Son las actitudes asumidas al dirigir y tomar decisiones, las que fortalecen o arruinan la capacidad de liderazgo. En el mediano y largo plazo dictarán tu éxito o el estancamiento profesional.

Para este último ¿Qué es lo que lo ocasiona?

Quizá la postura en una circunstancia anterior que brindó frutos positivos, por ejemplo, superar una crisis o trabajar fuerte por cumplir un proyecto; pero no necesariamente se traduce siempre en un liderazgo efectivo.

Quizá estar atrapado en la rutina de obtener resultados a corto plazo y que se esté perdiendo terreno en el largo plazo.

Quizá sea falta de desarrollo de habilidades de liderazgo y está afectando la capacidad de dirigir, de establecer el rumbo adecuado para el equipo de trabajo y la empresa en sí.

Es importante identificar qué actitudes están funcionando, cuáles no y cambiar aquello que afecta la capacidad de liderazgo e impide conseguir las metas de empresa.

A continuación te comparto 10 actitudes para identificar y reemplazar.

Confundir productividad con largas jornadas de trabajo

El trabajo no se acaba, siempre hay mucho por hacer.

Es común que en las organizaciones se presenten situaciones que requieran atención inmediata, implicando dedicar horas extras a la jornada laboral. Ya sea por atender una crisis, un requerimiento excepcional, en estos casos lo que se necesita es obtener resultados en el corto plazo.

Sin embargo, estas situaciones deben tratarse como extraordinarias. No siempre se debe actuar así.

Trabajar en ese ritmo produce estrés, implica reducir las horas de descanso;  En mediano plazo la concentración, el enfoque en las actividades en curso disminuye, se es menos productivo.

Identifica prioridades para fortalecer la capacidad de liderazgo y trabajo en equipo

Para una larga lista de tareas por hacer, es importante hacerse la siguiente pregunta ¿Cuáles de ellas son prioritarias y cuáles urgentes? Elabora una lista y asígnales esta clasificación.

Organizar el trabajo así el trabajo, ayudará no sólo a mejorar los resultados.

Ayudará a ser más productivos, así como mejorar la gestión del tiempo y la capacidad de liderazgo. Con estos ejemplos, un líder inspira a sus colaboradores a ser más eficientes en el cumplimento de sus objetivos.

Conoce más acerca de productividad y gestión del tiempo en las siguientes publicaciones,

Qué es productividad, definición + 5 dinámicas para líderes tenaces.

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Enfocarse en las tareas diarias y olvidarse de los grandes objetivos

Puede ser que la ocasión amerite dedicar tiempo a seguimiento puntual a las tareas y proyectos de cada uno de los colaboradores. Es momento de asumir un rol de supervisor.

Sin embargo, enfocarse por largo tiempo en supervisar las tareas diarias de los colaboradores arruina la capacidad de liderazgo en el trabajo. Ante este contexto se debe reflexionar ¿Debido a que el equipo es muy dependiente de su líder? ¿En qué momento comenzarán a desarrollarse por sí mismos?

Delegar para enfocarse en los objetivos de alto nivel

Delegar es ir dando la pauta confiar en que las personas realicen su trabajo y desarrollen sus propias habilidades, talento potencial y futuros líderes.

Delegar, es parte de las habilidades de un líder. Ya que debe tener el tiempo suficiente para ocuparse de los grandes objetivos establecidos en el plan de negocios.

El plan estratégico, una guía para el crecimiento

El plan estratégico no debe ser subestimado en el liderazgo.

Es pilar en el desarrollo de la empresa y debe infundir certeza de que las metas son alcanzables e involucrar a todas las áreas de la organización. Este  debe ser el enfoque de un líder.

Conoce más acerca de la importancia de un plan estratégico en el siguiente post,

7 claves en Plan estratégico para lograr el futuro deseado del negocio.

Parálisis por análisis

Una de las actividades de liderazgo claves, es el análisis para tomar decisiones.

Es importante consultar las fuentes de información disponibles para hacer un buen análisis antes de decidir.

En este proceso de consulta hay que cuidarse de una sobrecarga de información, ya que en vez de ayudar, el panorama puede visualizarse más complicado y por ende dificultar o demorar la decisión.

Si tomar decisiones apresuradas sin tener un respaldo puede significar riesgos no calculados, pensar demasiado puede significar pérdida de oportunidades.

Simplifica el proceso de consulta de información y de opinión de los colaboradores. Que la parálisis por análisis no arruine tu capacidad de liderazgo.

Utilizar lenguaje soez

Las palabras forman mensajes de comunicación poderosos que sirven para construir puentes, relaciones, entre personas y empresas.

Pero, también pueden tener un efecto poderoso para lastimar a las personas, dañar la confianza.

Independientemente del nivel en la organización que se encuentren las personas, es importante conducirse con respeto evitando utilizar un lenguaje inapropiado.

Busca alternativas para solución de problemas, mostrando la imagen de un liderazgo gerencial o directivo profesional, en todo momento.

Debatir en conversaciones difíciles

Comprender la situación desde diferentes ángulos, será muy favorable al tener que enfrentar conversaciones difíciles, se trate de alguna crisis, problemas por bajo rendimiento, etc.

Por otro lado, las personas con quienes se trata este tipo de conversaciones,

• ¿Comprenden el problema?
• ¿Tienen claridad del impacto para ellos, para la empresa de la situación actual?

Tener claridad para los involucrados ayudará en este tipo de conversaciones y reforzará tu capacidad de liderazgo.

Aislamiento

El aislamiento es uno de los desafíos que enfrentan los líderes.

Asilarse físicamente, centrarse en proyectos separados de sus colaboradores, crea sentimientos de trabajar en equipos distintos.

Para triunfar, un líder necesita formar sinergias de trabajo. Trabajar sólo, terminará por agotarlo al convertir su trabajo en un esfuerzo aislado, además de minar la capacidad de liderazgo.

Practica un liderazgo positivo, formando sinergias exitosas; conoce cómo en el siguiente post,

5 Ejercicios para crear sinergia entre tus colaboradores.

Ser siempre el experto

Considerarse como el experto en cada tema en el negocio, incide en la imagen del líder. Al escuchar sus argumentos, los demás percibirán el nivel de conocimientos y que tan exitosas pueden llegar a ser sus ideas.

Querer tener siempre la razón es otra forma de aislare. También es dejar pasar una oportunidad para aprender.

¿En dónde queda el talento humano? ¿Qué recompensa esperan recibir aquellas personas proactivas que se esfuerzan por aportar más allá de los requisitos del puesto?

Las oportunidades, las grandes ideas pueden estar allí. Es importante identificar, reconocer las habilidades y conocimientos de las personas.

La motivación y liderazgo van de la mano.

Conoce más acerca de las contribuciones del talento humano, en el siguiente post.

Cómo la gestión del talento humano ayuda a lograr la visión de empresa.

Quizá estés interesado en conocer como explotar el talento humano para construir equipos que empujen hacia el aprendizaje y evolución constante.

Cómo construir equipos exitosos con la ayuda de un Coach.

Hablar y no escuchar

• ¿Sueles interrumpir con frecuencia a los demás mientras hablan?
• ¿Tu postura corporal envía mensajes de indiferencia, disgusto al interlocutor?

La habilidad de comunicación es una de las claves para el éxito de un líder.

Uno de los requisitos de una buena comunicación es saber escuchar activamente. Los dirigidos, pueden tener inquietudes, ideas para un futuro mejor; además rebotar inquietudes o problemas con otra persona, por ejemplo de los colaboradores con el líder, abre la posibilidad de visualizar alternativas de solución.

Escuchar a los dirigidos, permite al líder obtener información acerca de su desempeño y conocerlos mejor.

Fortalece la capacidad de liderazgo y comunicación, aplicando la escucha activa. Conoce más del tema en el siguiente post,

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Mostrarse inaccesible

Esta es una actitud que más deterioro causa a la capacidad de liderazgo, pues envía el mensaje a las personas que su esfuerzo no es valorado.

Quizá se trate de una percepción acerca de que la información proporciona poder, cuando no es precisamente de las cualidades de un líder, por el contrario,  lo que ocasiona es desconfianza y la disminución del nivel de compromiso. Puede causar el florecimiento de zonas de confort.

Para alcanzar los objetivos de la empresa es importante alinear los esfuerzos de todo el equipo.

Esta actitud constituye un foco de alerta, es importante darse cuenta de los efectos que ocasiona y trabajar para cambiar.

No aprovechar los errores

No se trata de ver a la empresa ardiendo en llamas o causar una crisis a pesar de las recomendaciones previas a una decisión.

Una de las características de un buen líder, consiste en canalizar los errores para aprender. El aprendizaje es una vía para el éxito y el crecimiento.

Para evitar los errores, hay que trabajar en forma conservadora, dentro de lo conocido y sin arriesgar; esto conduce al estancamiento.

Identifica que es lo que te impide ver los errores como una oportunidad. Por ejemplo, el miedo al fracaso.

10 errores que impiden superar el miedo al fracaso.

No aceptar la diversidad

Error: Tomar la retroalimentación como personal

¿Cómo darse cuenta de puntos ciegos? Un punto ciego es aquello que no se alcanza a percibir y que puede ser algo que beneficia o perjudica.

Esta es una de las funciones de la retroalimentación. Conocer la opinión de otras personas en forma constructiva, permite identificar áreas de oportunidad.

Tomar la retroalimentación como personal, tiene el efecto contrario.

Conciliar puntos de vista diferentes

La diversidad, los puntos de vista diferentes constituyen un desafío en la capacidad del liderazgo empresarial.

Conciliar puntos de vista es saludable para mantener el grupo unido y además enriquece las opciones para mejorar y crecer.

A continuación te comparto la siguiente guía para conciliar puntos de vista diferentes,

Cómo debe el CEO conciliar puntos de vista diferentes.

Recursos adicionales para fortalecer la capacidad de liderazgo

Te comparto las siguientes guías, que te ayudarán a fortalecer la capacidad de liderazgo.

Cómo ser un buen líder implica enfrentar desafíos a lo largo de su trayectoria, que corresponden al dinamismo en el mundo empresarial,

10 retos que enfrenta el líder para lograr resultados en el negocio.

Logra efectividad en el liderazgo y trabajo en equipo, por medio de la conversación,

10 temas de conversación en reuniones de negocio imprescindibles.

Crecimiento, búsqueda de soluciones, equipos de alto desempeño, son algunos de los beneficios del Coaching y liderazgo,

10 beneficios que aporta un Coach a la gestión del CEO.

Conoce técnicas, herramientas, casos de éxito en los siguientes libros de liderazgo,

20 libros de liderazgo recomendados que acelerarán tu progreso.

Uno de los grandes objetivos de liderazgo, ser promotor del crecimiento,

Guía para CEO:Cómo ser promotor de tu crecimiento.

Las siguientes frases te llenarán de motivación e inspiración en todo momento,

50 Frases de Liderazgo y Coaching que inspirarán a superarte.

Infografía

A continuación una Infografía con 10 Actitudes que arruinan tu capacidad de liderazgo.

Conclusiones

Los líderes enfrentan diferentes tipos de desafíos a lo largo de su trayectoria y deben cuidar para bien dirigir.

En el proceso de crecimiento, es importante identificar las áreas de oportunidad, que pueden ser habilidades no desarrolladas o actitudes que no están ayudando en su progreso,

Las actitudes erróneas son obstáculos en la efectividad del líder; para el día a día se está afectando la relación con otras personas, los colaboradores, los clientes.

Las actitudes para dirigir,  forman parte del éxito o del estancamiento del líder. Elige crecer, teniendo una actitud abierta para descubrir que es lo que  actitudes no está funcionando y reemplazarlas a favor de un liderazgo efectivo.

Un líder, debe inspirar con el ejemplo a trabajar con perseverancia para lograr las metas de la empresa. Las actitudes erróneas, pueden afectar negativamente el rumbo del equipo y desviarse de los objetivos empresariales; además de arruinar la capacidad de liderazgo.

¿Qué te ha parecido este post? Te invito a compartir tus experiencias, por medio de un comentario.

Las imágenes contenidas son por cortesía de shutterstock.

Los principios de liderazgo representan guías de acción para conseguir las metas personales,  profesionales y lograr crecimiento.

A pesar del dinamismo del ambiente empresarial, de las necesidades y comportamientos de los consumidores, de la llegada de nuevas tecnologías, las trayectorias de líderes, contienen patrones de actuación, que continúan vigentes.

Para líderes expertos y más aún los noveles, conectarse con estos principios de liderazgo, les proporcionará sabiduría en el desempeño de sus funciones y de sus vidas personales.    Sabiduría sin fecha de caducidad.

A continuación te comparto 10 de esos principios de liderazgo que quizá ya conozcas. Al reflexionar en su contenido, comprenderás que siguen vigentes.

Un líder inspira con el ejemplo

Además de definición es de los grandes principios de liderazgo

Un líder tiene la capacidad de influir en los demás. Y más que ser una de las cualidades del liderazgo, es una responsabilidad.

¿Qué estás proyectando ante los demás? Energía, dinamismo, disciplina, pasividad, autocracia, indecisión.

Esa imagen influirá en el comportamiento de los colaboradores, en la forma en cómo desarrollan las tareas, las relaciones en el equipo y en los resultados.

En función de la situación que está atravesando una empresa, dependerá el tipo de liderazgo más adecuado, por lo que un líder debe ser flexible y adaptarse a las circunstancias y así inspirar. Disciplinado y enérgico ante el caos; estratégico para orden y planear a futuro; Coaching para crecimiento.

Conoce más de los tipos de liderazgo, en el siguiente post,

6 tipos de liderazgo más habituales ¿Qué es lo mejor de cada uno?

Además, en el día a día  está formando futuras generaciones de liderazgo; es parte de su legado y responsabilidad sobre cómo inspirar y ser un buen líder.

La energía positiva fomenta un ambiente positivo, la energía negativa genera entornos desagradables

Uno de los objetivos del liderazgo está relacionado a motivar el trabajo en equipo para el cumplimiento de metas.

Este principio de liderazgo tiene una fuerte influencia en la motivación de los equipos de trabajo.

Fomentar un ambiente de optimismo, se reflejará en las relaciones entre los integrantes; habrá disponibilidad para apoyarse mutuamente y hacer cumplir las tareas, ya sea en tiempos de bonanza, cómo en momentos críticos.

En cambio, un ambiente negativo, influye en la forma relacionarse y en los resultados; búsqueda de culpables, tareas reprocesadas, etc.

Practica este principio de liderazgo en ti mismo, desarrolla una actitud y pensamientos positivos. Refleja optimismo y buena energía en cada situación y así influir en los demás. Ejerce un liderazgo positivo.

Conoce más de los beneficios de tener pensamientos positivos en el siguiente post,

10 beneficios de los pensamientos positivos.

Selecciona frases contenidas en el siguiente post,  colócalas en un lugar visible. Sus palabras ayudarán a generar un ambiente de optimismo.

60 frases motivadoras que inspiran una mentalidad exitosa.

Si deseas obtener resultados diferentes, haz algo diferente

Nos acostumbramos a una rutina, a un estilo de realizar las tareas, a una forma de resolver problemas, de obtener resultados.

Continuar así, nos conducirá por el mismo camino. Pero si lo que deseas es llegar a otro destino, hay que cambiar el trayecto.

[bctt tweet=»Si siempre haces lo mismo, obtendrás los mismos resultados» username=»i_mtza»]

Piensa diferente

¿Qué es lo que hasta ahora no has intentado? ¿Qué puedes hacer diferente a lo actual?

Visualizar el entorno desde una perspectiva diferente, ayudará a generar nuevas alternativas.

Cuestiona las formas de realizar las tareas y de actuar. Piensa fuera de la caja y genera resultados diferentes.

Conoce más del tema en el siguiente post,

Qué es pensar fuera de la caja + 5 ejercicios para obtener resultados diferentes.

Ejerce un liderazgo creativo y emprendedor generando ideas

Cuando se aprovechan los errores, se convierten en aprendizaje, en nuevas oportunidades; las ideas evitan la zona de confort, son un paso para crecer. Las ideas como principios de liderazgo, orientan hacia conductas innovadoras.

Te comparto más acerca de cómo generar ideas en los siguientes post,

Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

Cómo generar ideas innovadoras y cumplir con los retos del negocio.

Eres el único responsable de tu éxito

El éxito no llega por sí sólo, hay que salir en su encuentro.

Llegar a la cima de una montaña, requiere de preparación física y mental; enfrentar retos, superar caídas, obstáculos y aprender.

De igual forma, trabajar en conseguir el éxito, requiere de tiempo, disciplina, esfuerzo.

Te comparto el siguiente post y conoce cómo aprender a pensar en grande,

Cómo aprender y pensar en grande para elevar tus expectativas de éxito.

Te comparto las siguientes guías para desarrollar habilidades de liderazgo exitoso,

Como pensar como CEO y fortalecer tus habilidades de liderazgo.

Como un CEO puede diseñar un modelo de negocio exitoso.

Como llegar a ser un CEO competente con pensamiento estratégico.

Guía para CEO:10 hábitos para desarrollar mentalidad exitosa.

Este es de los principios que te retarán a ser mejor cada día.

El enfoque es como invertir el tiempo, no cómo desperdiciarlo

Aplica para todos,

• cada día contiene 24 horas.
• El pasado ya no regresa.
• Construir el futuro anhelado es una decisión.

¿Qué es lo que tienen en común los anteriores argumentos? Cómo se utiliza el tiempo.

El tiempo es oro y ya no regresa, por lo que hay que administrarlo de la mejor forma posible:

• Construyendo las experiencias propias,
• identificar prioridades y asuntos importantes
• Dejar de procastinar
• Visualizar y trabajar por el futuro deseado

Así que toma de decisiones para administrar el tiempo en forma eficaz; este es uno de los principios de liderazgo para actuar con sabiduría y visualizar cómo invertir el tiempo de modo favorable.

Te invito a conocer más sobre cómo obtener mejores resultados de la gestión del tiempo en el siguiente post,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Sin una estrategia, no hay crecimiento

Quizá tienes claro hacia dónde deseas llegar, pero no los pasos para conseguirlo y cómo determinar que se ha cumplido el propósito.

No conviertas tus acciones en esfuerzos aislados, organízalos por medio de una estrategia con objetivos alineados a un estado mejor. Incluye además métricas o parámetros para medir el avance.

Te comparto las siguientes guías sobre como formular estrategias y su seguimiento.

Cómo formular una estrategia competitiva para tu negocio.

Cómo dar seguimiento al plan estratégico de tu negocio exitosamente.

Las estrategias tienen mucha importancia en el crecimiento de la empresa y en el liderazgo.

También es una forma de invertir el tiempo favorablemente.

Explota estos principios de liderazgo. Construye estrategias de crecimiento, empezando en ti mismo.

El siguiente post te servirá de guía,

7 estrategias de liderazgo que ayudarán a tener una mejor empresa.

La falta de nuevas ideas alimenta la zona de confort

Evita el estado de confort. No se generan nuevos conocimientos, no se adquieren nuevas habilidades. El conformismo es muy atractivo, pero afecta al crecimiento. Existe una frase que reza,

[bctt tweet=»La zona de confort es un lugar donde nada crece» username=»i_mtza»]

Conoce en el siguiente post como abandonar la zona de confort

Como abandonar zona de confort y convertirte en un líder que inspira.

Asume una actitud proactiva

Es una actitud muy valiosa para las personas y en el liderazgo empresarial.

Una persona proactiva se destaca por su dinamismo y por salir al encuentro de nuevas oportunidades. Es responsable,  asume una postura constructiva. Se enfoca en el crecimiento personal y profesional. Este es un buen antídoto contra la zona de confort.

Te invito a conocer más de la actitud proactiva en el siguiente post,

Qué es proactivo y cómo acelera tu  desarrollo personal.

El cambio es una constante en la vida

A pesar del contenido de la frase, este es uno de los principios de liderazgo que han permanecido en el tiempo.

El mundo es dinámico, basta con revisar un poco de historia.

Los automóviles desplazaron a los carros de tracción animal.

La luz eléctrica desplazó a la iluminación por veladoras y lámparas de petróleo.

La televisión creó un concepto de entretenimiento familiar en el hogar.

Internet facilitó la conectividad global de las personas y empresas.

Los teléfonos inteligentes dieron paso al concepto de movilidad; usuarios, clientes, oficinas móviles.

Y nuevas historias de cambio se agregarán.

Los cambios no se pueden detener; lo más conveniente es emprender iniciativas para adaptarse a nuevos entornos. Quizá sea necesario reinventarse.

Te comparto más del tema en la siguiente guía.

Cómo reinventarse profesionalmente: la mejor guía para conseguirlo.

Desarrolla un liderazgo visionario para adaptarte a los cambios.

Escucha y cosecha confianza

Una de las claves para el éxito del liderazgo en el desempeño sus funciones, es establecer alianzas con sus colaboradores.

Es un hecho, uno de los errores en el liderazgo, es enviar mensajes y comportamientos de aislamiento.

La confianza establece canales de colaboración para desarrollar trabajo en equipo. Una de las cualidades y principios de liderazgo es la comunicación y la escucha activa.

Escuchar construye puentes de apoyo y confianza. Es un proceso de fortalecer y crecer el liderazgo, mediante buenas relaciones personales no sólo con los colaboradores; con clientes, con proveedores.

En el siguiente post, te comparto desarrollar escucha activa.

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Además te comparto una guía con temas de conversación para conocer el lado personal de los colaboradores.

10 temas de conversación en reuniones de negocio imprescindibles.

Cada historia exitosa del liderazgo está compuesta de trabajo, perseverancia, aprendizaje

Lograr metas y objetivos nos llena de satisfacción. Conocer que otras personas han hecho realidad sus aspiraciones envía un poderoso mensaje a los demás, que sí es posible.

Pero no es sólo el momento en que se obtiene el éxito, lo más importante. El trabajo, el esfuerzo, los aprendizajes, la preparación para conseguir el éxito.

Participar una carrera de fondo como medio o el maratón completo, requiere además de prepararse para llegar en excelente estado físico y mental.

Establecer un plan de entrenamiento, tener constancia para prepararse diariamente, superar obstáculos como condiciones atmosféricas no favorables, cansancio.

El ejemplo anterior, aplica para otros aspectos de la vida y en el liderazgo no es la excepción.

Trabajar por conseguir el éxito, implica mantener la motivación e inspiración a pesar de las dificultades y frustraciones.

Son elementos que se pueden encontrar en casos de líderes exitosos.

Te comparto las siguientes guías que te ayudarán en el proceso de cumplir objetivos.

7 pasos para alcanzar metas y convertir en realidad tus aspiraciones.

Cómo conseguir autodisciplina y enfocarte en lograr tus objetivos.

10 errores que impiden superar el miedo al fracaso.

Hoy es un nuevo día, haz que las cosas sucedan

Aplica principios de liderazgo para el crecimiento, para hacer realidad los anhelos.

Conocer  casos de éxito, es motivante e influye para crear expectativas más altas.

Y no hay que quedarse allí. Hay que hacer que las cosas sucedan.

Infografía

A continuación una Infografía con 10 principios de liderazgo que no tienen fecha de caducidad.

Conclusiones

Los principios de liderazgo deben regir en el perfil del líder desde su preparación y desarrollo de habilidades.

Aplicar principios de liderazgo ayudará a dar más claridad al rumbo de su gestión, a obtener la confianza de sus dirigidos. Para futuros líderes representan la oportunidad de construir su filosofía y valores.

Los principios de liderazgo expuestos con anterioridad, proporcionarán dirección al crecimiento y lo más importante, sabiduría, que los hace que pasen la prueba del tiempo.

¿Qué te ha parecido este post? ¿Cuáles son tus principios de liderazgo favoritos? Te invito a compartir tu experiencia, por medio de un comentario.

Las imágenes contenidas,  son por cortesía de shutterstock.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones de la hoja de cálculo en las empresas?

La hoja de cálculo es una excelente herramienta para la gestión de datos y cifras en las empresas. Cada tarea, genera números. Horas trabajadas, unidades producidas, consumo de material expresado en dinero, ingresos, egresos, sueldos, etc.

Más que manejar conceptos y métricas ordenados en filas y columnas, explotar las aplicaciones de la hoja de cálculo, consiste en obtener informes que ayuden al seguimiento de un proyecto, área de negocio y a la toma de decisiones.

En este post, voy a platicar de la hoja de cálculo Excel y las funcionalidades que te ayudarán a obtener mejor provecho de la gestión de los datos.

Incluyo además, recomendaciones sobre qué hacer y qué acciones evitar en Excel.

Qué es una hoja de cálculo

Es un programa informático que permite el procesamiento de información numérica y alfanumérica organizada en celdas.

Una celda es la intersección de una fila y una columna

Para qué sirve una hoja de cálculo

Permite la organización de la información por proyecto, tema o área de negocio.

Permite realizar cálculos sencillos y complejos.

Permite obtener resúmenes de información para seguimiento y toma de decisiones.

Para utilizarse como fuente de datos a otros programas informáticos.

Envío de datos de negocio a negocio

La gestión de la información, es una tarea diaria en todas las áreas de un negocio.

Las empresas, suelen contar con su propio software corporativo, tales como un ERP, un desarrollo a la medida y sus políticas de seguridad informática.

En la relación empresarial, una necesidad que surge es tener acceso a la información ya sea como cliente, socio o proveedor.

El envío de datos, cifras entre empresas, facilita la continuación del flujo de la información e inclusive las operaciones de los negocios.

Aplicaciones de la hoja de cálculo – información entre empresas

Una de principales aplicaciones de una hoja de cálculo consiste en el procesamiento de información procedente de otra empresa.

Requerimientos para clientes

Este es un procedimiento  muy importante en cuanto al manejo de la información entre los negocios y de beneficio mutuo para el vendedor como para el cliente.

Conocer las necesidades de los clientes en cuanto al material para vender, sus características, fecha de entrega, permiten a la empresa que vende, planear la fabricación y/o el suministro de los productos para su oportuno cumplimiento.

La información organizada en hoja de cálculo como Excel le será de gran ayuda.

Informe con detalle de ventas

El detalle de los productos comprados es de gran utilidad para los clientes. Conocer

• Volumen o cantidad suministrada.
• Indicadores de calidad del producto.
• Saldos por fabricar o suministrar.
• Fechas de entrega.
• Datos de facturación.

Le permitirá al cliente continuar con las operaciones de información en su negocio, además de seguimiento a las órdenes de venta.

Niveles de surtido en los insumos

Los insumos son componentes esenciales en el funcionamiento de las empresas. Organizar la información sobre las necesidades de abastecimiento, en una hoja de cálculo como Excel, permite determinar, entre otros

• Niveles de surtido.
• Ciclos de tiempo para surtido.
• Insumos obsoletos

Listado de productos y servicios

Esta es una de las aplicaciones de la hoja de cálculo más prácticas. Colocadas en un lugar visible como la página web corporativa, constituye una vía de ayudar a los clientes y atraer prospectos.

Será de gran ayuda a los interesados permitirles descargar la hoja de cálculo.

Catálogo de productos

Organizar la información como el catálogo de productos en hoja de cálculo ofrece las siguientes ventajas, para clientes o potenciales clientes.

Conocer características tales como dimensiones, códigos de calidad, peso, les permite determinar que productos de la lista cumplen con los requisitos para cubrir una necesidad específica.

Conocer el precio por producto, posibilita al interesado generar también en hoja de cálculo su  presupuesto para compra.

Catálogo de insumos

Al igual que los productos para venta, hacer disponible la relación de insumos requeridos, facilita a proveedores interesados, no solamente en participar como tales. Sino además en validar la compatibilidad de los productos ofertados con los requerimientos de su cliente.

Interface con los sistemas de cómputo empresariales

Una de las aplicaciones de la hoja de cálculo, es realizar la función de interface con los sistemas de cómputo en una empresa.

Las áreas del negocio, tienen necesidades de gestión de información de forma local, esto es, en computadoras personales; Excel es una gran herramienta para ello.

Aplicaciones de la hoja de cálculo y los nuevos sistemas empresariales

Cuando se implementan nuevos sistemas de cómputo, una de las tareas para iniciar la carga masiva de información.

La hoja de cálculo es una herramienta apropiada para alimentar la base de datos de los nuevos sistemas.

Conversión de la información a nomenclatura de la empresa

Homologar códigos de identificación

¿Te suena familiar el siguiente ejemplo?

Una empresa comercializa 2 tipos de calzado deportivo

• Calzado deportivo para fútbol y su código de identificación C0101.
• Calzado deportivo para corredores y su código es C0102.

En el proceso de venta, el cliente solicita información de la transacción comercial y  pide que se le envíe utilizando sus propios códigos de identificación.

Una situación similar se presenta con los proveedores, que al enviar su información se necesitará convertir a la nomenclatura de la empresa.

También puede surgir esa necesidad entre las diferentes áreas de negocio.

Recomendación para conversión de nomenclatura de datos

¿Cómo solucionar este tipo de situaciones?

Una forma consiste en utilizar tablas de equivalencias en Excel; esto es, en una primera columna contiene los códigos internos, y en una segunda columna los códigos externos.

Esta tabla será referencia para la conversión, utilizando elementos de una hoja de cálculo Excel cómo lo  son las fórmulas.

Elaboración de informes diarios

Una de las necesidades de gestión de información para la mayoría de las empresas, consiste en la elaboración de informes diarios.

Ya sea al inicio o al finalizar el día, se realiza un seguimiento a las tareas del día, tanto en el detalle de las mismas, como a través de un resumen de las métricas más relevantes. Ambas funciones, manejo de información detallada y  la obtención de totales o conceptos sumarizados, se pueden efectuar a través de hojas de cálculo Excel.

Algunos ejemplos de aplicaciones de la hoja de cálculo  en informes diarios.

• Informe de asistencia y ausentismo.
• Informe de facturación.
• Informe de producción.
• Informe de calidad del producto.
• Informe de costos.
• Informe de consumo de material.

Elaboración de informes automatizados

Elaborar reportes diarios, puede representar una tarea rutinaria y a la vez meticulosa, ya que obtener informes condensados, requiere  aplicar un número considerable de pasos, como orden de los datos, clasificarlos, aplicar fórmulas, etc.

Para facilitar su elaboración, una de las aplicaciones de la hoja de cálculo Excel, consiste en automatizar este tipo de informes utilizando Macros.

La funcionalidad de macros consiste en grabar la secuencia de pasos para obtener el resultado de un informe.

La siguiente ocasión en que se requiera obtener el informe, se ejecuta la macro y el programa Excel reproduce automáticamente la secuencia de pasos.

Sus ventajas,

• Evita el error humano.
• Velocidad en la obtención del informe.
• Facilidad en la ejecución de la macro.

Análisis de datos

Con la gestión de datos, surgen preguntas alrededor del desempeño de un área del negocio.

• ¿Cuál es el índice de rotación de personal?
• El cumplimiento respecto a los estándares de calidad.
• Desempeño en ventas por producto.
• Los mejores clientes de acuerdo al volumen de ventas.

Con la funcionalidad tabla dinámica, se puede obtener la información de respuesta a preguntas como las anteriores.

Una facilidad y ventaja es la versatilidad en el manejo del resultado – de la tabla dinámica -.

Por ejemplo, si el informe original contiene una columna de fecha, puedes cambiar la agrupación del resultado a mes, trimestre, años.

Ejemplo de gestión de información utilizando tablas dinámicas

En el siguiente ejemplo, se construye una tabla dinámica a partir de un informe de ventas de zapatos deportivos.

Elaboración de Informes directivos

Al igual que las tablas dinámicas, es esta otra de las aplicaciones de la hoja de cálculo en Excel, que apoyan a responder las preguntas sobre el desempeño del negocio.

La diferencia, es que los informes directivos suelen ser presentados además de en formato tabla, por medio de gráficos, columnas, circulares, de líneas.

Los resultados obtenidos en las tablas dinámicas, pueden ser utilizados como fuente de datos para elaborar los gráficos. Con estos informes, pueden tomarse decisiones importantes.

Esta es una funcionalidad de mucha utilidad para utilización como aplicación local, en la computadora personal o de escritorio.

En mi opinión este tipo de informes aportan mayor valor visual en presentaciones en power point.

Ejemplo de informes directivos utilizando gráficas

En el siguiente ejemplo, se construyen gráficas para conocer el comportamiento de las ventas de zapatos deportivos.

Dar formato a la información

Aún y cuando las fortalezas de las aplicaciones de la hoja de cálculo Excel son operaciones financieras, Matemáticas,  la utilización de funciones y fórmulas, el diseño de un informe en este programa no se limita a la presentación de filas y columnas con datos.

Algunas opciones para realzar la presentación de los informes son las siguientes.

Delimitación de celdas mediante bordes

Mediante líneas sencillas o dobles, con diferentes estilos y colores, los bordes ayudan a delimitar una celda o grupo de celdas.

Los bordes se pueden aplicar a todo el contenido del informe, únicamente a los encabezados, a los totales, por columna, por línea. En este aspecto hay que probar diferentes diseños para verificar cual es el más adecuado.

Resaltar encabezados del informe

Este efecto en el diseño contribuye a una mejor presentación de los informes.

• Encabezados con un tamaño de letra más grande respecto al contenido.
• Encabezados resaltados con un color diferente.
• Aplicar color a la celda.
• Centrar el texto a varias celdas

Efecto de negritas a totales

Es un efecto muy útil; se puede aplicar a los cortes por concepto o subtotales.

Utilización de colores con la funcionalidad formato condicional

Esta opción ayuda a identificar datos de interés en el informe.

Por ejemplo, en un informe de calidad de producto. Identificar aquellos resultados que no cumplen con los criterios establecidos, un color diferente, aplicando la funcionalidad Formato condicional.

Aplica diseño e incrementa al valor visual de los informes.

Ejemplo de formato a informes

Informes de control de gastos

Aún y cuando exista un presupuesto oficial, existen situaciones que requieren erogaciones adicionales.

El control del flujo de efectivo es una actividad que tiene seguimiento en las empresas. En que se ha invertido, cuales son los gastos administrativos.

Los informes del control de gastos es de las aplicaciones que pueden gestionarse por medio de la hoja de cálculo Excel.

A continuación algunos ejemplos.

Gastos extraordinarios en la oficina

• Por cortesías no programadas a clientes, socios.
• Mantenimiento correctivo a equipos.
• Material de oficina adicional al presupuestado.
• Gastos relacionados a campañas de publicidad, gestión de eventos.
• Presupuesto adicional para incrementos de sueldo.

Planificación de viajes o informes de viáticos

La hoja de cálculo Excel es una gran opción para elaborar informes sobre viáticos.

• Transportación.
• Hospedaje.
• Alimentos.
• Gastos personales.
• Gastos de representación, entre otros.

Hoja de cálculo Google

También está disponible en línea.

Permite compartir documentos con otras personas, o empresas, por ejemplo con clientes.

Además, encontrarás plantillas para diferentes aplicaciones de la hoja de cálculo.

Muchas de las funciones de la hoja de cálculo Excel están disponibles en la versión en línea.

Recomendaciones adicionales

Excel no es un procesador de textos

Como se mencionó anteriormente, la fortaleza del programa Excel y de otras hojas de cálculo, se basa en la facilidad de operaciones de cálculo y manejo de fórmulas.

Explota esta fortaleza. Para redactar textos en documentos, la hoja de cálculo no es el programa adecuado. Si este es tu caso, utiliza procesadores de texto como Word.

Informes visuales en programas para presentaciones ejecutivas

Informes como los que contienen gráficos, son adecuados para presentaciones ejecutivas.

Para este tipo de presentaciones el programa power point es más apropiado.

Consulta las versiones del programa Excel

Como todos los softwares, Excel actualiza periódicamente la versión del programa.

De versión a versión se presentan diferentes cambios, En los menús, nuevas funcionalidades, en las fórmulas.

Verifica el funcionamiento de los informes, al actualizar la versión, al enviar o recibir informes de otras áreas del negocio, de clientes, de proveedores.

Utiliza fórmulas anidadas

Agrupar fórmulas te será de gran ayuda en la gestión de las operaciones en los informes; por ejemplo

Si se desea conocer en la celda C1 el resultado al dividir los valores de las celdas A1 y B1, la operación en C1 a utilizar será

A1/B1

Si se desea redondear a cero decimales en la celda D1, la fórmula a utilizar será

redondear(C1;0)

Si se aplican ambas fórmulas se puede obtener el valor redondeado directamente en la celda C1

redondear((A1/B1);0)

¿Cuántas operaciones te puedes ahorrar en el informe agrupando fórmulas?

Mejora el formato visual a operaciones con fórmulas

El resultado de algunas operaciones de cálculo pueden resultar en error; caso concreto al dividir por cero, el valor en la celda resultante será #¡DIV/0! o #ERROR.

Evita la presentación de este tipo de resultados. Asigna un código o el valor de cero.

Infografía

A continuación una Infografía con las 10 mejores aplicaciones de la hoja de cálculo en los negocios.

Conclusiones

Es mucho lo que la hoja de cálculo Excel puede hacer para la gestión de cifras y datos personales y de  las empresas.

Más de 16000 columnas y más de un millón de filas en las versiones recientes, permite administrar grandes volúmenes de datos.

Las claves del mejor aprovechamiento de las aplicaciones de una hoja de cálculo Excel son

• Conocer la funcionalidad de los menús.
• Conocer que es lo que cada fórmula puede hacer con los datos.
• Aplicar conversión de datos en función de necesidades propias o del destinatario.
• Claridad en el tipo de informe que se desea obtener.
• Manejar condensados de información para toma de decisiones.

¿Qué te pareció este post? ¿Cuáles son tus experiencias con las aplicaciones de la hoja de cálculo? Te invito a compartir tus experiencias mediante un comentario.

Las imágenes utilizadas a excepción de los ejemplos de informes en Excel, son por cortesía de shutterstock.

¿Cuáles deben ser los objetivos al elaborar presentaciones en power point ? ¿Cómo se pueden obtener los mejores resultados en el producto final?

Una de las actividades en las empresas consiste en informar avances en los proyectos y cumplimiento de objetivos ya sea del periodo en curso o anterior.

Otra actividad consiste en dar a conocer a los clientes o prospectos de clientes,

• Características y beneficios de los productos y servicios.
• Su funcionamiento.
• Para los clientes actuales, novedades y ventajas de nuevos productos.
• Centros de servicio.
• Ventajas respecto a los competidores.

El programa o software power point representa una gran opción para elaborar  presentaciones ejecutivas de gran calidad.

Además también es una gran opción para profesionales como conferencistas, instructores de formación, su rol principal es transmitir conocimiento.

Sin embargo es importante conocer que hacer y qué evitar para tener éxito en los informes o propuestas de negocio.

Te presento a continuación las siguientes recomendaciones para elaborar presentaciones en power point excepcionales.

Recomendaciones para el contenido de tu exposición

Cómo hacer una presentación en power point

Independientemente de que se va a presentar un informe de resultados, un argumento para ventas, material para una conferencia, el objetivo de una presentación en power point es despertar el interés y cautivar a la audiencia.

2 tipos de comunicación – verbal y visual

La presentación en power point es tu material de apoyo visual. Sin embargo, tú debes ser el foco de atención a través del argumento verbal que vas a exponer.

El material debe ser visualmente atractivo y con contenido relevante. Esto permitirá atraer la atención del público a lo largo de la exposición.

Powerpoint no es un procesador de textos

Esto es algo que hay que evitar.

¿Qué es power point ? Es una herramienta visual para presentaciones ejecutivas, de negocios, educativas.

Por lo tanto, cuida en no contar el detalle de tu historia en texto, pues puede producir los siguientes efectos.

Por un lado, que la atención de los asistentes se enfoque más en las diapositivas que en tus palabras.

Este tipo de presentaciones son tediosas, terminan por cansar y ocasionan que el mensaje de la ponencia no sea trasmitido por completo.

Redacta frases cortas dentro de la ponencia

Cuida que la presentación sea un apoyo y la atención se siga centrado en tu exposición.

Que el contenido de la diapositiva permita a la audiencia tener mayor claridad de tu mensaje verbal.

Utiliza imágenes

Una imagen comunica más que mil palabras. Las imágenes apropiadas te ahorran palabras y explicaciones.

Es un gran argumento para que los asistentes comprendan con más facilidad las diferentes etapas de tu mensaje.

Tamaño de letra suficientemente legible

¿Cuál es la cantidad de público a quienes te vas a dirigir?

Considera el tamaño del foro. Elige el tamaño de texto suficientemente legible para todos los asistentes.

Personaliza las diapositivas power point 

Por default el lienzo de las diapositivas para las presentaciones en power point son en color blanco.

Si estás estas preparando un mensaje de promoción,  entonces fortalece los argumentos visuales en tu ponencia.

Utiliza colores asociados a tu marca, imágenes relacionadas a tus productos y servicios.

Prepara material de apoyo

Durante las presentaciones ejecutivas es común que surjan preguntas en algún punto de la ponencia.

Por ejemplo durante un informe de resultados, se soliciten explicaciones sobre el incremento de ausentismo o la baja en volumen de ventas en un periodo de tiempo.

Para responder, presenta material de apoyo con mayor detalle en datos, texto, cifras en las fechas indicadas.

Presenta el proyecto o historia completa en síntesis

El siguiente es un ejemplo sobre la síntesis de un producto o servicio.

Cuida no llenar de texto la diapositiva, para no desviar por mucho tiempo la atención de la audiencia.

Si el producto es ampliamente reconocido y galardonado, considera entonces agrupar para resumir aún más.

Por ejemplo,

5 veces premiado como el mejor producto por <el organismo> .

o

Líder en ventas por 3 años consecutivos.

A partir de cada síntesis, explica verbalmente en detalle el significado de cada reconocimiento, cómo se traducen en beneficios para los clientes. De este modo, el público seguirá manteniendo la atención en tu discurso.

Describe el proceso de un producto o servicio en bloques

¿Es tu producto o proceso muy elaborado, extenso para explicar, contiene muchos términos técnicos?

Considera el siguiente ejemplo sobre cómo hacer diapositivas en power point con bloques.

Explica la secuencia del proceso, las etapas apoyándote en los objetos formas, SmartArt disponibles en el menú Insertar. Cada etapa puede ser un objeto.

Una recomendación para hacer más comprensible la ponencia es relacionada a la presentación de las diapositivas. Que la primera contenga el proceso completo; a partir de la segunda diapositiva cada uno de las etapas de manera individual y con los elementos que la componen.

Detalla la explicación de cada etapa de forma verbal y con palabras o tecnicismos apropiados para la audiencia.

Refuerza la ponencia incluyendo imágenes para explicar la transformación del producto de una etapa a otra.

Así, el público conocerá y comprenderá con mayor claridad el producto o proceso y centrará la atención en ti para conocer más detalles en la explicación.

Construye presentaciones en power point profesionales interesantes y con un lenguaje amigable.

Utiliza comparativos mediante matrices de información

¿Deseas que tu audiencia obtenga claridad en cuanto a los beneficios de tu producto, del proyecto que lideras?

Una buena alternativa es utilizar comparativos, como el siguiente ejemplo.

Esta forma de distribuir la información permite al espectador tener una visión global de la evolución de un producto o servicio; además este arreglo de los datos facilita el consumo de información para quienes lo leen.

Este comparativo también puede utilizarse para exponer la evolución de los los beneficios de un producto o la evolución de un proyecto a lo largo del tiempo.

Eso sí, al utilizar este formato de exposiciones en power point, prepárate para recibir preguntas.

Apóyate en datos y elabora presentaciones ejecutivas en power point

Al seleccionar en el menú Insertar, el ícono Gráfico, se presentarán las plantillas para construir gráficos, de líneas, columnas, circulares, etc.

Con el apoyo de gráficos, puedes exponer, entre otros,

• el avance de los proyectos del plan de negocio.
• el desempeño de un área de negocio, por ejemplo, las ventas.
• Por ejemplo, la cuota de mercado de un producto vs. Los competidores.
• Planeado vs resultados.

Cambia el ritmo de la ponencia

De acuerdo a la temática a exponer, alterna los diferentes formatos: comparativos, frases de texto con imágenes, gráficos, a lo largo de las diapositivas.

Elabora buenas presentaciones en power point, cambiando el ritmo de la ponencia evitando así la monotonía y el desinterés de la audiencia.

Presenta paso a paso los elementos de una explicación compleja

Para el ejemplo de la presentación de las etapas de un proceso, puede representar que la diapositiva se llene de elementos, bloques, textos, imágenes y otros objetos.

Esto puede provocar que el público se olvide del orador y vuelva la atención hacia la presentación y en intentar comprender el flujo del proceso. Ante esto, existe la posibilidad que no tenga claridad acerca de alguna de las etapas y además pierda la explicación del ponente.

Para evitar lo anterior, asegúrate de guiar a tu público al ritmo de tu exposición. En estos casos de mucho contenido, inicia la ponencia con la diapositiva en turno el mínimo de elementos.

Para el ejemplo que estamos siguiendo, primero despliega el bloque de la etapa 1, detalla verbalmente realiza la explicación verbal, agregando objetos que complementan la etapa 1; una vez finalizada la explicación de la etapa 1, continua con el mismo ritmo la explicación de la etapa 2 y así sucesivamente.

Para lograrlo, añade  animaciones a las diapositivas. En el menú del mismo nombre encontrarás diferentes efectos que enriquecerán en efecto visual de tu ponencia.

Con este procedimiento de guiar a tu audiencia paso a paso en temas complejos, obtendrás  mejores resultados de tus presentaciones en power point.

Recomendaciones sobre el diseño de presentaciones en power point

De consejos para hacer una presentación en power point se encuentra el tema del diseño.

Invertir tiempo en un diseño atractivo y en la estructuración del contenido, se reflejará en el interés del público a lo largo de la ponencia para recibir el mensaje que deseas transmitir.

Utilización de imágenes

Utiliza imágenes relacionadas a la explicación de cada diapositiva. En el caso de un proceso, la imagen sobre su aspecto en una y otra etapa serán de gran ayuda en la explicación y en la comprensión del público.

Adicionalmente, incluye efectos visuales adicionales para resaltar el contenido en la diapositiva.

Configuración de imágenes

Una vez insertada la imagen dentro de power point, en el menú de Formato, puedes encontrar diversas opciones de efectos para las imágenes.

• Agregar un marco.
• Recortarla en forma de círculo.
• Agregar efecto desvanecido.
• Agregar efecto tercera dimensión.
• Aplicar giro en tercera dimensión
• Recortar la imagen.
• Aplicar transparencia.
• Adaptarla a una figura geométrica.
• Suprimir elementos contenidos en las imágenes.

Utiliza las opciones anteriores y comprueba el efecto y la mejora visual en las diapositivas.

Fondos transparentes

Utilizar imágenes con la característica de fondo transparente le dará mayor realce a diseño de las diapositivas.

Una ventaja es que se adapta a los tonos de color de la dispositiva.

Esa propiedad se puede encontrar en los bancos de imágenes. En power point en el menú de Formato opción Quitar fondo.

Tipografías

Un aspecto a cuidar en el diseño, es el relativo a los tipos de letra.

Además del tamaño adecuado y el tipo de letra, es importante combinar el color del texto, con el color de los fondos utilizadas para las diapositivas de la presentación en power point.

Explota también las opciones en cuanto a la orientación del texto. Horizontal, vertical, a un ángulo de inclinación.

Ve más allá de colocar textos horizontales. En algún momento de la presentación lucirá más el texto en otro tipo de orientación.

Estilos de las formas

No te quedes con el estilo plano de este tipo de objetos. Aplica efectos a las formas para mejorar la calidad del diseño. Agrega efectos de

• Sombra.
• Iluminado.
• Bisel.
• Rotación en tercera dimensión.
• Y más dependiendo de la versión de power point.

Diseños de plantillas para presentaciones en power point

Dentro del menú de Diseño, encontrarás plantillas de diseño prediseñadas por power point.

Una ventaja adicional, es que pueden ser personalizadas y cubrir con las necesidades de la presentación.

Otras plantillas para presentaciones en power point

Otras opciones para plantillas.

Solicitar diseños personalizados de plantillas para diapositivas en power point de acuerdo a la imagen de tu marca o negocio.

Otra opción consiste en comprar diseños de plantillas en internet.

Además, parte del diseño de las diapositivas se puede otros programas, por ejemplo photoshop e importarlas como imágenes dentro de power point.

Recomendaciones de gestión de las presentaciones en power point

Utiliza la nube

Una vez finalizada la presentación, una opción es guardarla en la computadora personal.

Otra opción consiste en grabarla en la nube, como Dropbox, Google Drive. Guardar la presentación en la nube, ofrece ventajas adicionales,

Se puede accesar el archivo desde cualquier computadora con conexión a internet; cuando la ponencia se realiza desde otra computadora ya no hay que efectuar los pasos de copiar y pegar.

Se puede realizar la presentación a través de los dispositivos móviles, teléfonos móviles, tabletas, accesándolas desde la APP correspondiente.

Realiza las funciones de un respaldo adicional para contratiempos.

Exporta a otro formato

Por ejemplo PDF. ¿Motivos para utilizar este formato? Te evitará complicaciones, cómo compatibilidad de objetos en las diapositivas, cuando la presentación se efectúe en equipos que no cuenten con el programa power point instalado.

Una segunda pantalla

La primera pantalla es proyectada para la audiencia.

En cuanto a la segunda, es de apoyo para el expositor, que puede contener notas, información, cifras adicionales de consulta para facilitar la ponencia.

Infografía

A continuación te comparto una Infografía acerca de cómo hacer presentaciones en power point excepcionales.

 

Conclusiones

Invertir tiempo en el contenido y diseño para las presentaciones en power point se traduce en beneficio para  el logro de objetivos  profesionales y de empresa.

Es importante tener en cuenta que el propósito al exponer la presentación sea un apoyo visual para complementar y darle claridad al mensaje verbal. Que la atención no se desvíe hacia las diapositivas por largo tiempo.

La armonía visual, colores, tipografía, imágenes, frases resumidas, ayudan a mantener la atención de la audiencia.

Las presentaciones en power point te pueden ayudar en tu marca personal, a vender tu proyecto. Dedica el tiempo además de buen contenido, al diseño.

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Las imágenes contenidas en este artículo son por cortesía de shutterstock.

 

 

¿ Qué es productividad y cuál es su importancia en los ámbitos laboral y personal?

Uno de los retos que mayor satisfacción para las personas y las empresas consiste en ver realizadas sus tareas, sus proyectos.

• Lanzar al mercado el producto anhelado.
• Atraer más clientes a la empresa.
• Concretar una alianza estratégica.
• Contar con un espacio de tiempo diario para realizar actividad física.
• Dedicar tiempo para convivir con la familia, con los amigos.

Cumplir con objetivos profesionales y personales, contribuye a construir la felicidad, el éxito, a contar con mejor motivación y experiencia para futuros retos.

Sin embargo, constatar que existe una brecha entre lo deseado y lo realizado,  e incluso proyectos que son reprogramados una y otra vez, son de las causas de estrés, de trabajo bajo presión, desmotivación, por no poder cumplir con los planes.

Otro factor es el incremento recursos adicionales: incorporar más personas para realizar las tareas, jornadas extras, gastos adicionales como mayor consumo de energía para operar los equipos, insumos extra.

El desfasamiento en tiempo provoca la superposición con otros proyectos, ¿qué implica? Atender más de una tarea a la vez, alargar la jornada, reducir el tiempo para actividades personales.

¿Qué hacer para  optimizar los recursos disponibles como el tiempo, los insumos y el talento humano?

¿En que trabajar para aumentar la productividad en  tareas profesionales y personales?

Qué es productividad y el foco en los resultados a obtener

Qué es productividad en el trabajo

Elevar la eficiencia en los procesos, optimizar las horas invertidas por los recursos humanos y  los insumos utilizados para desarrollar tareas son aspectos que engloban el concepto de productividad empresarial.

Qué es productividad en la gestión personal

En el lado personal, ser productivo lleva a desarrollar el potencial y habilidades que los convierten en mejores personas.

Las metas personales, de empresa

¿Qué es lo que deseas obtener en el año, en el mes en curso o al finalizar la semana?

Para mejorar la productividad, se necesita tener claridad en cuanto a lo que se quiere obtener  y lograr  es ser más eficiente.

¿Eficiente respecto a qué?

Se pueden realizar múltiples actividades, investigaciones, trabajar con orden. Ahora bien ¿en qué contribuyen estas tareas al resultado final, a lo esperado por el cliente, a lo esperado en el plan de negocios?

Contar con una meta proporciona una guía a elaborar actividades que ayuden a alcanzar el resultado final, así como dejar a un lado las que no contribuyen o son ajenas al fin deseado.

No es productividad invertir tiempo y recursos en tareas en las cuales no benefician a alguien o proporcionan dirección a un proyecto o meta.

Otra ventaja de conocer cuál es el resultado que se desea lograr es medir como se ha mejorado respecto a un periodo anterior. Ejemplos, el tiempo invertido, unidades producidas, respecto a la semana anterior, porcentajes de avance, detectar desviaciones u otros factores que pueden afectar la productividad.

La procastinación y los objetivos de la productividad

Vencer la procastinación, conduce al incremento de la productividad.

Cuando el tiempo se destina a tareas ajenas a la meta proyectada, o tareas irrelevantes, pasando por alto las actividades prioritarias o importantes, es el caso de una persona que procastina.

Las actividades que son prioritarias para una meta deben realizarse. Por lo que invertir continuamente el horario en tareas ajenas, conduce a la necesidad de conseguir tiempo adicional para poder cumplir con los objetivos; ya sea en horas después de la jornada normal, los fines de semana; así, tener largas jornadas de trabajo se convierte en un hábito.

Recuerda, el enfoque debe ser en el resultado final y en la eficiencia. Esto significa, optimizar las horas invertidas.

Controlar las distracciones

Una de las decisiones a tomar para mejorar la productividad laboral y personal es evitar las distracciones, que constituyen una de las causas de la procastinación.

Una causa que propicia la distracción, es asumir al iniciar el día que hay suficiente tiempo para cumplir con las tareas planeadas y también para hacer alguna actividad extra.

Esas tareas extras, en muchas ocasiones son distracciones.  Ten en cuenta que para llegar a ser más eficientes, se requiere cambiar. Para este tipo de situaciones, una buena práctica consiste en dividir el día en metas más pequeñas.

Esto es, que hay que conseguir desde el inicio del día a media mañana; en seguida, los resultados deseados desde mediados de la mañana hasta antes de la pausa de la comida y así sucesivamente por la tarde.

De esta forma ya hay presión por cumplir en un plazo menor, se reduce la sensación que hay tiempo de sobra  y la tentación de efectuar actividades más relajantes.

Este cambio en la forma de trabajar requiere disciplina, constancia y son ejemplos de productividad en una empresa que son aplicables al contexto personal.

Prioridades y la administración del tiempo

Qué es productividad personal y de una empresa, consiste en clasificar las tareas a una mejor gestión del tiempo, enfocando la mayor energía en actividades de mayor impacto en los resultados.

Definir prioridades a las tareas, organizarlas en orden descendente para su ejecución, ayudará a  hacer más eficiente la utilización del tiempo, los recursos y la energía de las personas.

En el siguiente post, conocerás más acerca como identificar tareas importantes y fijar prioridades,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Desarrolla prácticas que favorezcan la productividad

Desarrolla hábitos que contribuyan a mejorar la productividad

Mejora la comprensión de la lectura

En la lectura de un libro, artículo, informes,  aspectos como

• Comprender las principales ideas.
• Descubrir en los datos, oportunidades, fortalezas, amenazas de crisis.
• Capacidad de hacer síntesis, de resumir.

Favorecen a la productividad y al desarrollo personal.

Practicar técnicas te ayudarán a tener una lectura más eficaz.

En el siguiente post, te digo cómo lograrlo.

7 técnicas de lectura rápida y cómo mejorar su  comprensión.

Desarrolla habilidades de comunicación

Esta es una habilidad clave y más aún en el liderazgo e inherente a mejorar la productividad y lograr éxitos.

Te comparto las siguientes guías sobre desarrollo de habilidades de comunicación,

7 pasos para una comunicación vertical eficaz.

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Cómo comunicar como CEO y construir marca personal sólida.

Prácticas para mejorar la productividad

Establece como se mide la productividad  

¿Cómo conocer que eres más eficiente respecto a un periodo anterior?

Uno de los factores de la productividad, consiste en establecer métricas para

• Conocer el desempeño.
• El crecimiento.
• Areas de oportunidad.
• Avance de proyectos.
• Comparativas respecto a un periodo anterior.
• Incrementar la eficiencia.
• Determinar que debe ser importante, prioritario.

Conoce más acerca de métricas clave en el siguiente post,

Cómo utilizar KPIs para evaluar crecimiento de la empresa.

Aprender que no hacer y cómo hacerlo mejor

Incrementar el nivel de eficiencia es uno de los objetivos clave acerca de que es productividad; sin embargo, aunque la tolerancia a los errores puede parecer algo opuesto, es uno de factores que influyen en la productividad.

El lado positivo del error es el descubrimiento sobre lo que no se debe hacer y evitar que otras personas realicen la misma acción.

En un proceso de innovación, está latente la posibilidad de cometer errores;  en esta situación, enfócate en el mediano plazo: considera los beneficios a obtener cuando se afine la idea.

Dinámicas para mejorar la productividad

Dinámica 1 – Más horas en el día

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Reducir los niveles de procastinación y comprender los beneficios a favor de  ser más productivo.

Desarrollo

1a. etapa del ejercicio

El facilitador solicita a los participantes elaboran una lista de actividades que efectúan a lo largo de día, tanto en el trabajo como en su vida personal.

Es importante transmitir confianza al grupo para que escriba incluso tareas no relevantes. El ejercicio no consiste en buscar culpables, consiste en desarrollar  equipos y personas más eficientes.

Algunas ideas de  actividades que pueden contener la lista

Trabajo

• Desarrollo de tareas de un proyecto.
• Atender correos electrónicos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender quejas y problemas.
• Atender programas de desarrollo profesional.
• Búsqueda de información.

Familia

• Dedicar tiempo a la familia, conyugue, hijos
• Paseos familiares.
• Convivir con familiares cercanos

Actividades sociales

• Participar en actividades de beneficencia.
• Convivir con antiguos compañeros de la escuela, con vecinos.

Tiempo personal

• Practicar deportes.
• Desarrollar una nueva habilidad personal.
• Leer libros.
• Descansar.

2a. etapa del ejercicio.

Esta etapa consiste asumir que el día cuenta con 3 horas adicionales (o más de acuerdo al criterio del facilitador).

¿A qué dedicarán ese tiempo extra? ¿Qué actividades les gustaría incluir?

3a. etapa del ejercicio.

Cada uno de los participantes comparte la lista original, las actividades añadidas y explica que es lo que lo motivaría realizarlas.

<Instrucción del facilitador al grupo> Sin embargo, como en el día sólo se disponen de 24 horas, ¿Qué se necesita hacer para efectuar las tareas de la lista aumentada?

A continuación se dedica un espacio para la reflexión grupal; encontrar propuestas para optimizar el tiempo, determinar tareas que no son relevantes, identificar momentos de procastinación durante el día.

¿Qué cambios se hicieron a la agenda diaria para hacer espacio a las tareas  adicionales?

Dinámica 2 – Ser mejor comunicador

Tipo de dinámica

Grupal. A realizarse en parejas o tríos.

Materiales a utilizar

Ninguno

Objetivo de la dinámica

Mejorar las habilidades de comunicación, específicamente la comunicación no verbal.

Más de la mitad de la comunicación es no verbal; de ahí la importancia de mejorar en este aspecto.

Desarrollo

En la primera etapa del ejercicio uno de los participantes tiene el rol del comunicador; el segundo y tercer participante, si el ejercicio es en tríos, son observadores. En la segunda y opcionalmente tercer etapa se intercambian los roles.

Cada uno de los participantes elige una historia a desarrollar en un lapso de 60 a 90 segundos. Ejemplos, acerca de sus últimas vacaciones, se presentan a sí mismos, el libro que actualmente leen.

En la primera parte de cada etapa, los comunicadores hacen saber a los observadores cuáles su historia de forma verbal; el desarrollo de la misma es no verbal.

En la segunda parte, al concluir la historia, los observadores retroalimentan, si comprendieron lo que el comunicador transmitió.

Dinámica 3 – Solución de problemas

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Material proporcionado por el facilitador; plumas

Objetivo de la dinámica

Identificar y proponer soluciones a problemas que afectan el rendimiento en el trabajo.

Desarrollo

El facilitador proporciona un formato con preguntas para que los participantes identifiquen y realicen propuestas para solucionar problemas.

Ejemplo del contenido del formato

• Describe el problema.
• Cada cuando se manifiesta.
• A qué o a quien (es) les está afectando Cuáles son las afectaciones.
• Describe cómo está afectando.
• Define el nivel de afectación – alto, mediano, bajo.
• Describe cómo solucionarías el problema.

Cada participante llena el formato y expone lo escrito.

En la segunda etapa de la dinámica es para análisis y obtener conclusiones en grupo.

Es de gran valor que en esta dinámica participen tomadores de decisiones, de tal forma que se asignan prioridades, acciones a realizar, responsables para cada tarea.

Dinámica 4 – Seguimiento a metas más cortas

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas; opcional rotafolio y hojas de rotafolio.

Objetivo de la dinámica

Reducir el nivel de procastinación.

Desarrollo

En un apartado anterior se especificó que una buena práctica para evitar la procastinación consiste en proponer metas más cortas. Esta dinámica es un seguimiento; para los participantes representa una oportunidad para reforzar el rendimiento.

Si la sensación es que hay tiempo de más para realizar una tarea, es un buen motivo para distraerse. Poner un poco de presión ayudará a reducir esa sensación.

En este ejercicio cada uno de los participantes divide el día en 3 o 4, para un número igual de objetivos, que puede ser la realización de una tarea.

Como segunda etapa, cada uno expone la nueva distribución del día y los criterios utilizados.  Un valor adicional a esta etapa consiste en la retroalimentación grupal para hacer más eficiente la nueva asignación del tiempo para cada participante.

Seguimiento

En una fecha posterior.

Cada uno de los participantes intercambia experiencias; que funcionó, en que no hay que trabajar para mejorar. La experiencia de cada integrante del grupo puede ayudar a los demás.

Dinámica 5 – Historias de éxito

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas; opcional rotafolio, hojas de rotafolio, material proporcionado por el facilitador.

Objetivo de la dinámica

Obtener ideas relacionadas a cómo aumentar la productividad.

Desarrollo

Opción 1.

El facilitador comparte material con historias de éxito de mejoras a la productividad. También ser una historia en la que él haya participado.

A continuación el facilitador guía al grupo a obtener ideas que puedan ser aplicables en el área de trabajo.

Se procede entonces, a elaborar una lista con esas ideas en las hojas de rotafolio o en hojas de máquina.

Opción 2.

Una alternativa consiste en que el grupo genere ideas a partir de frases productividad proporcionadas por el facilitador.

Infografía

A continuación una Infografía acerca de qué es productividad.

 

Conclusiones

Un punto de partida para ser más productivos, consiste en definir una meta: se busca ser más eficiente en relación a.

Para progresar, se necesita establecer que hay que ser más eficientes en relación a un periodo anterior o respecto a objetivos específicos.

El tiempo es uno de los principales referentes. ¿Cómo se distribuye la agenda personal y laboral a lo largo del día? ¿Se cumple con las tareas más prioritarias? ¿Se conoce el nivel de prioridad de cada tarea?

Es importante plantear qué es productividad en el trabajo, a nivel personal; pues la buena noticia es hay oportunidades para mejorar; si está claro respecto a que mejorar, el camino es el correcto.

¿Qué te ha parecido este post? Te invito a compartir tu punto de vista acerca de qué es productividad, por medio de un comentario.

Las imágenes contenidas en este post, son por cortesía de shutterstock.

 

¿Cómo realizar una estrategia de gestión del tiempo en el trabajo y en la vida para ser más organizado y eficaz?

Un elemento que conecta los aspectos profesional y personal de los individuos, es la administración del tiempo. Una gestión eficaz marca la diferencia entre un entorno abrumado, sobrecargado de actividades,  de querer agregar más horas al día y trabajar en un ambiente organizado.

Organizar mejor el tiempo resulta en menor estrés, menor margen de errores, menos reprocesos, incremento en la productividad, mejor ambiente de trabajo, combinar agendas laboral y personal, tiempo libre, mejor salud, entre otros.

Definitivamente hay que considerar los beneficios de la planeación del tiempo eficaz, que ayudará a las agendas saturadas, como el caso de tareas urgentes, que impiden cumplir con los planes de trabajo al 100%.

Una mejor gestión del tiempo te ayudará a sentirte más motivado y con mayor energía para enfrentar nuevos retos.

¿Cómo tener más control, identificar los ladrones del tiempo, ser personas, líderes más productivos?

Gestión del tiempo en el trabajo y en la vida

El día tiene 24 horas o 1440 minutos para todos

Invariablemente, cada día tiene 24 horas, para todas las personas e instituciones. Invertir con sapiencia los 1440 minutos ayudará a reducir y en el mejor de los casos a eliminar las distracciones también conocidas como ladrones del tiempo.

¿Cómo mejorar la efectividad en el manejo del tiempo? Asigna prioridades a tu lista de tareas.

Tener claridad en cuanto a lo que deseas conseguir, tus objetivos personales y profesionales, te ayudará a determinar las tareas importantes y otorgarles la prioridad correspondiente.

Identifica y asigna prioridades

¿Qué consideras es prioritario para tu trabajo, para tu vida personal?

Las tareas relacionadas a una buena salud, al crecimiento profesional y de tu negocio, a generar fuertes vínculos con tus colaboradores, con la familia, etc. Una vez que sean identificadas, asígnales prioridad y realiza  la distribución.

Convierte las 24 horas del día en un aliado para un manejo de tiempo eficaz, comenzando el día con las tareas más importantes de la lista de prioridades, aquellas que conduzcan al logro de las metas.

Importante vs urgente

¿Cómo organizar el tiempo para invertir en las tareas más importantes y evitar las que menos valor aportan?

Considera el siguiente cuadro como herramienta de gestión del tiempo

Clasifica las actividades por grupo de prioridades, grupo 1, 2, 3 y 4. Una vez hechos los grupos, puedes invertir el tiempo de acuerdo a las prioridades que  ayudarán a realizar tus metas.

Se más productivo dejando a un lado las distracciones

Asigna las tareas que demandan más energía al inicio del día

Una vez identificadas las prioridades, considera las actividades más difíciles, las que mayor nivel de energía demandan, para realizarlas al inicio del día.

Para el fin de la jornada, el cansancio físico y mental se manifiesta y dejar este tipo de tareas en este horario, la posibilidad de errores es más latente.

El horario de mejor rendimiento

¿A qué hora del día tienes mejor rendimiento? Este es un horario que conviene identificar; es cuando podrás avanzar más rápido y mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

Qué es lo que puedes delegar

Las tareas clasificadas como urgentes, pero que son importantes para otras personas y no para tus metas, considera delegarlas.

Qué es lo que puedes eliminar

Durante el día a día suelen realizarse tareas que no contribuyen al logro de metas, más bien suelen ser consumidoras o ladrones del tiempo.

¿Ya identificaste cuáles son? ¿Pueden ser canceladas y sustituirlas por actividades productivas cómo formación On Line, ejercicios de gimnasia cerebral, etc.

Por otro lado existen actividades como revisar correos electrónicos que suelen ser consumidores de tiempo si no se administran adecuadamente, sin embargo, es una tarea que tiene que realizarse.

¿Qué tal si la revisión de correos se agrupa en horarios de consulta establecidos en lugar de realizarse consultas dispersas?

Diseña reuniones de trabajo efectivas

Planificación y gestión del tiempo efectivo en las reuniones de trabajo

¿Cómo son las reuniones de trabajo en las que participas? ¿Qué se puede hacer para optimizar el tiempo?

¿Se realizan en el horario establecido?

¿Acuden las personas con puntualidad? ¿Se avisa con anticipación a los participantes o se organizan a última hora?¿Se excede el horario establecido? ¿Cómo afecta a los participantes cuándo no se concluyen a tiempo? ¿Se cubre la agenda planeada?

¿Se convoca a tomadores de decisiones?

¿Participan las personas conocedoras de la temática? ¿Pueden los participantes tomar decisiones y generar acuerdos?

¿Las reuniones de trabajo se realizan en horario conveniente para los asistentes?

¿Cómo se ven afectados los participantes al hacer un espacio en sus agendas para atender la reunión? ¿Cómo impacta  a las tareas más importantes y urgentes, a las que más energía demanda al asistir a juntas de trabajo?

¿Está claro el propósito de la reunión?

Gestión del tiempo y de los resultados

De acuerdo al Principio de Pareto, el 80% de los resultados provienen del 20% de las tareas. Aplicar este principio es muy importante para la efectividad en el manejo del tiempo.

Algunos ejemplos,

Los TOP productos en ventas, cuál es el 20 % de los productos que generan el 80 % de las ventas.

Los TOP en errores en servicio a clientes, cuál es el 20 % de problemas en los productos o fallas en la atención a servicio a clientes que provocan el 80 % de las quejas de los clientes.

Ambiente de trabajo, cuál es el 20 % de las acciones que contribuyen a generar un ambiente de trabajo positivo.

El plano personal, cuál es el 20 % de las actividades que contribuyen a tener una mejor calidad de vida.

Sólo dispones de 24 horas al día pero puedes tener más energía

No se pueden agregar minutos al reloj; sin embargo existen más opciones, como hacer las tareas en menor tiempo, reducir los elementos distractores, el nivel de energía disponible para realizar las tareas.

Un Elemento que favorece a un mejor rendimiento

La concentración, entre más enfocado estemos en la actividad, mejor será el rendimiento y la gestión del tiempo. Considera realizar las tareas más prioritarias en ese periodo de tiempo.

El nivel de energía

El nivel de energía disminuye conforme avanza el día. Por lo que es importante conocer que acciones funcionan mejor para recargar y administrar la energía.

Realizar pausas. Estar enfocado en una tarea por largos periodos de tiempo, es un consumidor de energía, provoca cansancio. ¿Qué tal un breve descanso de 5 minutos por cada 30 de concentración?

Rebotar ideas. Es una variación del punto anterior; estar enfocado en una tarea la cual requiere aplicar una solución y no se encuentra. Hacer una pausa y exponer a un colega la situación, permite obtener perspectivas diferentes y facilita la generación de alternativas.

Rutina de ejercicios. Además de favorecer la buena salud, la práctica de ejercicios contribuye a elevar el nivel de energía, a elevar el estado de ánimo. Es importante determinar cuál es el horario más adecuado, matutino o nocturno, para efectuarla.

Considera que, un buen nivel de energía es un aliado para gestionar el tiempo.

Gestión del tiempo: Productividad y calidad

Orden en el lugar de trabajo

Este es uno de los primeros sitios para comenzar a gestionar el tiempo de forma eficaz. ¿Cómo aspirar a organizar el día, determinar prioridades si el lugar de trabajo carece de orden?

Dedicar tiempo para clasificar documentos, asignarles espacio, contar un área despejada, organizar los archivos electrónicos, constituye una fuente de inspiración para trabajar con calidad y ser productivo.

La agenda de trabajo

Al determinar cuáles son las prioridades, no deben quedar en la mente; la agenda cumple la función de administrar las actividades y el tiempo que se va a asignar. ¿Cómo proceder cuando llega un compromiso, tarea de última hora y requiere de un espacio para realizarla?

En la agenda se puede encontrar la respuesta, buscando el primer espacio disponible.

Cambios en la rutina de trabajo

Trabajar con eficiencia, requerirá revisar la rutina de trabajo, cómo se puede mejorar.

Multitasking o multitarea

Trabajar en una tarea “B” sin concluir la tarea “A” aparentemente se avanza más rápido, sin embargo, se consume más tiempo al retomar la tarea “A”.

En este caso es más efectivo concluir una actividad y entonces trabajar en la siguiente.

Dinámicas para gestión del tiempo en el trabajo

Dinámica 1 – ¿Tienes 5 minutos?

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Ninguno

Objetivo de la dinámica

Como utilizar un espacio breve de tiempo a favor de ser más productivo

Desarrollo

Interrumpir actividades por periodos breves es una práctica habitual en los lugares de trabajo.

Esta dinámica, puede ser realizarse dentro de otro ejercicio grupal. El facilitador indica a los participantes que disponen de 5 minutos de tiempo libre, ya sea en ese momento o para un momento posterior.

Al regresar de los 5 minutos, el facilitador invita a cada uno de los participantes a exponer cómo utilizó ese espacio de tiempo.

Después de las intervenciones, el facilitador invita a reflexionar sobre a qué dedicaron esa pausa,

• A recuperar niveles de energía.
• A efectuar actividades ajenas al trabajo.
• A reflexionar sobre lo realizado hasta el momento.
• Utilizar los 5 minutos como organizador de tiempo.
• Otras tareas.

El facilitador debe guiar al grupo en este espacio a obtener conclusiones acerca de

• Cómo se parecer este comportamiento en el día a día.
• Cuantos periodos de 5 minutos hay a diario, cuales son productivos y cuáles no.
• ¿Son espacios de 5 minutos o se utilizan más?
• ¿Qué es lo que se puede aprender de los compañeros y qué se les puede sugerir para mejorar su gestión del tiempo?

Dinámica 2 – Qué es lo que planeas y cuáles son los resultados

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de rotafolio, plumones, cinta adhesiva.

Objetivo de la dinámica

Identificar ladrones del tiempo en el día a día.

Desarrollo

El facilitador solicita a los participantes dividir una hoja de rotafolio en 3 columnas

• Actividades planificadas.
• Actividades que más consumen tiempo (no planeadas).
• Resultados (que tareas se cumplen).

A continuación cada participante realiza su exposición y pega en un lugar visible su hoja.

El facilitador guía al grupo a un periodo de reflexión.

• ¿Cuáles son los ladrones de tiempo más comunes?
• ¿Qué acciones se puede realizar para eliminarlos o reducirlos?

Aquí se pueden encontrar áreas de oportunidad; por ejemplo,

Fallas de un producto que ocasione llamadas repetitivas de los clientes presentando quejas.

Definir horarios para reuniones de trabajo, de tal manera que no interrumpan actividades en horas pico.

Por otro lado, ¿Existe alguna relación entre las actividades planificadas y los ladrones del tiempo?

Dinámica 3 – Lista de tareas

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Identificar y asignar prioridades.

Desarrollo

El facilitador solicita 3 voluntarios. Ellos realizan la función de asignar prioridades a una lista de tareas que elaborarán a partir de requerimientos del resto de los participantes.

Cada uno de resto de los participantes, solicitan las tareas y exponen los motivos por los cuales sus tareas deben tener la prioridad máxima.

El facilitador asigna un tiempo para que los voluntarios, de acuerdo a criterios propios, asignen la prioridad a la lista de tareas.

Una vez finalizada, cada voluntario da a conocer su lista y los criterios utilizados.

Al final de la tercera presentación, el facilitador puede asignar un espacio de tiempo para retroalimentación. Aprendizajes acerca de los criterios para identificar, asignar prioridades y mejorar la gestión del tiempo.

Dinámica 4 – Solicita apoyo

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Solicitar apoyo cuando no se encuentre solución a un problema o situación en específico, como un aspecto clave en a favor de la gestión del tiempo.

Desarrollo

Cada uno de los participantes, escribe un problema o situación en la cual necesitan apoyo.

A continuación, cada uno de ellos, por turnos,  leen lo que han escrito. El resto de los participantes tiene la opción de aconsejar a quien ha expuesto su caso.

Enfrentar a retos o problemas, son oportunidades para aprender y para la gestión del tiempo ¿Cuánto tiempo demorará en obtener la solución? ¿A quién se puede solicitar apoyo para solucionarlos?

Desarrollar la confianza y la colaboración grupal, es un factor relevante para la gestión del tiempo. Esta dinámica puede ser utilizada con ese propósito.

Dinámica 5 – Tiempos de entrega de las tareas

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas, copias de artículos de una revista u otro medio, computadora, cronómetros.

Objetivo de la dinámica

Manejo de varias tareas a la vez.

Desarrollo

El facilitador solicita 1 o 2 voluntarios para realizar tareas. Por cada voluntario, habrá otro número igual de voluntarios para cronometrar las actividades.

El ejercicio consta de 3 etapas.

En la primera etapa, el facilitador asigna la tarea; que consistirá en transcribir un artículo de 400 a 500 palabras.

A continuación se obtienen los tiempos empleados para realizar las tareas por voluntario.

Otro número igual de voluntarios, revisa el trabajo realizado, los errores de transcripción.

En la segunda etapa, el facilitador asigna otro artículo similar al primero para que lo transcriban.

Adicionalmente, el facilitador reproduce un audio o un video y asigna como una segunda tarea simultánea, solicitando que presenten atención a la vez que transcriben el artículo.

También se cronometrizan las tareas y se revisa el trabajo hecho.

¿Qué resultados se obtienen? ¿Cuál es la diferencia en tiempos de transcripción de los textos para la etapa 1 y la 2? ¿Qué diferencia hay en la cantidad de errores entre las etapas? ¿Pueden explicar los voluntarios el contenido del audio o video?

En este momento el facilitador puede asignar un espacio para reflexión grupal. El objetivo es analizar el desempeño bajo el efecto multitarea.

A consideración del facilitador, puede llevarse a cabo la etapa 3, agregando una tercera actividad simultánea, por ejemplo, atender una conversación o llamada telefónica y evaluar los resultados.

Infografía

A continuación una Infografía acerca de la gestión del tiempo en el trabajo.

 

Conclusiones

La gestión del tiempo requiere de organización y conocimiento.

El día contiene 24 horas, 1440 minutos y es igual para todos, para las personas, para las instituciones; aprovechar eficientemente cada minuto se convierte en un reto para ser más productivos.

Cada día puede estar lleno en actividades por realizar. Establecer prioridades, ayudará a avanzar en el día.  No hacerlo, puede ser motivo de iniciar con una tarea y no concluirla para atender otra actividad; esto se puede repetir a lo largo del día.

¿Qué es importante, qué es urgente? Establecer que criterios convierten una tarea en mayor o menor importancia / urgencia, proporcionará conocimiento y guía sobre cómo distribuir las tareas para ser eficientes en el tiempo.

La gestión del tiempo es fuente de inspiración. Un lugar de trabajo, una agenda organizada, son referencias para la organización a lo largo del día.

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¿Qué es desarrollo directivo y cuáles son las ventajas?

Una forma de responder a las preguntas anteriores consiste en reflexionar acerca de lo siguiente

• ¿Qué beneficios genera al negocio un directivo con habilidades de buen comunicador?
• ¿Cuál es la visión de empresa? ¿Es conocida por todos en el negocio?
• ¿Qué porcentaje de las ventas, de acuerdos comerciales, dependen de negociaciones acertadas?
• ¿Cómo son los resultados? ¿Se están cumpliendo los planes de trabajo?
• ¿Qué tan motivados se encuentran los equipos de trabajo?
• ¿Cómo es la capacidad de análisis y el nivel de confianza en la toma de decisiones?

El desarrollo de habilidades de liderazgo o gerenciales, tienen un impacto en el entorno empresarial.

La detección y aprovechamiento de talento humano, en el desarrollo de procesos, las ventas, la percepción de la  imagen de la empresa ante los clientes, las finanzas, pueden convertirse en fortalezas o debilidades resultado de cómo se está administrando la dirección de una empresa..

El desarrollo directivo es el grado de evolución de la capacidad de gestionar las diferentes habilidades de liderazgo a favor del crecimiento de la empresa.

[bctt tweet=»Invertir en desarrollo directivo es invertir en el crecimiento del negocio» username=»i_mtza»]

A continuación te presento 5 pasos para obtener los mejores resultados del proceso de desarrollo directivo.

Obtener métricas de perfil del puesto vs candidato

¿Qué es lo que el directivo necesita desarrollar?

En primer lugar se necesita conocer de forma cuantitativa la áreas de oportunidad; a continuación buscar opciones para fortalecer sus competencias.

Existen diferentes alternativas para el desarrollo directivo; algunas de ellas,

• Formación empresarial.
• Desarrollo de habilidades directivas en tiempo real.
• Desarrollo de liderazgo estratégico y trabajo en equipo.
• Desarrollo directivo con el soporte de un asesor.

Decidir cuál es la alternativa más adecuada, es conveniente tener en cuenta que,

(1) el desarrollo directivo es una inversión en tiempo y obtener beneficios en la empresa, ventajas competitivas, progreso, etc.

(2) No se trata, no es conveniente implementar un plan de desarrollo pre-establecido. El plan de desarrollo debe ser hecho a la medida de las necesidades de la empresa, el puesto y del directivo.

(3) Establecer y conocer el valor de métricas de desempeño por ejecutivo.

Cómo utilizar métricas para determinar el programa de desarrollo directivo

Cada empresa y puesto directivo, requiere diferente configuración en cuanto a desarrollo de habilidades gerenciales o de liderazgo.

Los puestos directivos requieren de ejecutivos cuya fortaleza sea la orientación a resultados, otros cuya fortaleza sea la negociación, la comunicación, entre otras.

Algunos ejemplos de lo anterior, el director de operaciones, de ventas, de relaciones públicas, que tienen diferentes funciones en la empresa.

¿Cómo obtener el grado de desarrollo de las habilidades profesionales?

Una opción es por medio de la herramienta conocida como evaluación 360.  Esta es una evaluación que coordina el área de Recursos Humanos.

El resultado que se obtiene al aplicar la experiencia es similar a la siguiente gráfica

En ella se observan las métricas de las competencias directivas en una comparativa cómo se percibe el ejecutivo vs el resultado obtenido por la evaluación del titular del puesto.

En el ejemplo anterior, las áreas de oportunidad se encuentran en mentalidad innovadora, pensamiento estratégico, donde la diferencia es mayor.

A partir de estos resultados, se tiene la base para diseñar un plan de desarrollo de habilidades directivas empresariales y seleccionar alguna alternativa para realizarlo.

Diseñar Cursos de desarrollo de habilidades directivas

El resultado de la evaluación se convierte en fuente de información para la herramienta conocida como Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

Las opciones para formación pueden ser externas o internas.

Programas de formación para directivos de empresas

Son programas de formación y actualización, ofertadas por instituciones especializadas desarrollo directivo.

Están enfocados en las competencias de CEOs y otros directivos de la suite “C”, tales como la Visión, el pensamiento estratégico, mentalidad por innovar, toma de decisiones estratégicas, gestión de equipos, comunicación y más.

Son programas de estudios ya establecidos. Sin embargo, entre las ventajas que proporcionan

• Estas instituciones, escuela de negocios, se especializan en la temática.
• Los participantes son ejecutivos de la alta gerencia, cuyas necesidades de gestión enriquecen al plantel y a los expositores.
• Ofrecen el marco para hacer networking con ejecutivos de otras compañías; es una oportunidad para aprender e intercambiar ideas y experiencias.

Es una gran opción para llevar de estos programas a la empresa, aprendizajes que permitan reforzar el liderazgo en beneficio de la empresa.

Academias de Liderazgo

Son programas de formación externos, con el plan de estudios desarrollados por la empresa en coordinación con agencias de consultoría o instituciones educativas.

El resultado es una capacitación a la medida de las necesidades de la empresa, con el formato de un grado académico como una carrera profesional o un master en habilidades directivas.

Pueden contener cursos de habilidades gerenciales y otros temas para la formación del ejecutivo, como herramientas de gestión, entre otras.

Entre las ventajas de este tipo de alianzas de formación es la negociación con la institución de dar valor curricular a los estudios.

Además, el formato de una academia de formación de habilidades directivas, puede ser implementado para otros puestos o áreas de negocio.

Cursos On Line

Proporciona la ventaja de que el usuario selecciona fecha y horario para tomar la formación.

Es importante contar con disciplina para respetar un horario en la agenda y recibir los beneficios de nuevos conocimientos.

Cursos para gerentes y directivos desarrollados por la empresa

Es una opción para aplicar lo recopilado en el diagnóstico de necesidades de capacitación.

El desarrollo del programa, puede ser muy específico, enfocado a una habilidad directiva.

También puede contener una combinación de las opciones anteriores.

Una gran opción puede ser el cursar un grado académico de una institución educativa bajo un plan de estudios ya establecido, por ejemplo un master, de forma on line, también conocido como formato a distancia, en las instalaciones de la empresa.

Criterios para decidir por la formación de ejecutivos por cursos o programas de desarrollo directivo

La decisión del desarrollo directivo por medio de la formación está basada en la necesidad del ejecutivo de adquirir nuevos conocimientos teóricos y herramientas para cubrir gaps en sus competencias a fin de mejorar la gestión.

• Mejorar el conocimiento y la capacidad en la utilización de las habilidades de liderazgo.
• Plantear retos que para mejorar el liderazgo.
• Proporcionar formación continua para mantener al directivo actualizado.
• Iniciativa propia del directivo por superarse.

Desarrollar procesos de Coaching ejecutivo

Desarrollo de habilidades del directivo

El resultado de la evaluación 360 grados es el punto de inicio el desarrollo de habilidades de liderazgo por medio de Coaching empresarial.

A partir de la(s) habilidad(es) de liderazgo con mayor oportunidad de desarrollo, el Coach acordará con el directivo el planteamiento de una meta por medio de la cual trabajarán para cubrir esa diferencia de desarrollo respecto al perfil del puesto.

La duración del proceso varía, a partir de 10 sesiones, de acuerdo a la estrategia del Coach.

Las metas a trabajar se construyen en base a un desafío vigente del directivo, por lo que permite enfrentar problemas, rebotar ideas, encontrar soluciones, al mismo tiempo que desarrolla habilidades de liderazgo en su área de trabajo.

Beneficios del Coaching empresarial

Debido a que el directivo trabaja con un desafío actual, las respuestas y soluciones son 100 % aplicables a su entorno laboral.

Por medio de este proceso el directivo adquiere

• Aprendizajes en tiempo real.
• Una forma de visualizar el contexto de forma diferente.
• Desarrollar habilidades de liderazgo.

Además de desarrollar las habilidades que le permiten cubrir el déficit respecto al puesto, durante el proceso de Coaching para directivos, el ejecutivo aprende a encontrar soluciones por sí mismo y a la medida de sus necesidades.

El enfoque de la meta trazada es conseguir un futuro mejor.

Criterios para decidir por Coaching empresarial

Para desarrollar habilidades específicas

• Por cambio de puesto.
• Para preparación a un ascenso.
• Para ganar aprendizajes sobre cómo resolver problemas en tiempo real.

Aun en directivos con amplia experiencia, como todas las personas, tienen creencias limitantes. Las creencias limitantes pueden generar obstáculos en el rendimiento. Eso va más allá de la formación recibida.

Aquí es donde el Coaching se convierte en una gran opción, para derribar creencias limitantes.

Además, es importante tener en cuenta lo siguiente:

En Coaching empresarial, el cliente, en este caso el directivo es el experto y es quien tiene las respuestas, no el Coach.

Desarrollar procesos de Mentoring

Un mentor es un asesor que posee mayor conocimiento y experiencia que su cliente. Es contratado con el fin de diseñar un modelo de una actividad a seguir, proporcionando consejos para acelerar el progreso.

Un proyecto con un mentor puede tener una duración de 6 meses en delante, dependiendo de la magnitud del proyecto. Al igual que en Coaching, el trabajo es totalmente práctico, esto es, relacionado con un reto del cliente,  lo que convierte en una buena ocasión para desarrollar habilidades y aprendizaje.

Criterios para decidir por un mentor

La decisión para trabajar con un mentor se puede hacer basado en las ventajas que proporciona.

Debido a que se trata de una persona que posee más experiencia que su cliente,

• Permite acortar los tiempos de los proyectos.
• Disminuye el efecto ‘prueba-error’.
• Puede aplicarse en ejecutivos que están aprendiendo, recién ascendidos.

Seguimiento al desarrollo directivo

¿Qué es lo que se ha obtenido con las opciones anteriores? Cada uno de los pasos anteriores no debe darse por concluido al terminar el programa o proceso con el asesor.

Es momento de realizar un balance de los cambios y beneficios recibidos.

Seguimiento a programa habilidades directivas

Los siguientes son factores para considerar en el seguimiento en formación gerencial,

• Nuevos conocimientos como herramientas y que ventajas ofrecen al negocio.
• Aumento de la capacidad para detectar oportunidades globales.
• Conocimiento sobre cómo ser agente de cambio, mejor líder.
• Conocimiento de casos de éxito en otras organizaciones y aplicables a la empresa.
• Networking, oportunidades de negocio.

Será de gran utilidad elaborar una lista – guía sobre nuevas herramientas, nuevos conocimientos y como aplicarlos en la empresa.

¿Será que ese conocimiento adquirido se puede transformar en un proyecto para un cambio favorable?

Seguimiento a procesos de Coaching empresarial

Hay 2 formas de evaluar los cambios,

Seguimiento en la actuación diaria

En los procesos de Coaching empresarial se trabaja con proyectos reales, que facilita el seguimiento a los cambios en el desempeño del ejecutivo respecto a la etapa previa.

Es conveniente conocer la estrategia que utilizará el Coach y conocer tiempos estimados sobre cuando se podrán observar los cambios.

Al final del proceso, se realiza un entregable, que consiste una presentación por parte del ejecutivo, donde recopila los aprendizajes y los cambios en los resultados de su gestión.

Aplicación de la evaluación 360 grados

Aplicar nuevamente la evaluación al finalizar el proceso, permite verificar el grado de desarrollo de competencias directivas con los valores actualizados de las métricas, y así evaluar el cambio.

Seguimiento Mentoring

Aplicar una evaluación como 360 grados, ayudará a conocer el avance y en el desarrollo de habilidades.

Al igual que en Coaching, una presentación con los aprendizajes, experiencias, logros durante el proceso, es de mucha utilidad como seguimiento a Mentoring.

Más recursos para desarrollo directivo

Te comparto más recursos de apoyo al desarrollo directivo.

Habilidades de liderazgo y una mejor empresa.

10 habilidades de liderazgo que impulsan el crecimiento de empresas.

Modelos de negocio planteados por la alta dirección.

Como un CEO puede diseñar un modelo de negocio exitoso.

El CEO y las habilidades de liderazgo.

Como pensar como CEO y fortalecer tus habilidades de liderazgo.

Los beneficios del pensamiento estratégico.

Como llegar a ser un CEO competente con pensamiento estratégico.

Crear sinergias con los colaboradores.

5 Ejercicios para crear sinergia entre tus colaboradores.

Beneficios que aporta un Coach.

10 beneficios que aporta un Coach a la gestión del CEO.

Hábitos para una mentalidad de éxito.

Guía para CEO:10 hábitos para desarrollar mentalidad exitosa.

Conoce indicadores de crecimiento del líder.

Guía para CEO:7 Indicadores de crecimiento del Líder.

Qué es liderazgo y cómo aplicarlo en el negocio.

¿Qué es Liderazgo? y 10 formas de aplicarlo en tu negocio.

Qué es Coaching empresarial.

Qué es Coaching empresarial y 5 libros gratis.

Inteligencia emocional.

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Infografía

A continuación una infografía sobre qué es desarrollo directivo + 5 pasos para obtener los mejores resultados.

Conclusiones

Se necesita conocer que es en lo que el ejecutivo necesita crecer. Es el punto de inicio. ¿Cuál es la opción más adecuada para el desarrollo directivo? Cada caso es distinto, lo importante es tener argumentos para tomar la decisión.

Las opciones para el desarrollo del liderazgo no necesariamente son independientes; pueden ser complementarias.

En el caso de Coaching empresarial, el Coach suele proporcionar artículos, recomendar libros o algún curso como refuerzo al proceso de crecimiento.

Al igual que en otras disciplinas, por ejemplo en el deporte. Un atleta que llega conocer cómo aumentar su rendimiento, mejorar alguna técnica, para hacerlo realidad, necesita practicar una y otra vez.

De igual manera no basta con adquirir conocimientos, descubrir limitaciones y conocer cómo cambiarlas por fortalezas. Se trate del instructor del programa de formación, del Coach, del Mentor, recomendarán tareas con la finalidad fortalecer su liderazgo y desarrollo directivo.

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¿Cuáles son los pasos para desarrollar una comunicación vertical eficaz en las organizaciones?

Cada empresa tiene su rumbo establecido; hacia donde se dirige en el mediano y largo plazo. Necesita que las tareas de cada uno de sus integrantes, desde el CEO hasta el último nivel, sean orientadas a esta trayectoria.

Los empleados tienen sus expectativas laborales y personales. Por el lado laboral, conocer la contribución de sus actividades al progreso de la empresa; por el lado personal, conocer oportunidades de desarrollo.

¿Cómo comunicar los grandes proyectos de empresa a todos los niveles? ¿Cómo puede el personal conocer las oportunidades que sus líderes pueden brindar?

Las redes de comunicación vertical en las organizaciones, deben facilitar ese flujo de información, ascendente y descendente. Te invito a conocer cómo llevarlo cabo en los siguientes 7 pasos.

Define cómo será la comunicación interna

El principal objetivo de la comunicación interna en una empresa es informar oportunamente al personal la visión, misión, estrategias, comunicados y noticias relevantes y actuales relacionadas a la empresa.

Entre mejor sea la calidad de la información así será la calidad del trabajo;  mejor absorberán la cultura empresarial, los valores, los temas estratégicos y prioridades.

En las empresas existe información que el supervisor directo no suele proporcionar a su personal, esto es común en los mandos intermedios, algunos ejemplos,

• Adquisición de nuevas tecnologías.
• Premios, reconocimientos a la empresa.
• Cambios en la empresa, como fusiones, alianzas, etc.
• Seguimiento a crisis.
• Casos de éxito.
• Mejor situación financiera, por más ventas, reducción de costos.
• Implantación de nuevas políticas.

Los anteriores son temas que influyen en la motivación del personal. Es importante establecer tipos de comunicación formal y se actualicen de forma regular.

El propósito, es no causar confusión en la atención de las personas o producir información alterna.

Opciones para una comunicación organizacional efectiva

Las siguientes opciones contribuyen a fortalecer el proceso de comunicación en una empresa.

Intranet

Es un portal interno de los negocios, su función es dar a informar los que la empresa hace y que es lo que el personal puede contribuir al desarrollo del negocio y como al propio; a continuación algunos ejemplos de información que puede contener este tipo de canales de comunicación escrita en las organizaciones,

• Historia de la empresa.
• Organigrama.
• Qué hace la empresa, cuáles son sus principales productos o servicios.
• Opciones para formación presencial y On Line en la empresa.
• Novedades en la industria o sector al que pertenece el negocio.
• Procedimientos corporativos.
• Políticas del negocio.
• Prestaciones y opciones de crecimiento.

Boletín

También en opción digital. Su función es difundir noticias, novedades del negocio y comunicación vertical.

• Comunicados del CEO.
• Comunicados de un líder de área del negocio.
• Acontecimientos relevantes.
• Premios, reconocimientos.
• Eventos organizados por la empresa.
• Difundir casos de éxito.
• Difundir historias que contribuyen.

Folletos, revistas en formato impreso

Es uno de los canales tradicionales de comunicación en una organización. Aunque hay personas que prefieren consumir en este formato, las ventajas de la versión digital son menor costo de producción de información y la facilidad de actualización.

Información más allá del día a día de las tareas

Ya sea se utilicen distintos tipos y formatos de comunicación organizacional, el objetivo es mantener informado al personal más allá de las tareas diarias, los avances de proyectos con su supervisor directo y que constituye parte de su día a día.

Da seguimiento a los flujos de comunicación

Cómo hacer más atractivos los canales formales de comunicación

La comunicación organizacional que se difunde en el trabajo, necesita actualizarse, así como ser relevante y atractiva. Cada uno de los integrantes de la empresa cuenta con necesidades de información.

A fin de responder a las necesidades específicas de cada organización, es conveniente realizar encuestas acerca de las necesidades de información de las personas y áreas de trabajo. Es además una oportunidad de que  los líderes en la empresa conozcan propuestas que resulten de beneficio. Algunos ejemplos,

• Conocer tendencias en la industria o sector.
• Cómo aportar y canalizar ideas, ejemplo equipos multidisciplinarios.
• Cómo participar en equipos de investigación, desarrollo.
• Conocer las funciones de otra área de la empresa.
• Opciones para formación.

Los canales de comunicación en una empresa y la comunicación horizontal

Los canales además de proporcionar información que es relevante en el negocio, permiten difundir la comunicación vertical y horizontal.

Un ejemplo de la comunicación lateral, consiste en abrir espacios en los formatos digitales para que el personal exprese sus ideas, tales como publicaciones temáticas.

¿Ventajas de este flujo de la comunicación en la organización?

• Conocer puntos de vista que para mejorar los canales de comunicación.
• Recopilar buenas ideas, oportunidades para innovar.
• Conocer e identificar talento.
• Crear una base de conocimientos a mediano, largo plazo.

Propaga la comunicación vertical de forma eficaz en la empresa

Comunica prioridades

Un asunto que necesita una comunicación vertical eficaz es el relacionado con los planes de negocio, los proyectos.

De las tareas que se realizan cotidianamente ¿Se realizan en el orden prioritario? ¿Conoce el personal la importancia de las tareas?

Responde a expectativas

¿Cómo contribuyen los canales de comunicación organizacional en aportar información para desarrollar tareas, así como cambios, entre otros temas relevantes?

Evita confusión entre las personas, contribuye a mantener la motivación y ambientes de trabajo positivos.

Mantén los canales de comunicación abiertos

Y los medios digitales y tradicionales con información actualizada. Noticias frescas se traducen en interés por consumirlas; motiva a que este esfuerzo tenga su reconocimiento.

Otro factor relevante es fomentar la participación en las redes de comunicación formal; que las personas expresen sus comentarios, aporten sus conocimientos escribiendo un artículo; allí pueden estar buenas ideas.

Escucha a los colaboradores

En este caso, me refiero a la comunicación vertical presencial. Escuchar y conocer a los dirigidos personalmente contribuye al desarrollo de confianza, clave en el liderazgo.

Conoce más del tema de la escucha activa en el siguiente post,

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Promueve la utilización de un lenguaje amigable

Por medio de la comunicación descendente se hace del conocimiento de los grandes proyectos del negocio.

El reto consiste en que sea comprendido la relevancia, los objetivos y su alcance, ya que estos escenarios requieren de la participación y esfuerzo de todos.

¿Qué es lo que dificulta su entendimiento?

Falta de conocimiento o no estar familiarizado con el tema

¿Para qué cambiar la forma de trabajar? ¿Cuáles son las ventajas respecto a lo que se hace actualmente?

Suelen ser algunas de las preguntas cuando se implementa una nueva política, estrategia, tecnología.

Son inquietudes naturales, sobre todo por el proceso de adaptación.

Será de mucha ayuda clarificar en que consiste esa transformación, ventajas, beneficios y consecuencias de no cambiar. En estos casos, es fundamental que la confusión se convierta en motivación adaptarse a la nueva etapa. La claridad en comunicación ascendente y descendente es clave para ello.

El impacto a largo plazo

¿Cuáles son las consecuencias de no hacerlo?

Explicar ambas situaciones, cambiar y no cambiar, es hacer conciencia sobre el futuro que espera a las empresas y las personas sobre uno y otro. En este caso ventajas de cambiar y desventajas de no hacerlo. También es una forma de motivar para trabajar en el nuevo escenario.

Es importante reforzar esta comunicación organizacional difundiendo campañas por canales digitales o tradicionales; utilizar ejemplos como historias ayudará mucho a su comprensión.

Objetivo de un lenguaje amigable en la comunicación vertical y horizontal –  unificar esfuerzos

Así como el impacto de nuevos escenarios no alcanza a ser comprensible para todas las personas, también lo es el uso de términos técnicos o que no sea familiar para algunos.

Por ejemplo, implementar un nuevo software corporativo, necesita de difusión en lenguaje amigable, para quienes están involucrados en forma directa como para quienes no estén familiarizados con la terminología.

Utiliza formas de comunicación cuyo mensaje contenga un lenguaje familiar para el grupo o grupos a quienes se dirigen, para motivar e involucrar a todos.

Las ventajas, desventajas de redes de comunicación informal para la mejor forma de equilibrarlas

Aún y cuando la comunicación en las organizaciones se realice por medio de reuniones presenciales y vía canales  de los medios digitales, también existe la comunicación informal empresarial.

Qué es la comunicación informal en una empresa

Se refiere al intercambio de mensajes no oficiales, en ocasiones, se desconoce el origen de la información.

Una de las causas de necesitar información oficial, obedece a  requerimientos para el desarrollo de las actividades. Tal como se comentó en pasos previos a unificar esfuerzos.

Ventajas de la comunicación informal

Además de la necesidad de comunicación oficial para realizar las tareas, en las organizaciones se genera información con contenido de interés más personal.

Algunos canales informales de comunicación son los siguientes.

Convivencia social

Las actividades diarias en los equipos de trabajo, permiten descubrir un lado más personal de los compañeros. Quienes comparten gustos, pasatiempos similares, o extender la convivencia más allá del horario laboral.

Este tipo de reuniones entre compañeros de trabajo y donde se hay comunicación organizacional informal,  aportan la ventaja de construir la confianza e incrementar los niveles de colaboración  en el ambiente de trabajo.

Grupos de apoyo mutuo

Otras necesidades de las personas en las organizaciones, está relacionada a con referencias crediticias para adquirir bienes materiales, inscribirse en asociaciones, clubs.

Ante estas situaciones se forman los grupos de ayuda, cuyo objetivo es brindarse apoyo mutuo entre las personas.

Aun y cuando los objetivos de estos grupos no estén directamente relacionados a lo laboral, brindan bienestar y seguridad a sus afiliados, contribuyendo a preservar la armonía y enfocarse en las tareas en beneficio de la productividad.

Desventajas de la comunicación informal

La comunicación informal se debe canalizar para beneficio laboral, en este caso para construir mejores niveles de confianza, seguridad en el plano personal como lo relacionado al estilo de vida.

Barreras internas que generan las redes informales de comunicación

Ante un cambio, una crisis, se suelen crean mensajes no oficiales, causan tal expectación que lo que consiguen es desviar la atención inclusive hasta generar estrés. Estos rumores, conocido como radiopasillo es una de las barreras en la comunicación empresarial.

El impacto se refleja en el ambiente de trabajo, en la motivación.

Equilibrar comunicación formal e informal

Tanto un formato como otro tiene ventajas, lo importante es equilibrar la utilización de las redes de comunicación organizacional.

Teniendo en cuenta que los rumores surgen ante la ausencia de comunicación formal, es importante mantener actualizado este tipo de mensajes para obtener los beneficios de ambos tipos de comunicación empresarial.

Permite acercar a los directivos con el personal

La importancia de la comunicación en las organizaciones

En las empresas se llevan a cabo 2 tipos de tareas, relacionadas a cumplir los objetivos de empresa.

• Las tareas orientadas a cumplir temas estratégicos de la empresa.
• Las tareas orientadas a cumplir asuntos operativos.

Las primeras son realizadas por el equipo directivo.

Ambos grupos se necesitan uno del otro.

Los temas estratégicos proporcionan esencia y rumbo a las tareas operativas. Las tareas operativas contribuyen con la medición de los objetivos estratégicos.

Ambos son vitales para la comunicación vertical en una empresa.

Niveles de comunicación en la empresa y su interacción

Es importante para el directivo conocer el avance de los proyectos de la empresa y la capacidad del talento humano disponible. Su tarea no debe concretarse a definir planes de negocio.

El personal no debe concretarse a solamente cumplir con las tareas; conocer más allá de su función, evita caer en status de confort, los motiva a aportar más.

Qué mejor que tener la oportunidad de interactuar directivos y personal de manera presencial. Es muy valioso en la comunicación vertical de las organizaciones.

Determina que es lo que está funcionando en la empresa y toma decisiones

A continuación te presento un checklist que sirve de referencia para evaluar el funcionamiento de la comunicación vertical y horizontal dentro de una empresa.

El lenguaje empleado en la comunicación dentro de la organización ¿es percibido como amigable? ¿qué es lo que causa confusión?

Los canales digitales y tradicionales ¿emiten información actualizada y relevante acerca de la empresa? ¿En qué medida se complementan con la comunicación informal? ¿no tienen relación alguna?

¿En qué medida participa el personal en los canales de comunicación, compartiendo sus experiencias y conocimientos?

Las redes de comunicación formal ¿En qué medida están contribuyendo a satisfacer las necesidades de información en el personal, para realizar su trabajo?

¿En qué medida las personas conocen y se involucran con las prioridades de la empresa?

¿Qué tanto conocen los directivos acerca de potenciales líderes en la empresa?

Infografía

A continuación una Infografía con 7 pasos para una comunicación vertical eficaz.

 

Conclusiones

Definir la forma en como una empresa se comunica de forma interna, que medios se utilizarán para la distribuir las noticias es el punto de partida; más allá de la relación supervisor – colaborador, existen necesidades de información y es importante cubrirlas, para beneficio del negocio y las personas.

La comunicación informal existe y además debe fomentarse, para crear confianza y colaboración; sin embargo, es cuidar que  el ambiente positivo se mantenga; los rumores crean el efecto contrario y son fomentados ante la ausencia de información oficial.

Otro favor relevante es el uso del lenguaje amigable, ¿Cómo son percibidos los mensajes en los diferentes niveles de la empresa?

Te invito a compartir tu experiencia, por medio de un comentario.

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