

Aunque existen factores externos que afectan el manejo eficiente de tiempo, en más de las ocasiones, uno mismo es el responsable por los mayores enemigos del tiempo en el trabajo y en la vida diaria, de ahí la importancia de reconocerlos y realizar las acciones para mejorar la productividad.

Los 10 mayores enemigos del tiempo en el trabajo

Los radiopasillos

La información no oficial, en la que se suele magnificar algún escenario no sólo es de los mayores ladrones o enemigos del tiempo, sino que suele ser fuente de desmotivación para las personas.

Por un lado, el rumor suele ser tan llamativo y poderoso, que es fácil caer en una dinámica nada favorable de dedicarle tiempo a escucharlo, a comentarlo, analizarlo. Además, ocasiona que a concentración en las tareas disminuya debido al estrés y la desmotivación que produce.

Comunicación constante desde el líder para reducir el efecto del radiopasillo

Los cambios fuertes en las empresas, una alianza o fusión, alguna crisis, son escenarios propicios para que el radiopasillo aparezca.

Por ejemplo, una fusión entre 2 empresas, puede generar rumores acerca de reducción de gastos, de personal, llegada de nuevos líderes e incertidumbre en cuanto al estilo de dirigir; también rumores sobre ascensos, mejores prestaciones, etc.

La comunicación constante de parte del líder, actualizándolos en cuanto a noticias, inclusive cuando no haya claridad sobre un aspecto comunicarlo así, reducirá considerablemente el poder del radiopasillo y lo que genera en el ambiente de trabajo.

Desorganización

Sucede en los momentos cuando se va a realizar una tarea surgen las preguntas cómo, ¿A quién va dirigido el resultado? ¿Quién la solicitó? ¿Bajo qué especificaciones fue solicitada dicha tarea? No hay claridad o respuesta las preguntas anteriores.

Investigar sobre las características de la tarea, quién la solicita, si se trata de una queja de cliente, se convierten en enemigos del tiempo y de la efectividad.

Procedimientos y soporte para realizar tareas

Los procedimientos sobre cada proceso, así como la documentación y flujo de tareas son importantes.

No sólo en el aspecto de cómo administrar mejor el tiempo por tener claridad en las tareas, por ser más eficientes como empresa.

Por ejemplo,

• Tener registro del ingreso de una orden de cliente; conocer las especificaciones de producto o servicio, fechas compromiso de entrega.
• El seguimiento, en que status se encuentra la tarea, responsable en cada etapa de elaboración.

El cliente tiene también claridad sobre su orden, es buena imagen para la empresa.

Falta de planeación de tareas

Tareas duplicadas, falta de definición de prioridades, secuencia de realización de las mismas, son características de la falta de planeación.

¿Qué es lo que provoca?

Demoras, quejas, reprocesos, esfuerzos duplicados, incumplimientos, resultados no deseados.

Un plan de acción

Mientras el plan de acción está en construcción, no se iniciarán las tareas, sin embargo, proporcionará claridad y orden a las tareas.

Cuál es la secuencia de realización de actividades, quienes intervienen en cada una, relación de insumos y recursos, fechas de inicio y conclusión, seguimiento a cada tarea.

Elaborar un plan de acción requiere dedicar tiempo, pero es una inversión, ya que organiza y le da dirección a los recursos humanos, monetarios, materiales y al tiempo.

Falta organización en las reuniones de trabajo

¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Qué se pretende obtener o resolver? ¿Se tomarán decisiones? ¿Se trata de un seguimiento?

La falta de claridad en los objetivos en una reunión, representan enemigos del tiempo en el trabajo.

Reuniones productivas

Hacer que las reuniones sean productivas, permite la administración efectiva del tiempo de las personas en las empresas.

¿Cuál es el objetivo de cada reunión y que se pretende conseguir?

• Informativa, comunicar un hecho relevante o trascendente.
• Organización de proyectos, invitar a los participantes, comunicándoles el rol a desempeñar, fechas de inicio, formas de trabajar, estructura organizacional.
• Seguimiento a proyectos, se trata del seguimiento al plan del proyecto; ¿qué es lo que se está haciendo bien?, ¿qué obstáculos se presentan? ¿quiénes lo resolverán? ¿qué se necesita? ¿qué es lo que se va a cambiar?

En el siguiente enlace, te comparto un ejemplo sobre reuniones productivas y recomendadas para realizarse en las empresas,

10 temas de conversación en reuniones de negocio imprescindibles.

e-mails, ¿Para comunicar o dialogar?

Los correos electrónicos son un medio excelente de comunicación cuando, se comunican asuntos relevantes, se reciben requerimientos de clientes o se les comunica el avance de los pedidos, entre otros.

Los e-mails se convierten en enemigos del tiempo cuando, en lugar de comunicar novedades, se convierten en vías para discutir con los demás; correos con un contenido extenso en el que se involucra a más personas y en muchas ocasiones no se llega a un acuerdo.

Es fácil caer en este tipo de escenarios y más aún cuando se van anidando conversaciones previas o de otras personas.

Ten presente cual es el objetivo de los correos electrónicos

¿Es importante tratar el asunto de correos extensos que más que informar contienen conversaciones?

¿Qué tal tratar el asunto en persona, por teléfono o video conferencia?

Estar informados es importante y el correo electrónico es una excelente vía, pero seguramente hay tareas con mayor prioridad durante el día que leer correos.

Actuar en modo multitarea

¿Qué es lo que se pretende conseguir al tomar más de una tarea a la vez? ¿Ahorrar tiempo y ser más productivo?

No necesariamente es lo que se consigue; atender una tarea, dejarla empezada para tomar otra, después una más y regresar a la primera ¿En qué estabas cuando la interrumpiste?

Enfoca la atención en una tarea

Quizá el avance pareciera más lento, pero hay más efectividad y seguridad en lo que se hace; considera lo siguiente,

Actuar en modo multitasking es una buena forma de exponerse a cometer errores.

Imagina que manejas las cuentas de varios clientes y atiendes tareas de más de un cliente a la vez. Cada tarea contiene información confidencial y por error envías a un cliente información del otro ¿Cuáles serán las consecuencias?

Largas jornadas de trabajo

En ocasiones es la alternativa más viable para cumplir con una tarea o proyecto, dedicar horas extras al día, pues los resultados compensarán en beneficios, los esfuerzos dedicados.

Pero cuando se convierte en una costumbre las jornadas extensas se convierten en enemigos del tiempo en el trabajo.

El desánimo, la fatiga, los errores, ¿Qué se puede hacer para ser productivo?

Gestión del tiempo en el trabajo

Para esas largas jornadas, ¿existirá un área de oportunidad en cuanto a la gestión del tiempo?

• ¿Qué es prioritario?
• ¿Qué se puede delegar?
• ¿La tarea no es relevante?

Quizá sea momento de revisar la importancia que merece cada tarea y se pueda identificar enemigos del tiempo y cómo hacer más eficiente el día.

En el siguiente enlace, te comparto cómo hacer una buena gestión del tiempo,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Ambientes ruidosos

En un entorno donde hay mucho ruido, impacta directamente en la productividad; principalmente, dificultan la concentración.

¿Qué hacer para reducir este impacto?

Utilizar audífonos es una buena alternativa, escuchando música relajante.

Personas tóxicas

Uno de los mayores enemigos del tiempo consiste en tratar de sostener conversaciones con personas tóxicas.

Críticas destructivas, negatividad, discusiones que no conducen a nada a menos que a ellas se les otorgue la razón, que no siempre es lo más adecuado.

¿Qué hacer al respecto?

En el siguiente enlace, te comparto un post sobre cómo tratar con personas tóxicas.

Cómo tratar personas tóxicas en el trabajo.

Los pretextos también son distractores del tiempo

En ocasiones, se depende de otras personas para realizar una actividad, por ejemplo, cuando se es parte de una cadena productiva. Por lo que, si en algún proceso previo se presenta una demora, afecta a los siguientes.

Existen otros factores. Cuando se trabaja en ambientes externos, las inclemencias del tiempo, pueden ocasionar retrasos en las tareas.

Sin embargo, hay que cuidar que no se forme un hábito con este tipo de argumentos, pues se convierten en excusas y son enemigos del tiempo y la productividad.

Qué puedes aportar o hacer algo diferente en la dependencia de los demás

Si las demoras del proveedor son continuas ¿Qué es lo que se puede aportar o hacer diferente?

Quizá una lluvia de ideas puede ayudar a disminuir los problemas; encontrar alternativas a problemas, aportando conocimientos, alguna herramienta que ellos desconocen, modificar procedimientos sobre que decisiones tomar cuando se presenten este tipo de situaciones.

Lo importante es generar propuestas sobre el uso adecuado del tiempo.

Te comparto a continuación como realizar una lluvia de ideas,

Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

Planeación de actividades al aire libre

En el caso de actividades en ambientes de exteriores, ¿Cómo se puede distribuir mejor el tiempo y agentes como la lluvia, la nieve no se consideren como demoras?

Por ejemplo, planificar los proyectos de tal forma que cuando estas temporadas lleguen, ya esté completos o aún no inicien.

Conclusiones

Los enemigos del tiempo en el trabajo están presentes de diferentes formas, desde una distracción por interacción social con los compañeros de equipo, hasta por falta de orden.

Es favorable y recomendable interactuar con el resto del equipo; el networking ayuda a crear confianza y fomentar la colaboración.

Durante la etapa de reestructuración en las empresas, suele existir falta de orden, reorganización de proyectos, nuevas formas de trabajar, rotación de personas, llegada de nuevos líderes, largas jornadas de trabajo, confusión en los procedimientos; se trata de adaptarse a los cambios.

Cuando escenarios como los anteriores se convierten en algo habitual y a pesar de completar aplicar mucho esfuerzo se tiene la sensación de no avanzar, entonces hay que revisar si existen enemigos del tiempo en el trabajo.

Algunos de esos enemigos del tiempo suelen pasar desapercibidos o parecer como parte de la rutina. Hay que revisar las tareas prioritarias, hay que delegar, determinar que tareas no están aportando. Lo importante es encontrar cómo ser más eficiente y productivo, cómo planear mejor el día.

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¿Cómo una microgestión afecta a las empresas a los equipos de trabajo? ¿Qué es microgestión y cómo se manifiesta?

Ser líder es un reto. Hay que guiar a la empresa hacia un destino definido, hacer cumplir los planes, conseguir los resultados que signifiquen hacer realidad ese futuro.

Sin embargo, suele haber confusión entre guiar a los colaboradores y hacer microgestión vigilar cada movimiento, cada decisión.

En el primero de los casos se delega, en el segundo hay resistencia a delegar.

En el caso de no delegar lo suficiente ¿Cuál es el motivo?

• ¿Se trata de un equipo de colaboradores noveles quienes necesitan supervisión constante?
• ¿Es así como el líder se asegura que los resultados se den?
• ¿Se trata de un líder que recién empieza su trayectoria, está aprendiendo?

El estilo de dirigir de un microgerente puede resultar favorable en algunas circunstancias, en otras puede afectar.

¿Cómo afecta la microgestión a las empresas? ¿En qué situaciones si es favorable?

Qué es Microgestión

Conocido también como micromanagement o microgerencia. Se le conoce así cuando la forma de dirigir de un gerente tiene mucho control en el trabajo y se enfoca mucho en los detalles.

Debido al control de desea tener se resiste a delegar y puede ocasionar que pierda el enfoque de lo que es prioritario.

Empoderamiento de los colaboradores – una diferencia entre liderazgo y micromanagment

Un líder guía a los colaboradores, pues sabe de su potencial y de las buenas propuestas que pueden generar. El aprendizaje es mutuo, lo que representa una buena vía para el crecimiento.

Por otro lado, cuando el gerente tiene resistencia a delegar el trabajo, además prefiere estar involucrado a detalle en lo que los dirigidos hacen, realizar recomendaciones u observaciones sin que sean solicitadas, estas acciones suelen reducir oportunidades como la generación de ideas, desmotivar a las personas. De esta forma, el equipo de trabajo no alcanzará su mejor rendimiento.

Efectos de la supervisión a detalle

La excesiva supervisión puede derivar en efectos negativos especialmente en los colaboradores más experimentados, pues se sentirán desconfiados y puede terminar en un conflicto, ya que también poder crear una sensación de lucha de poder y crear divisiones en el equipo.

Es importante para este tipo de gerentes cuando deben supervisar a detalle y cuando no.

En el caso de personas de nuevo ingreso, sentirán seguridad y cercanía cuando continuamente se les hace recomendaciones sobre cómo desarrollar el trabajo.

Aun así, si el líder cuenta con colaboradores con experiencia puede delegar, contribuyendo a que amplifiquen su experiencia y para ellos reducir carga de trabajo. Esto representa un ganar – ganar.

Cuándo la microgestión afecta a las empresas

Enfocarse de forma excesiva en los detalles, cómo se realizan las tareas, que es lo que hacen los colaboradores y cómo lo hacen, impacta en la calidad de las tareas y el desempeño.

Las siguientes son acciones y efectos característicos en una microgerencia.

Ambientes de trabajo estresantes

Muchas veces innecesario; el hecho de tener constantemente al supervisor, revisando avances, dictando lo que se debe hacer, corrigiendo, discrepando en puntos de vista, la finalidad de todo esto, es tener el control.

Las oportunidades para innovar serían muy reducidas por la estricta vigilancia del jefe y por las reprimendas en caso de incurrir en errores.

Los colaboradores con más experiencia son los más afectados al sentir que se limita su capacidad y su iniciativa por aportar.

Qué hacer para cambiar

Uno de los activos más importantes en las organizaciones es el aprendizaje. Es un ingrediente fundamental en el éxito y también es un atajo para conseguir metas y objetivos.

Obedecer en lugar de empoderar

Sucede cuando el supervisor desea ejercer su autoridad. Las decisiones, las mejores ideas provienen de él, limitando el potencial de las personas.

De esta forma, la capacidad, las ideas que pudieran producirse de parte de colaboradores creativos son relegadas, por la actitud del jefe. Resultado, pérdida de oportunidades.

Qué hacer para cambiar

Delegar y empoderar a las personas, no significa que el jefe pierda autoridad.

Más bien es aprovechar el talento disponible para cumplir metas, ser creativos, generar propuestas sobre cómo trabajar mejor; estas ideas no necesariamente deben provenir del jefe.

Más que perder autoridad, se está ganando aprendizajes y beneficios por generar oportunidades para colaborar.

Conoce más acerca del liderazgo colaborativo, en el siguiente enlace,

7 características del liderazgo colaborativo.

Falta de delegación de tareas

La sensación de poder y control se reflejan en la escasa delegación de tareas. El deseo de participar en todas las reuniones, de estar presente en todos los correos que envían o reciben los dirigidos, decir que es lo que deben hacer, restringe la libertad para explorar nuevos caminos, explorar alternativas.

Qué hacer para cambiar

Esta última, es una buena razón para cambiar.

¿Qué hay de la creatividad? ¿Cómo innovar productos y servicios? Generar ideas, más que control, requiere de un facilitador para guiar el proceso creativo.

Innovar, puede significar un cambio favorable para la empresa.

Establecer prioridades equivocadas

Involucrarse a detalle en todas las actividades, requiere invertir tiempo. Tener el control de lo que realizan los colaboradores es cubre el completo de las actividades propias del cargo de líder.

Qué hacer para cambiar

Reflexionar sobre lo siguiente

¿Qué hay de los planes estratégicos? ¿Qué es lo que dicen los Indicadores clave de rendimiento? Algo que no se debe descuidar es el rumbo de la empresa, los planes a largo plazo. Estas tareas necesitan invertir tiempo y seguimiento para tomar decisiones. Delegar permite tener espacio en la agenda para atender actividades estratégicas.

Delegar no significa perder autoridad y control; representa la oportunidad de liberarse de tareas para tener el tiempo suficiente para dedicar a las actividades prioritarias de la empresa, en su crecimiento.

Establecer prioridades y delegar son actividades para gestionar efectivamente el tiempo. Te comparto una guía en el siguiente enlace,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Desmotivar a las personas

En los equipos de trabajo, suele haber personas que no se conforman sólo con cumplir las funciones de su puesto. Tienen la iniciativa para ir por más, para superarse.

Se sienten motivados cuando tienen mayores retos, aprenden algo nuevo; los motiva conocer cómo han mejorado o crecido.

Este tipo de personas puede llegar a tener conflictos con la microgestión pues se sentirá limitado en su potencial y no le agradará estancarse. Para el supervisor es una señal de rebeldía que hay que controlar.

De esta forma los esfuerzos no están alineados hacia un mismo fin, más bien serán aislados.

Qué hacer para cambiar

Enfocarse en el aprendizaje y unificar esfuerzos.

Ambos tienen que aprender uno del otro, el supervisor del colaborador estrella y viceversa. Más que tener miedo por ser rebasado, trabajar con una persona con iniciativa para crecer, es una oportunidad para el líder de seguir el mismo camino.

Para reflexionar ¿Será que su deseo de controlar es por estar dentro de un status de comodidad y no desea salir de allí?

Miedo

Para tener el control de la situación, los supervisores recurren a crear un ambiente de castigo, a quien se equivoque, quien no siga las instrucciones, quien no cumpla con los objetivos.

El resultado, un ambiente de pesimismo, en el que prevalece la búsqueda de culpables en lugar de la colaboración grupal.

Qué hacer para cambiar

Poner en la balanza el ambiente de pesimismo vs. ambiente positivo. El trabajo grupal, el apoyo para conseguir resultados de éxito, ofrecen más ventajas en un ambiente agradable.

Ante estos resultados más favorables, ¿Es conveniente seguir creando un ambiente de miedo para trabajar?

Cuándo la microgestión sí es necesaria

Hacer microgestión tiene sus ventajas.

No significa que hay que adoptarla como un estilo de dirigir personas. Se trata de situaciones muy puntuales donde la microgestión si es necesaria. Hay que utilizarla, de forma temporal.

Un equipo desorganizado, cuando no todo marcha bien

Hay una situación de caos; no se trabaja con orden, no se siguen los procedimientos o se carece de ellos, los resultados son de mala calidad.

Solución, un cambio para establecer el orden, con un seguimiento puntual a cada tarea y tener control sobre lo que se hace. Una vez que finalice el caos en la empresa, ya no es necesario este tipo de liderazgo, que se le conoce como liderazgo autoritario.

En el siguiente te comparto más acerca de tipos de liderazgo,

6 tipos de liderazgo más habituales ¿Qué es lo mejor de cada uno?

Cuando el tiempo apremia

En más de una ocasión, el tiempo disponible se convertirá en una limitante para la realización de tareas.

Un compromiso con el cliente, reestablecer una falla, un requerimiento de último momento, recopilación de datos para un informe.

Por la naturaleza en estos eventos un error puede causar un efecto desencadenante. Para evitar contratiempos, es conveniente por parte del líder estar involucrado en cada tarea, los avances y reaccionar a tiempo si se llega a presentar algún obstáculo.

Durante el periodo de implementación de proyectos

Una de las etapas más emocionantes y que produce felicidad en los equipos de trabajo es cuando se implemente un proyecto; es muy grato ver la culminación de los esfuerzos invertidos.

Sin embargo, suelen presentarse diferencias entre la etapa de planeación y pruebas vs. el ambiente real. Algunas diferencias pueden ser rápidamente cubiertas, pero en otros casos, puede presentarse un problema grave y hay que solucionarlo.

También ocurre que hay que escalar los problemas, para su solución. Es durante la etapa de implementación en que las personas necesitan apoyo para cubrir este periodo y liberar un proyecto estable y exitoso.

Conclusiones

Hacer microgestión tiene su lado positivo y negativo.

Hay situaciones en las cuales hay que seguirlas con microscopio, esto es, hay que conocer cada detalle. Un error, una barrera puede tener consecuencias. En estos casos, es conveniente que el líder esté allí.

Sin embargo, estos casos son muy específicos e incluso temporales, mientras se resuelve una crisis, mientras se implementa un proyecto, el líder asume el rol de supervisor, involucrándose directamente en todas las actividades y estar enterado de forma específica de las tareas.

Cuando estas situaciones puntuales quedan atrás, hay que gestionar el tiempo efectivamente, determinar cuáles son las prioridades enfocadas a la prosperidad en la organización.

Delegar, es una tarea clave, pues eso le permitirá liberar tiempo y espacio en la agenda para dedicarse a los asuntos relacionados al crecimiento de la empresa. La microgestión limita al líder atender estas tareas.

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Creer saber y conocer todo significa ¿Qué se tiene todo bajo control, que nos hemos convertido en los expertos del grupo social, laboral al que pertenecemos? O ¿Es un área de oportunidad en las relaciones personales? ¿Un estado de comodidad, falta de motivación para asumir retos?

Con el tiempo y la práctica vamos desarrollando habilidades en una o más áreas; así podemos decir que el conocimiento respecto a un tema puede llegar a ser alta.

Cuando se cuenta con el respaldo de la experiencia, la participación en tareas, proyectos, se puede opinar con un grado de autoridad, proporcionar recomendaciones.

Se puede ser la persona de mayor experiencia en un equipo o área de trabajo y eso es algo favorable; los demás se sentirán afortunados de tener a quien solicitar ayuda o consejos sobre cómo trabajar mejor; esta persona puede inspirar a sus colegas, colaboradores a superar el desempeño, a progresar.

Por otro lado, siempre hay algo nuevo por conocer; la persona más novel en el grupo puede hacer aportaciones interesantes, un cliente quien por medio de sus comentarios deja a algo que aprender; siempre hay que instruirse, el día a día proporciona oportunidades para crecer. Es algo que tenemos que estar conscientes y reconocer.

Creer saber y conocer todo en cualquier circunstancia, no sólo representa pérdida de oportunidades, sino conflictos o deterioro en las relaciones personales. No es una buena actitud para trabajar en equipo; en el liderazgo, con esta postura, refleja inseguridad.

¿Qué es lo hace creer saber y conocer todo en el trabajo y en otros ámbitos? ¿Se trata de un punto ciego o es actitud?

Creer saber y conocer todo – Compartir conocimiento o arrogancia

Hay una diferencia entre

• defender un punto con argumentos basado en experiencia, fundamentos teóricos o apoyado en la experiencia de terceros.
• Tratar de imponer una idea.

Compartir y aportar para guiar al éxito

En muchas ocasiones la experiencia hace la diferencia.

Las personas con mucha experiencia y conocimientos pueden guiar al equipo a

• Encontrar un camino rápido y seguro para el éxito.
• Modelar como espejo para aportar conocimientos.
• Reducir la curva de aprendizaje.
• Corregir áreas de oportunidad en conceptos o percepciones.
• Que las personas aprendan de ellos, aprovechen el tiempo que comparten.

Definitivamente este es un legado muy importante, los demás estarán atentos a escuchar las aportaciones y comprender que su perspectiva cuando defiende con energía su punto de vista.

Es en estas situaciones, cuando lo que aporta el que sabe y conoce, se convierte en una experiencia positiva, eficiente y productiva.

El conocimiento es poder – creer saber y conocer todo también

Quien tiene esta filosofía, el conocimiento de un tema y de los demás es su principal arma. Creer saber y conocer todo le proporciona autoridad, por lo que defender su argumento a capa y espada permitirá mantener este status sobre los demás.

Esta es una postura errónea; más que ayudar, construye muros. No es difícil identificar a personas con este tipo de actitudes, ya que ellos tendrán siempre la razón, mientras los demás tienen un punto de vista incorrecto, cuando no coincide con el suyo.

Sabotear el éxito – El jefe lo sabe todo

Como en el caso anterior, esta es una situación en las que se puede caer en la arrogancia y poner en riesgo el éxito de algún proyecto.

Estar enterado de los acontecimientos en el lugar de trabajo, lo que sucede con los colaboradores es distinto a tener el control al creer saber y conocer todo a su alrededor.

Ya que, en el primero de los casos, el líder tiene una perspectiva más clara y está en posición de tomar mejores decisiones y también cómo poder ayudar a sus colaboradores. Mientras en el segundo caso, la tendencia por controlarlo todo de parte del jefe puede ser tal, que llegue a sabotear el éxito de su equipo.

Lo anterior, forma parte de las diferencias entre líder y jefe. Te invito a conocer más del tema, en el siguiente enlace,

10 diferencias entre lider y jefe.

Bloquear soluciones

Una desventaja de creer saber y conocer todo es tener el pensamiento que no queda más por descubrir, por hacer.

Con esta perspectiva, ante un problema, sólo resta convivir con él.

¿Qué tal una opinión diferente?

Un punto de vista fresco, esto es, de una persona ajena al medio, puede proporcionar una perspectiva diferente que ayuda a visualizar opciones para solucionar problemas.

Creer saber y conocer todo – quedar atrás en los nuevos desarrollos

Creer saber y conocer todo puede conducir a una creencia limitante.

Una constante son los cambios, cada vez se liberan nuevas herramientas, formas de hacer más eficientes los procesos o descubrimientos por los avances de la ciencia y tecnología.

Formas diferentes de trabajar y quizá más eficientes

Cuando se siente tener la razón y conocer todo, se desprecian otras opiniones.

¿Qué tan importante y confiables son estas opiniones?

Quizá esta pregunta sea planteada por alguien que lo conoce todo o que siente que es así. Pero hay que considerar que las opiniones diferentes representan el esfuerzo de mucho trabajo, formación, investigación, prueba y error.

Esa opinión diferente puede representar la oportunidad de abrirse a los cambios, de escuchar otras formas de pensar, de actualizarse.

Puede representar una alerta que la experiencia y conocimiento respecto a un tema, necesite renovarse.

Creer saber y conocer todo – cómo saber que se trata de un área de oportunidad

Ahora bien, ser el experto del equipo, no faltará alguien que cuestione la opinión o la propia experiencia. Alguien que desee aprovechar la ocasión para ser relevante.

Pero no siempre se trata de celos o que se pretenda ganar relevancia a costa de. Puede tratarse de un área de oportunidad.

¿Cómo saberlo?

Cómo es la relación con los demás

Cuando se trata de alguien que pretende ganar la atención cuestionando los argumentos de una persona con mucha experiencia, se puede identificar así

• Carece de argumentos relevantes.
• Tiene este comportamiento con más personas.
• Aunque los demás lo respetan, su punto de vista suele ser poco relevante.

A pesar de conocer mucho sobre un tema, cuando no se toma en cuenta la opinión de los demás, cuando las decisiones son unilaterales, la relación entre el experto y los demás cambia.

En lugar de aprender de alguien de mucha experiencia, ahora el reto es tratar sostener una conversación complicada.

Hay que reflexionar, cuando otras personas disfrutan de una conversación y cuando tratan de evitarla, en este último caso, existe un área de oportunidad en la cual hay que trabajar.

No me van a convencer

¿Qué es lo que los demás van a presentar? ¿Por qué anticiparse? ¿Se trata de personas complicadas al conversar o el complicado es uno mismo?

Hay circunstancias en las cuales hay que ser firme y no ceder. Pero esta postura no debe ser siempre la misma.

De ser así hay que reflexionar ¿El ambiente es tóxico para convivir o trabajar? o ¿Existe un área de oportunidad para aprender los demás?

Cómo puedo rebatir el argumento de los demás

Lo que otras personas están planteando

• ¿Presenta más desventajas que beneficios?
• ¿Hay riesgos que no son convenientes o necesarios correr?
• ¿Falta claridad en lo que se desea conseguir?
• ¿De la forma en la cuál se está planteando corresponde a una experiencia que ya experimentaste y que desde tu experiencia, punto de vista necesita replantearse para que funcione adecuadamente?
• ¿Sientes que los planteamientos están incompletos?

Si las respuestas a cada una de las preguntas es un SI, prepárate para debatir y plantear mejores argumentos.

En caso contrario, ¿Aún sientes el deseo de objetar? ¿Hay algo favorable dentro de esa objeción?

Cuando trabajas en equipo recuerda, enfocarte en el éxito grupal.

Dejar de interrumpir y aprender de los demás

Esta suele ser una costumbre; nos conectamos con una palabra, alguna frase del interlocutor, desviando la atención o la comprensión del mensaje; así el mensaje para nosotros queda inconcluso. Ya no es necesario escuchar más,

• Hay algo que argumentar a lo que la otra persona explica.
• Tu pensamiento es “Ya conozco el resto de la historia y tengo algo mejor que ofrecer”.
• Otro pensamiento puede ser “Lo que plantea esta persona es algo muy básico y se necesita algo más robusto”.

¿Y qué tal que el resto de la historia, a la parte que se deja de prestar atención, contempla las fortalezas y beneficios del planteamiento?

Los demás también tienen algo interesante que compartir y cada uno tiene su estilo para comunicar un mensaje, permite que esa comunicación sea eficiente; la escucha activa es una de las bases de la comunicación eficiente.

Conoce cómo puedes obtener más beneficios de la escucha activa en el siguiente enlace,

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Identificar zonas de confort

¿El hecho de creer saber y conocer todo genera la sensación de estar en un estado muy conveniente?

Por más confortable que sea este estado, no será siempre así. La constante es el cambio y hay que evolucionar.  ¿Motivos para cambiar?

• Cada día hay nuevas herramientas que permiten hacer un mejor trabajo.
• Los procesos se vuelven más eficientes.
• La oportunidad de renovar éxitos.
• Los nuevos retos generan nuevos aprendizajes.
• En la zona de confort nada florece.

Conoce más razones para salir de la zona de confort,

7 razones para salir de la zona de confort.

Quizá estés interesado en conocer como abandonar la zona de confort,

Como abandonar zona de confort y convertirte en un líder que inspira.

Qué es lo que están haciendo los demás y qué se puede aprender

Al creer saber y conocer todo quizá se esté enterado de lo que las otras personas hacen, pero ¿Qué es lo positivo que se puede aprender?

No es necesario simpatizar o estar de acuerdo con lo que otras personas hacen y los resultados que obtienen, sin embargo, pueden tener algo que hay que admirarles; su perseverancia, disciplina, creatividad, proactividad, cómo obtienen motivación para no rendirse.

De los demás se puede obtener inspiración, aunque realicen algo diferente. Por ejemplo, los logros deportivos dejan enseñanzas que se pueden aplicar en el mundo de los negocios y viceversa.

Esta es una buena razón para no permanecer indiferentes a cómo otras personas trabajan, ya que, aunque no se les considere expertas, desarrollan sus propios proyectos, filosofía de trabajo de los que se puede obtener aprendizajes.

Lidera con el ejemplo

¿Qué acciones de liderazgo deseas que los colaboradores observen?

Recuerda que el líder inspira con el ejemplo. Más que creer saber y conocer todo un mejor legado será aquel de un líder que se enfoca en aprender cada día y escucha a sus colaboradores.

Genera acciones que contribuyan al progreso y a un ambiente de trabajo agradable.

Conclusiones

Es muy agradable contar con colegas de mayor experiencia cuando comparten su sabiduría.

De ellos se puede aprender y son buen ejemplo para superarse. Hay que escucharlos cuando emiten un comentario o proporcionan una recomendación, si viene de ellos, es que se pueden hacer mejor las actividades, entonces, hay caminos más cortos para el logro de los objetivos.

La situación cambia cuando se trata de alguien que en cualquier momento pretenda tener siempre la razón. Creer saber y conocer todo puede convertirse en un obstáculo para el crecimiento, en una barrera para las relaciones personales.

Siempre hay algo nuevo que aprender, es normal los demás aporten alguna novedad, aun cuando no se trate de expertos en el tema.

Además, hay que actualizarse permanentemente, asistiendo a seminarios, por medio de la lectura, escuchando a otras personas. Creer saber y conocer todo puede ser una señal de estancamiento.

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Lograr un alto desempeño en trabajo bajo presión es uno de los retos a los que nos enfrentamos si no diariamente, con cierta periodicidad.

¿Te suenan familiares las siguientes situaciones?

Una reunión para informe de resultados, al momento de la presentación, la situación parece salir de control, el contenido no está completo, se presentan fallas en la presentación, en el equipo de proyección o de cómputo, problemas con el sonido.

Está preparada una oferta a un potencial cliente y durante la reunión descubres que los competidores han planteado argumentos, beneficios que no has contemplado en la propuesta.

Está pactada una fecha compromiso de entrega de un bien o servicio al cliente la cual está próxima a cumplirse y descubres que hay un retraso considerable.

Se ha presentado una situación de caos, se han realizado acciones, modificaciones en la forma de hacer las tareas, sin embargo, la sensación es que te encuentras en un círculo vicioso del cual no hay salida.

Los casos anteriores son ejemplos de situaciones de trabajo bajo presión y el estrés aparece; hay percepción de caos o de situaciones fuera de control, inseguridad para completar una tarea, para conseguir un mejor resultado y sobre todo, el tiempo es muy limitado para desarrollar las actividades.

Cuando hay estrés, hay pensamientos, emociones negativas, hay prisas; estas variables influyen en la habilidad de tomar decisiones acertadas ocasionado errores, limitando además la capacidad de crear escenarios constructivos.

Existe algo positivo durante la presión de trabajo. Cuando en el entorno están disponibles los recursos y tiempo suficiente para realizar una actividad, todo es sencillo. La prueba de fuego es cuando se presenta la presión laboral.

Con estrés en el trabajo es la ocasión para medir cuan desarrolladas están las habilidades de liderazgo, inteligencia emocional, confianza en uno mismo que permitan tener un desempeño adecuado para tomar decisiones rápidas y efectivas.

En estas situaciones hay que recurrir a la experiencia para vencer la ansiedad, lograr alto desempeño en trabajo bajo presión y conseguir nuevos aprendizajes de la situación actual.

¿Qué hacer para tener alto rendimiento en situaciones de estrés?

Actúa con orden y control

Si algo caracteriza a los momentos de estrés son la sensación de no tener el control de la situación y actuar precipitadamente para “apagar el incendio”.

La ansiedad se intensifica cuando se percibe que no hay control. Centrarse en aquello que sí se pueden controlar ayuda a regresar la serenidad y aumentar la capacidad para trabajar bajo presión.

A partir de ese momento se recupera la calma, la cual es clave para actuar en forma organizada, enfocarse en que es lo que se está haciendo y que es lo que se va a hacer.

Sobre lo que no se tiene control ¿Es algo que realmente influye? ¿Será acaso que debido al estrés se magnifique el problema? ¿Será que al actuar con serenidad permita descubrir algún elemento que resuelva la situación?

Pensar de forma diferente

Una frase reza “si deseas conseguir resultados distintos, haz algo distinto”.

Si las acciones convencionales, si los pasos contenidos en un procedimiento de trabajo, no están generando los frutos esperados, es momento de pensar y actuar de forma diferente.

Recuerda, todas las tareas y procesos pueden ser mejorados, esto se consigue al cambiar el enfoque “Siempre hemos trabajado así”.

Las siguientes preguntas permiten abrir el foco para pensar distinto.

• ¿Qué tal si se aplican mejores prácticas que han funcionado en otro tipo de industrias?
• ¿Qué puede funcionar de las mejores prácticas producidas en ámbitos distintos al ambiente de los negocios?
• ¿Has reflexionado si tu enfoque de actual de pensamiento esté limitando los resultados y/o sea la fuente de estrés?

Pensar distinto, fuera de la caja, contribuye a lograr alto desempeño en trabajo bajo presión.

Conoce más sobre el tema de pensar fuera de la caja en el siguiente enlace,

Qué es pensar fuera de la caja + 5 ejercicios para obtener resultados diferentes.

Es un desafío o una amenaza

En cuanto a la situación que provoca estrés que representa ¿una amenaza o un desafío?

Enfocarse en una u otra perspectiva determina la respuesta ante este tipo de escenarios.

Un desafío, representa la oportunidad de desarrollar nuevas habilidades, nuevas capacidades que permitan progresar; es un principio del alto desempeño en trabajo bajo presión y tomar buenas decisiones.

Visualizarlo como una amenaza, representa un obstáculo para el rendimiento.

Accesa la experiencia y los éxitos

¿Cómo fortalecer la confianza? Accesando casos de éxito, el rol que desempeñaste, cuáles fueron los aprendizajes.

En cada tarea, proyecto, se va acumulando experiencia; esos aprendizajes, hay que ponerlos en práctica en su momento, por ejemplo, para solucionar un problema. Por otro lado, quizá en una ocasión anterior se logró mantener alto desempeño en trabajo bajo presión, ¿qué fue lo que se hizo en esa ocasión y se puede aplicar ahora? ¿Qué se aprendió de aquella situación?

Este enfoque ayuda en cómo mantener la calma, pues ya lo lograste una vez, puedes hacerlo una vez más.

Si el ambiente de estrés involucra a tus colaboradores, transmite confianza compartiendo las historias de éxito; les ayudará a reflexionar, pensar y actuar de forma diferente. También fortalece el liderazgo.

Te comparto una guía sobre cómo utilizar las historias en para un equipo de trabajo,

Cómo proyectar liderazgo humano y eficaz utilizando historias.

Empodérate – Desarrolla hábitos, actitudes positivas

Anteriormente se mencionó sobre la necesidad de tener control de la situación.

Una gran ayuda para ello son los pensamientos positivos, pues evita enfocarse en las dificultades; tener pensamientos positivos permiten decidir de que lado estar y orientarse a objetivos que permitan visualizar posibilidades.

¿Cómo contribuye a un alto desempeño en trabajo bajo presión pensar en positivo?

• Ayuda a generar mejores ideas.
• Permite adaptarse a los cambios de una mejor forma.
• Un líder con pensamientos positivos motiva a sus colaboradores.
• Mejoras en las relaciones personales.
• Ayuda a enfocarse en los aprendizajes que dejan los errores.

Conoce más sobre los beneficios de los pensamientos positivos y cómo empoderarte con ellos, en el siguiente enlace,

10 beneficios de los pensamientos positivos.

Los hábitos positivos contribuyen a desarrollar mentalidad exitosa

¿Has reflexionado sobre la posibilidad de que la sensación de estrés está relacionado a un hábito que hay que dejar atrás?

Por ejemplo, emprender un proyecto de renovación después de mucho tiempo de haber trabajado con un mismo esquema de trabajo, efectuado rutinas en las cuales no representan mayor reto.

Ante los cambios, los hábitos ofrecen resistencia y es cuando hay que tener la capacidad para reemplazarlos.

Quizá trabajar bajo presión, sea un llamado de atención para cambiar hábitos que no son ya favorables.

Los hábitos los desarrollas tú mismo, selecciona aquellos que permitan empoderarte y asegurar alto desempeño en trabajo bajo presión y ser más eficiente.

En el siguiente enlace te comparto una guía con hábitos que ayudan a desarrollar mentalidad de éxito.

Guía para CEO:10 hábitos para desarrollar mentalidad exitosa.

Enfócate en las tareas

¿Hay mucho por hacer y no tienes idea cómo lograrlo?

Lo más adecuado será dedicar un tiempo a recopilar las tareas a realizar y elaborar un plan para tener claridad que es lo que se desea conseguir y cómo conseguirlo, mediante las tareas del plan.

El estrés aparece cuando hay parálisis por análisis o este estado lo provoca, así que lo mejor es actuar y con mayor razón cuando están definidos los objetivos.

Cuando los objetivos se concluyen y se verifica que el plan va a avanzando, ayudará a reducir los niveles de estrés.

Ocupado vs. gestionar el tiempo correctamente

Algo característico en situaciones estresantes es mantenerse ocupado.

Para estos casos, es importante reflexionar ¿Te mantienes ocupado realizando tareas? O ¿Te mantienes ocupado siendo productivo?

Debido a que en estas circunstancias el tiempo es limitado, hay que hacer una gestión adecuada del mismo. Por lo tanto, es clave identificar que tareas son prioritarias, qué se puede delegar, que tareas se pueden clasificar al final de la lista de pendientes, cuales son distractores del tiempo.

La gestión del tiempo es un factor a favor de asegurar el alto desempeño en el trabajo bajo presión.

En el siguiente enlace te comparto más sobre la gestión del tiempo y clasificación de tareas,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Inspirar confianza a los colaboradores

El estrés derivado de la presión laboral, alcanza al equipo de trabajo.

Hay diversos factores que inciden en el equipo, entre otros, la información alterna a la oficial, que puede afectar negativamente las emociones y el desempeño.

Qué mejor que la información oficial por parte del líder para transmitir confianza al equipo, en cualquier escenario.

Asegurar alto desempeño en trabajo bajo presión – siguiendo las enseñanzas de otras disciplinas

Una vía para aprender cómo lograr alto desempeño en trabajo bajo presión es, cómo se mencionó anteriormente, pensar fuera de la caja, buscando ejemplos en entornos distintos.

Una disciplina donde se pueden encontrar ejemplos de alto desempeño en situaciones de mucho estrés, son los deportes.

Hay eventos que exigen mucha destreza de habilidades por parte de los atletas.

En los Juegos Olímpicos cuando se compite por las 3 principales medallas, oro, plata y bronce.

En eventos de fútbol cómo la copa mundial, a medida que el certamen avanza, hay desgaste físico y mental, un momento de desconcentración puede echar abajo el trabajo del equipo de muchos meses o años.

Y estos casos se pueden observar en otros deportes, donde los deportistas necesitan mantener la calma incluso en situaciones caóticas, cómo estar en desventaja ante los demás competidores o el equipo contrario.

Calma

Además de estar compitiendo con otros atletas, contra el desgaste por tratarse de torneos largos o debido a un alto nivel de competitividad, en ocasiones se suma otro reto, el público apoya a otro deportista o al otro equipo.

Son momentos para decidir, la calma ayudará a tomar mejores decisiones, continuar igual, cambiar, cuando es el momento de efectuar cambios, ser creativo, etc.

La gloria o el olvido

Más que ser percibido cómo un ambiente de caos y entrar en pánico, hay que enfocarlo desde el punto de vista positivo, es una oportunidad de enfrentar un desafío y que se tiene la capacidad conseguir un resultado favorable.

Hay que hacer lo mejor posible al realizar la tarea o en este caso, la actividad deportiva.

Responsabilidad y feedback

Aun y cuando la práctica deportiva se realice de la mejor forma posible, no se está exento de cometer errores.

Al igual que en las empresas, el fracaso puede ser el mejor maestro, hay que responsabilizarse y aceptarlo. Quizá el error sea visible, de lo contrario, es importante estar dispuesto a recibir retroalimentación, en este caso del Coach quien tiene rol de observador y alcanza a percibir puntos ciegos.

Hay que destacar los puntos ciegos, ya que pueden estar a la vista de los demás, sin embargo, difícilmente descubiertos por la persona. Entonces, esas limitaciones pueden permanecer allí.

Te comparto una guía sobre las ventajas del rol del observador,

Dinámicas de comunicación – 7 ventajas del rol de observador en un grupo.

Preparación mental

Además de desarrollar habilidades físicas que le permitan desarrollar las actividades deportivas con eficiencia, un atleta necesita también desarrollar rutinas que le permitan tener una adecuada preparación mental.

Necesita encontrar un estado de tranquilidad y permanezca a lo largo de su participación, ya sea que se enfrente a un escenario favorable o no.

Su motivación, pensamientos, autodisciplina, su plan de acción deben llevarlo a conseguir el mejor desempeño.

Si en su mente hay desorden, imágenes, pensamientos, emociones negativas, su atención al momento presente será afectado al igual que sus decisiones y acciones.

Conclusiones

Independientemente de la causa de las situaciones de estrés, no se trata de escenarios aislados, por lo que hay que estar preparados para enfrentarlos y asegurar alto desempeño en trabajo bajo presión para el líder y los dirigidos.

No se trata de evitar este tipo de situaciones, sino enfrentarlas. Los desafíos representan una buena oportunidad para desarrollar nuevas fortalezas o para darse cuenta que tan bien se está preparado para enfrentarlas.

En situaciones de presión laboral, hay un elemento que suele ser escaso, el tiempo. Estar ocupado, no significa que se esté haciendo lo mejor; es importante identificar tareas prioritarias, así como aquellas que no aportan o son distractores de tiempo. La gestión del tiempo es clave en estos escenarios.

Cuando hay la percepción que no hay salida en el horizonte, que sólo se está dando vueltas en un círculo vicioso, una alternativa viable es pensar diferente, buscar cómo se gestionan otras disciplinas. Hay excelentes casos de cómo asegurar alto desempeño bajo presión en los deportistas.

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